Организация работы с документами

      Трафаретные документы требуют значительно меньше времени на составление.

      Широкое распространение получили анкеты, например, "опросный лист для получения сведений". Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладных записок. 

1.3. СТРУКТУРА И ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА

      Документооборот - это "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки"*.

      Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.

Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.

Требования, предъявляемые  к документообороту:

• прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);
• распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;
• оперативное перемещение документов;
• единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.

      Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.

Документооборот состоит из следующих потоков:

• поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);
• отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, не подчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам, в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);
• внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).

      Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Годовой объем документооборота - это исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.

1.3.1. Прием и обработка входящих документов

Делопроизводство  координирует следующие этапы работы с документами:

• прием и обработку документов;
• рассмотрение документов руководителем (резолюция);
• регистрацию документов;
• исполнение документов;
• контроль исполнения документов;
• текущее хранение и использование документов;
• передачу на архивное хранение.

__________________

*ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное  дело. Термины и определения. - М., 1984. - С. 4.

       

Обработкой корреспонденции занимается секретарь или специальный отдел.

      Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.

      Не вскрывают конверты с пометкой "Лично" и адресованные общественными организациями.

      Проверяют целостность вложений, адрес, количество листов документа и приложений. Если обнаруживают некомплектность или повреждение документа, то на нижнем поле последнего листа и в журнале (карточке) регистрации в графе "Примечание" делают соответствующую отметку и ставят в известность корреспондента.

      Конверты от поступившей корреспонденции уничтожают, кроме тех случаев, когда есть необходимость хранить конверт для определения адреса отправителя, даты отправки и получения документа. Сохраняют также конверты писем граждан.

      На стадии предварительного рассмотрения документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые согласно Перечню нерегистрируемых документов (у каждой организации свой перечень).

1.3.2. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ*

      Не подлежат регистрации службой ДОУ:

1) письма, присланные  в копии для сведения;

2) рекламные  извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;

3) первичные  документы бухгалтерского учета;

4) учебные планы,  программы, копии; 

__________________________

* Документы,  указанные в п.. З, 4, 6, 9, 13, учитывают  в библиотеке, бухгалтерии и других  службах организации. 

5) месячные, квартальные и другие отчеты;

6) формы статистической  отчетности;

7) сообщения  о совещаниях, заседаниях;

8) поздравительные  письма и пригласительные балеты, телеграммы;

9) печатные издания  (книги, журналы, бюллетени);

10) телеграммы  и письма о разрешении командировок;

11) научные отчеты  по темам;

12) прейскуранты;

13) нормы расхода  материалов.

Документы распределяют на группы:

• документы, адресованные руководству, или без указания структурного подразделения;
• предложения, жалобы, заявления граждан;
• документы, адресованные структурным подразделениям.

      Для того чтобы выполнить работу по сортировке документов, надо хорошо знать функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.

      Руководителю и его заместителям направляют наиболее важные документы по принципиальным вопросам работы организации. Предложения, заявления и жалобы передают должностному лицу, в компетенцию которого входит окончательное решение вопроса, затронутого в письме.

      Для удобства обработки документов секретарь может иметь папки с разным назначением:"К исполнению", "Срочно" и т.д. Удобно для этого использовать папки разных цветов.

      Документы, не требующие принятия решения руководством, распределяют по структурным подразделениям согласно характеру вопросов.

      В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и сортировку документов ведет аналогично секретарь или лицо, ответственное за их обработку.

      На регистрируемых документах проставляют "отметку о поступлении", которая включает дату поступления и номер.

      На документы, не подлежащие регистрации, на первой странице в правом нижнем углу ставят штамп с указанием даты поступления.

1.3.3. Рассмотрение документов руководством (резолюция)

      После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передают ему или докладывают о них.

      Если к документам надо подобрать дополнительные материалы (контракты, письма, акты и т.д.), секретарь подбирает их и передает руководителю вместе с поступившими документами.

      Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления их в организацию. Решение руководителя по документам отражается в  резолюции. В резолюции указывают исполнителей, что нужно им сделать и к какому сроку, затем проставляется дата и подпись руководителя.

      Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения из резолюции в журнал (карточку) входящей корреспонденции. После этого документ передают исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передают им поочередно или одновременно в копиях (используют ксерокопирование).

      Схематично работу с входящими документами можно представить в виде следующей блок-схемы (рис.1).

Рис. 1 Схема распределения секретарем входящих документов 

1.3.4. Работа с исходящими (отправляемыми) документами

      Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоят из следующих операций:

• составление проекта документа;
• согласование проекта;
• проверка правильности оформления документа;
• подписание;
• утверждение (если необходимо);
• регистрация корреспонденции;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра в дело.

      Проект документа (ответного или инициативного) составляют руководители или специалисты. В ответных документах излагают результат работы с поступившими документами, устными запросами организаций и лиц. Инициативные документы передают решения руководителей и специалистов, принятые ими в ходе управленческих решений.

      Проект документа согласовывают с составившим его специалистом, руководителями заинтересованных структурных подразделений, другими организациями (при необходимости) и юридической службой. Количество согласований должно определяться деловой необходимостью.

      Согласованный проект документа  представляют руководителю организации или структурного подразделения для подписания вместе с материалами, на основании которых проект готовился.

      До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов. Не правильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

      Подписанные документы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату.

      После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспедиционную обработку отправляемых документов. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, проставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое отделение.

      При необходимости составитель документа указывает вид отправления -заказное письмо, нарочным и т.д.

      Распорядительные документы, протоколы рассылают в виде заверенных копий или выписок. Докладные записки, справки и другие подобные документы передают адресатам внутри учреждения в подлиннике.

      Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.

      Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный, экземпляр направляют адресату, второй (отпуск) - помещают в дело.

      Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку "Подлежит возврату" и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале). 
 

1.3.5. Работа с внутренними документами

      Внутренние документы готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.

      Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.