Организация работы с документами

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Санкт –  Петербургская государственная  лесотехническая академия

имени С.М.Кирова 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Кафедра   
 

Реферат 
 
 
 
 
 
 

Выполнила: студентка ФЭУ, 1курса, з/о,

(ускоренное) гр. №__________

№ специальности 080109

№ зачётной книжки 66729 

Королева  Анна Михайловна 
 

Проверил:  
 
 
 

Санкт – Петербург 

2006-2007 уч. год 

СОДЕРЖАНИЕ  

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ  С ДОКУМЕНТАМИ......................................... 3

1.1. классификация документов......................................................... ..................3

1.1.1. Общая схема классификации документов.................................. .................15

1.2. унификация документов.....................:.......................... ............ ................17

1.3. структура и объем документооборота...................................... ..............18

1.3.1. Прием и обработка входящих документов....................................  .............19

1.3.2. Примерный перечень документов, не подлежащих

регистрации службой  ДОУ....................................................................................19

1.3.3. Рассмотрение документов руководством (резолюция).............................20

1.3.4. Работа с исходящими (отправляемыми) документами..............................21

1.3.5. Работа с внутренними документами..................................................... ......22

1.3.6. Регистрация документов...............................................................................23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение (табл.1).

Таблица 1

Виды  работ с документами                                                      

 
 

1.1 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

      Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.

      Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования. 
 

Системы документирования:

•    административная;
•    статистическая;
•   коммерческая и др.

      Предметом нашего изучения является административная система документирования.

      Административная система документирования по видам документов делится на: 

1. Организационно-распределительную  (ОРД) -

1.1. Положения.

1.2. Уставы.

1.3. Инструкции.

1.4. Приказы.

1.5. Решения.

1.6. Протоколы.

2. Справочно-информационную -

2.1. Письма.

2.2. Телеграммы.

2.3. Телефонограммы.

2.4. Докладные  записки.

2.5. Справки.

2.6. Акты.

3. По  личному составу -

3.1. Приказы.

3.2. Личные  дела.                           

3.3. Заявления.                                                        

3.4. Трудовые  книжки.

3.5. Характеристики.

3.6. Договоры  и т.д.

Цель  классификации документов: 

1. Повышение  оперативности работы аппарата  управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2. Экономия  труда за счет использования  информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

Значение  классификации документов:

• обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;
• повышение оперативности работы с ними.

      Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.

      Основной признак классификации - содержание документа.

1.1.1. Общая схема классификации документов (схема 1)          

Схема 1

      Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные схемы - классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые.

      В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются названия структурных подразделений, а статьями - названия видов документов.

      Если в организации нет четкого  деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа.

      Классификаторы составляют на основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а также должностных инструкций.

      При составлении классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

      Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления его функций.

      Классификация необходима также для проведения работ по унификации документов.

1.2. УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

      Одним из наиболее эффективных  направлений совершенствования  документов является их стандартизация, т.е. унификация.

      Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

      Унификация видов и разновидностей  документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создания классификатора управленческой документации.

      Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.

      Содержание документов определяется составом и значением входящих в них показателей и реквизитов. Последние могут быть разными, но это не исключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах бывают одинаковыми.