Организация работы с документами

      Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:

• составление проекта;
• согласование;
• проверка правильности оформления;
• подписание;
• регистрация.

      Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими документами.

      На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:

• передачу документа исполнителям;
• исполнение документа;
• контроль исполнения документа;
• подшивку исполненного документа в дело.

1.3.6. Регистрация документов

      Обрабатывая входящую и внутреннюю корреспонденцию, секретарь или канцелярия проводят ее регистрацию.

      Регистрация документа включает:

• проставление даты;
• проставление регистрационного номера;
• запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

      Главное назначение регистрации документов:

• придание им юридической силы;
• подтверждение факта их создания;
• подтверждение факта их поступления или отправления;
• создание регистрационно-справочного аппарата;
• давать количественные характеристики документам. <

      Цель регистрации документов:

• учет;
• контроль;
• быстрый поиск.

      Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Исключается повторный ввод в систему исходных сведений о документе и присвоение ему нового номера при передаче документа из канцелярии в структурное подразделение, из одного подразделения в другое или из одной базы данных в другую.

      Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливается инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел. К инструкции прилагают перечень документов, не подлежащих регистрации, и классификаторы.

      Классификаторы информации, используемые при регистрации:

• номенклатура дел;
• классификатор корреспондентов;
• классификатор структурных подразделений учреждения;
• классификатор руководителей и специалистов;
• классификатор видов документов;
• классификатор вопросов деятельности организации.

      В конкретных организациях состав классификаторов может быть дополнен.

      Документы регистрируют в день поступления. При регистрации на документе проставляют номер (см. реквизит "Регистрационный номер документа") и вносят исходные данные о документе в регистрационную учетную форму (журнал, карточку).

      Поступившим ответным документам новый номер не присваивают. Факт их поступления фиксируют в зоне "Отметка об исполнении" регистрационной формы инициативного документа. Для учета таким документам присваивают очередной порядковый номер, который подписывают к индексу инициативного документа.

      Номер ставят в регистрационном штампе на документе и в регистрационной форме учета.

      Номером документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и т.д.), служат порядковые номера в пределах регистрируемого массива за год.

Номером документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отказы и т.д.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.

      Сотрудник, регистрирующий документы, должен знать состав документов организации, распределение функций между структурными подразделениями, разделение обязанностей между руководителем и его заместителями.