Организационные документы и порядок их оформления

     Правила внутреннего трудового распорядка являются, как правило, приложением  к трудовому договору. Текст правил составляется в соответствии с Типовыми правилами внутреннего распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденными

     В некоторых организациях наряду с  Правилами внутреннего трудового  распорядка разрабатывается Положение  о персонале, которое отражает вопросы  профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правила деловой этики и др.

     Структура текста Положения о персонале  рекомендована Госкомимуществом Российской Федерации и Российским фондом федерального имущества. Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем службы управления персоналом, согласовывается на общем собрании персонала, но утверждать Положение о персонале рекомендуется на Совете директоров организации.[21]

4. Регламент, структура, штатная численность, штатное расписание

     Регламент

     Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

     Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

- статус  коллегиального или совещательного  органа;

- порядок  планирования работы;

- порядок  подготовки материалов для рассмотрения  на заседании; 

- внесение материалов на рассмотрение;

- порядок  рассмотрения материалов и принятия  решений на заседании; 

- ведение  протокола заседания; 

- оформление  решений коллегиального или совещательного  органа;

- порядок  доведения решений до исполнителей;

- материально-техническое обеспечение заседаний.[12]

     Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись. Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа. Регламенты согласовываются с заинтересованными подразделениями и юридической службой.[12]

     Структура и штатная численность(Приложение Г)

     Структура и штатная численность – это документ, в котором закрепляется состав подразделений (отделов, служб) и штатная численность каждого структурного подразделения и всей организации в целом.

Документ  оформляется на общем бланке организации  с указанием вида документа, подписывается  руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением печати. Текст документа составляется в форме таблицы. Обычно этот документ утверждается на целый год, но если в течение года в него необходимо внести изменения, то они проводятся приказом по основной деятельности.[11]

     Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

     Штатное расписание имеет унифицированную  форму и оформляется на общем  бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты. Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, юридической службой, заместителями руководителя организации. Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает руководитель организации с проставлением гербовой печати (или печати организации). Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.[9]

      Подводя итог, хотелось бы отметить, что существует определенный маршрут движения организационных документов в любом учреждении. В организациях в обязательном порядке идет работа с организационными документами, а в крупных компаниях используются все виды перечисленных организационных документов, а в мелких, их количество уменьшается, пропорционально величине.

  
 
 

   Заключение

     В документах, как считают ученые - документоведы, сосредоточено до 85% информационных ресурсов организации. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления – от рядового исполнителя до руководителя. Успешная деятельность любого предприятия, компании, фирмы невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации и современного технического оснащения документационного обеспечения управления. От организации делопроизводства в целом зависят оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

      И так, в курсовой работе были рассмотрены  функции и виды организационных документов, а также требования предъявляемые к оформлению документов и этапы движения документов в организации.

     Из  всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы:

     Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и так далее.

     Эффективность управления зависит от объема, оперативности  и достоверности информации, которая фиксируется в документах. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.[22]

     Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, это во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

     В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны.

     Комплект  документов определяется:

- кругом  вопросов, решаемых организацией  в процессе деятельности;

- объемом  и характером компетенции учреждения;

- объемом  и характером взаимосвязей с другими организациями.[22]

     Объединяя операции по информационно-документационному  обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.

     Вместе  с тем исследования показали, что организационная документация во многом не совершенна: отдельные документы противоречат друг другу; достаточно медленно доходят до того или иного органов власти; медленно производятся инструкции, положения, регламенты; многие работники не знают требований по документам; медленное усовершенствование технологий и др.[21,45]

     Поскольку организационные документы составляет ядро в системе управления, то необходимо:

     1) дальнейшее исследование этой  сферы;

     2) совершенствование нормативно –  правовой базы;

      3) необходима новая научно –  методическая литература, рассчитанная на широкий круг организаций, новые монографические издания;

      4) крайне важно планомерное обучение  работников всех государственных и муниципальных структур, более широкая подготовка высококвалифицированных документоведов.

      Обобщая вышесказанное, хочется особо отметить, что в общем объёме документации, создаваемой и циркулирующей в фирме, на предприятии, в учреждении, группа организационных документов составляет самый маленький процент. Однако, несмотря на незначительное количество, именно организационные документы играют главную роль в деятельности любой организации, так как именно они позволяют устанавливать и регулируют всю организацию работы на предприятии, начиная с придания организации юридической силы и заканчивая, методическими рекомендациями,  содержащих сведения, применение которых существенно повышает эффективность действий работников предприятия в процессе выполнения ими своих обычных функций.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Список использованных источников информации: 

1. Гражданский кодекс РФ от30. 11. 1994 №51-ФЗ / принят ГД ФС 21. 10. 1994 // http://www.consultant.ru/popular/gkrf1
2. Трудовой кодекс РФ от 30. 12. 2001 №197-ФЗ / принят ГД ФС 21. 12. 2001 // http://www.consultant.ru/popular/tkrf
3. Постановление Государственного комитета РФ по статистике от 5. 01. 2004 №1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты // http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=47274
4. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3. 03. 2003 №65-ст.
5. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003): Практическое пособие. – 6-е изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2006.
6. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство // 2-е изд. перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. – 448 с.
7. Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. – М.: МЦФЭР, 2004.
8. Волков В. А. Документация на предприятии: учеб. - М.: Проспект, 2009. – 458 с.
9. Документы и система документации / Секретарь-референт. - №1, 2010 // http://prepod2000.kulichki.net/item_311.html
10. Зритнева Е.И. Делопроизводство: учебное пособие. М., Гуманитар. изд. центр ВЛАДОС, 2010. – 200 с.
11. Иванова Т. М. Документооборот и делопроизводство // http://workpaper.ru/system-ord/2/5
12. Клюев В. И. Организационно-распорядительные документы / Секретарское дело // http://www.bibliotekar.ru/biznes-60/14.htm
13. Кошкин Н. К. Организационные документы / Бизнес и деловая документация // http://www.dokuc.com/or01.html
14. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.
15. Ланин А. В. Работа с организационными документами // http://www.sekretarskoe-delo.ru/index.php?id=634
16. Липина Я. О. Документационное обеспечение управления // http://portal.tolgas.ru/edt/ef_eo/edt4399/5.htm
17. Мансуров О. Т. Документ как система // http://www.rus-lib.ru/book/38/men/18/034-069.html
18. Организационные документы трудового коллектива // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - №10, 2008.
19. Панфилова Т. А., Кондратьева Т. Н. Функции документов / Документоведение и делопроизводство: учебно-методическое пособие // http://www.elective.ru/arts/eko01-m0137-p08405.phtml
20. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. – М.: ЭКМОС, 2004. – 320с.
21. Приказы по основной деятельности//секретарское дело.-2007,№1 45-50
22. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству – СПб Питер, 2006
23. Рыбаков А.Е., История развития ОРД//Секретарь – референт.-2007,№3 17-25.
24. Сологуб О.Л. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов. – М.: Омега-Л, 2009. – 207с.
25. Стародуб Н. М., Харитонов М. М. Организация управления М., 2009 - 508 с.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Приложение  А

      Образец оформления устава организации 

      НАИМЕНОВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ 

      ЗАРЕГИСТРИРОВАНО                                        УТВЕРЖДЕНО

      наименование  организации                                  протоколом общего

      __________№________                                       собрания учредителей

                                                                   дата__________№___________

      МП  организации                                                                МП организации 
 
 

      УСТАВ

      акционерного  общества открытого (закрытого) типа

      НАИМЕНОВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ 
 

      ТЕКСТ: 
 

      Приложение  Б

      Образец Положения о структурном подразделении 

      Общество  с ограниченной ответственностью

                                           компания   «» 

      УТВЕРЖДАЮ

      Ген.директор ООО «»

      Подпись Д.В.Орлов

      16.02.2010

      ПОЛОЖЕНИЕ

      о Секретариате

      1.Общие  положения

      2.Задачи

      3.Функции

      4.Права

      Ответственность

      Взаимоотношения 

      Управляющий Подпись А.П.Каштанов

      делами