Организация работы с кадровыми документами

           К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в ред. Федеральных законов от 24.07.1998 N 126-ФЗ и от 11.12.2002 N 165-ФЗ) и Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации". Они регулируют использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Прежде всего напомним, что ст.68 Конституции РФ устанавливает: "государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык".

           Статьи 16 - 19 Закона "О языках народов Российской Федерации" посвящены использованию языка в официальном делопроизводстве, в том числе при оформлении кадровой документации, а ст.3 Федерального закона "О государственном языке Российской Федерации" устанавливает требование идентичности содержания и технического оформления текстов, выполненных на нескольких языках.

           Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", в котором дается определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нем изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.

           Исходя из требований Закона к структуре текста обращения фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т.д. Такие заявления обязательно содержат те же составляющие части: кому, от кого, о чем, подпись и дата, за исключением указания адреса, если работник уже работает в организации.

           В Законе прописана и технология работы с обращениями: регистрация (по ст.8 "в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу"), обязательность рассмотрения (в срок до 30 дней с момента регистрации и может быть увеличен на срок до 30 дней в случае проверки), контроль за исполнением. Важен для кадровой службы и установленный в Законе порядок приема граждан.

           Следовательно, чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов, особенно затрагивающих трудовые отношения в организации вашего типа, и ими руководствоваться при оформлении трудовых отношений.

           Кроме законодательных актов в каждой кадровой службе должен быть пакет с нормативно-методическими документами, в которых описывается методика работы, то есть, как надо выполнять ту или иную запись или операцию.

           В 2003 г. кадровые службы получили два важнейших документа о порядке ведения трудовых книжек, которые являются, в соответствии со ст.66 Трудового кодекса РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника:

           Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132);

           Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69

Оформление основных кадровых документов унифицировано. Разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий была возложена Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835 на Государственный комитет РФ по статистике с согласованием форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ. Среди унифицированных форм, перечисленных в Постановлении, к Первоочередным были отнесены формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Первый альбом этих форм был утвержден Постановлением Госкомстата России 30 октября 1997 г. N 71а. В альбом несколько раз вносились изменения и дополнения. Работник кадровой службы постоянно имеет дело с формами, включенными в альбом, и должен иметь их как в бумажном, так и в электронном варианте, так как в соответствии с Постановлением Правительства РФ они вводятся "в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации".

           К общегосударственным нормативно-методическим документам, регламентирующим  вопросы информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности в учреждении, относятся различные правила, инструкции и нормы.

           Делопроизводство в федеральном  органе исполнительной власти  осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлениями Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009г. N 477. На основе  указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкции по делопроизводству. Работа с секретными документами, шифротелеграммами,  другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными документами. В настоящее время Правила – единственный нормативный документ, устанавливающий общие требования организации работы с электронными документами в федеральных органах исполнительной власти. Федеральному архивному агентству до 1 января 2010г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. С утверждение правил  внесены изменения в Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти от 19.01.2005 №30 и Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти от 28.07.2005 №452.

           К нормативным документам, необходимым  в работе делопроизводственной  службы, принадлежат разработки  Минтруда России, в которых закрепляются требования к организации труда это:

1. Тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих от 10.11.1992 № 30 (в ред. от 20.02.2002), назначение которого, состоит в обеспечении рационального разделения  труда и единства определения должностных обязанностей служащих, а также дифференциация в уровне оплаты труда этих работников на основе Единой тарифной сетки;
2. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 29.04.2008), который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым отраслям.   

 
 

 

1. Анализ  организации работы с кадровыми документами  в ТОО «Климат-техника».

 

2.1 Характеристика деятельности ТОО «Климат-техника». 

           Санаторий  «Строитель» был  создан  1988  года  и  действует  на  правах  обособленного структурного   подразделения.     Таким  образом,  в  настоящий  момент   организационно- правовая  форма  объекта  исследования   –  филиал,  форма  собственности  – кооперативная.

       Санаторий  существует  более  23  лет  и  первоначально   строился  на

средства нескольких хозяйств одного из районов Оренбургской  области,  которые являясь   застройщиками   пользовались    преимущественным    правом     для оздоровления  своих   работников. Через систему  центральных  и  региональных  органов  управления направлялись  денежные  потоки,   распределялись   путевки,   осуществлялось финансирование строительства, ремонта,  покупки  оборудования  и  инвентаря. Санаторий «Строитель» - многопрофильное лечебно-профилактическое учреждение для оздоровления взрослых и детей с трёхлетнего возраста. Расположен в экологически чистом районе, где нет промышленных предприятий,  но в то же время недалеко, всего в 300 метрах от транспортной магистрали, что обеспечивает удобное пребывание пациентов.

     Санаторий  «Строитель» самый крупный санаторий  в Оренбургской области, рассчитанный  более чем на 200 мест.

    Природно-климатические  условия, великолепная панорама  ландшафта приятно сочетаются  с высоким уровнем обслуживания и богатейшей лечебной базой. За последние 3 года  санаторий  в  среднем  за год заполнен на 75-80%.

       Филиал-санаторий «Строитель»  (в  дальнейшем  именуемый  Санаторий  «Строитель») является специализированным  лечебно-оздоровительным  учреждением.  Основной вид деятельности – санаторно-курортное  лечение,  основной  профиль  лечения больных – болезни органов дыхания, сердечно-сосудистые заболевания,  болезни опорно-двигательного аппарата  и  нервной системы;  дополнительный  профиль включает другие виды лечения и услуги.

      Санаторий расположен по адресу: г.Оренбург, ул.Мало-Восточная  1/1.Главным  врачом санатория уже более  15 лет  работает  заслуженный   врач  РФ  Левченко А.И.

      Вместимость санатория –  150 койко-мест,  но  фактически  находятся  в

эксплуатации 130 мест.  Санаторий  представлен  двумя  спальными  корпусами, лечебным корпусом, клубом со зрительным   и  танцзалами,  которые  соединены  теплыми переходами. Имеются все  необходимые услуги для полноценного отдыха : сауна ,  бассейн,  бар,  бильярдный  зал. Ведется   строительство   отдельностоящего корпуса с номерами «Люкс» и    «Аппартаменты».

           Количество номеров:

1. «Люкс» – 10;
2. двухместные – 65;
3. одноместные – 10;

           Все палаты оснащены цветными  телевизорами,  «одноместные»  и  «Люксы» имеют холодильники. Длительность лечения по  путевке  –  20  дней,  возможны варианты: 12, 15, 18, 21, 24 дня.

      Санаторий разрабатывает мероприятия  по оказанию дополнительных  услуг, которые могут повысить комфортность проживания и лечения.

           Предприятие распределяет свою чистую прибыль между участниками один раз в год по решению общего собрания участников. Часть прибыли, предназначенная для распределения между его участниками распределяется пропорционально их долям в уставном капитале предприятия.

    Таблица 1 – Показатели уровня концентрации предоставляемых услуг. 

 
 

 

2.2 Особенности организации  работы с кадровыми  документами в  ОАО Санаторий  «Строитель».  

           В задачи кадровой службы ОАО Санаторий «Строитель» входит подбор кадров, проверка степени профессионализма поступающего на работу, оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок.

           Для правильного ведения кадровой документации необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:

1. Комментарий к Кодексу законов о труде РФ (с изменениями и дополнениями);
2. Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

           Прием на работу в фирму сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки.

          Предприятие ОАО Санаторий «Строитель» имеет заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму заявления, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема {например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

           Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые - справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении. 

           При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке.

           На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок ее заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами заполнения.