Организация работы с кадровыми документами

           В Правилах указывается следующий порядок заполнения анкеты: фамилия, имя, отчество пишутся полностью; в дате рождения указываются год, число и месяц рождения; место рождения записывается на основании паспорта; образование-среднее, среднее специальное и высшее - указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указывается на основании соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указывается, сколько классов окончил. Наименование высшего или среднего специального учебного заведения пишется полностью.

           Сокращенные названия учебных заведений не допускаются. В этой графе указывается:

1. специальность в соответствии с записью в документе об образовании (сертификате, лицензии);
2. лица, имеющие ученую степень и звание, а также лица, имеющие опубликованные труды и изобретения, заполняют соответствующую графу;
3. в анкете указывается адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон;
4. сведения о трудовой деятельности заполняются в соответствии с записями в документах о высшем и среднем специальном образовании, военном билете и трудовой книжке.

           Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки.

           Работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с представленными документами.

К анкете прилагаются:

1. копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника отдела кадров и печатью;
2. фотокарточки.

           На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность, например, работника службы безопасности, начальника структурного подразделения и др.

           При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

           Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку. Таким образом заключение договора (контракта) не исключает необходимости издания приказа.

           Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Типовую форму договора лучше всего построить на основе примерной формы трудового договора (контракта), приведенной в Комментариях к КЗоТУ, так как эта форма наиболее полно отражает состав сведений, включаемых в договор (контракт). Вид договора:

1. на неопределенный срок (бессрочный);
2. на определенный срок.

           Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта).

           К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения; о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

           К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда и т.д.

           Трудовые договоры могут заключаться:

1. на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;
2. на определенный срок не более пяти лет;
3. на время выполнения определенной работы.

           Срочный трудовой договор (контракт) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом.Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. В таких договорах срок договора оговаривается фразой типа "на время отпуска по уходу за ребенком" и т.п. В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения какой-либо работы, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

           Текст приказов по личному составу имеет свои особенности. Они оформляются всегда отдельно от приказов по основной деятельности.

           Приказы о поощрениях и взысканиях обычно имеют констатирующую часть, в которой объясняется причина наложения взыскания или объявления поощрения. Они издаются отдельно от других приказов по личному составу.

           Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно они относятся и к первичным учетным документам, так как они фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы. 

Поэтому в соответствии были разработаны и утверждены формы  первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они вводятся "в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории России.

         Начальник структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительность испытательного срока.

           Согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки проставляют на оборотной стороне формы.

           Проект приказа о приеме на работу работника, которому устанавливают тарифную ставку, оклад, визируется в соответствующей службе организации для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада, тарифной ставки. Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику под расписку.

           Работник отдела кадров на основании приказа о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ.

           Приказ визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

           В приказах об увольнении обязательно указываются причины ухода с работы со ссылкой на статью . Этот приказ составляется при прекращении трудового договора (контракта) и увольнении работника.

           На основании приказа о прекращении трудового договора (контракта) бухгалтерия производит расчет с работником.

           Для всех приказов по личному составу обязательно формулирование каждого пункта в строгом соответствии с требованиями трудового кодекса.

           Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу.

           В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

           Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь.

           Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

           Таким образом, оформление на работу требует от работника, ведущего кадровую документацию, выполнения целого ряда операций: составления проектов трудового договора (контракта) и приказа, оформления личной карточки , заведения личного дела, внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Личная карточка, дело, трудовая книжка должны быть расставлены для хранения и последующего быстрого нахождения по алфавиту.

           Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке и приказе об увольнении. На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа. Приказ подписывается и регистрируется. Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу. Копия приказа помещается в личное дело.

Личное дело после помещения в него приказа  об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение. Увольняющийся расписывается в журнале регистрации трудовых книжек о ее получении. В журнале фиксируется дата выдачи трудовой книжки и основание ее выдачи.

           К работе с кадровой документацией относится также оформление отпусков и командировок.

           В соответствии с трудовым кодексом РФ всем работникам предоставляется ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. В трудовом кодексе РФ говорится о том, что отпуска могут предоставляться в любое время в течение всего года, но без нарушения нормального хода работы организации.

           Очередность отпусков оформляется в виде графика отпусков, составляемого ежегодно в начале календарного года. При составлении графика отпусков учитываются: действующее законодательство, особенности работы организации и личные пожелания работника.

           Приказ о предоставлении очередного отпуска составляется на основании личных заявлений работников и графика отпусков. Личные заявления пишутся в произвольной форме для получения любого вида отпуска: очередного, без сохранения содержания, учебного и т.п.

          Оформление отпусков включает операции: составление графика очередных отпусков; контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течение года; оформление приказов об отпуске.

           Оформление командировок сотрудникам проводится приказами, составляемыми на основании служебных записок руководителей структурных подразделений. Приказы имеют типовую форму. В них указываются: фамилия, имя, отчество, должность командируемого с указанием структурного подразделения, куда командируется, с какого числа, на какой срок и основание составления приказа.

           Командировочное удостоверение, как правило, имеет типовую форму и заполняется при выдаче. Обычно их учет ведется в специальном журнале.

           Большое внимание следует уделять организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты.

           Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хронологии). Приказы формируются за один календарный год.

           В дело формируются только первые подлинные экземпляры приказов, подписанные руководителем организации. Приказы хранятся 75 лет. Документы, явившиеся основанием для издания приказов, формируются в отдельное дело по хронологии. Срок хранения этих документов 3 года. Отдельно формируется дело с приказами о предоставлении отпусков и взысканиях. Приказы о командировках целесообразно группировать в отдельное дело вместе со служебными записками, явившимися основанием для издания приказа. Эти приказы внутри дела также располагаются по хронологии. Срок хранения дела 3 года.