Организационные документы и порядок их оформления

На договоре подписи заверяются печатями. Если одна из сторон (или обе договаривающиеся стороны) являются гражданами, то указываются их фамилии, имена и отчества, паспортные данные и место жительства.

     Учредительный договор подлежит государственной  регистрации в установленном  порядке. Учредительный договор  юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).[13]

     Инструкции 

     Инструкция  – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

     В инструкции излагается порядок осуществления  какой-либо деятельности или порядок  применения положений законодательных  и иных нормативных актов.

     Инструкции  оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».[7]

     Инструкцию  подписывает руководитель структурного подразделения, разработавшего ее. Инструкция подлежит утверждению. Утверждаются инструкции руководителем организации и заверяются печатью.

     Инструкции  визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, на которое распространяется содержание инструкции. Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели ее издания, область распространения и другие сведения общего характера. Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте часто используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п. [10]

     Разновидностью  инструкции является должностная инструкция.

     Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. С помощью должностной инструкции в любой организации реализуется функция управления персоналом. Должностные инструкции бывают типовые (примерные) и конкретные (индивидуальные).

Типовая должностная инструкция разрабатывается  на должности, имеющие одинаковые обязанности, права, ответственность, независимо от того, к какой отрасли относится  организация. При большом объеме работы функциональные обязанности по определенной должности выполняют, как правило, несколько человек. Если эти обязанности одинаковы, то разрабатывается одна должностная инструкция, которая в этом случае будет типовой. Если обязанности работников с одинаковым названием должности различаются, то для каждого из них разрабатывают конкретную должностную инструкцию с уточнением обязанностей работника в заголовке к тексту. Должностные инструкции разрабатываются почти на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Должностные инструкции не составляются на категорию служащих «руководители», так как их функции и задачи, права, обязанности и ответственность фиксируются в уставе организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство». Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.[9]

     Должностная инструкция подписывается руководителем  структурного подразделения и утверждается заместителем руководителя организации  – куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.[20]

     Текст должностной инструкции состоит  из следующих разделов:

     1) Общие положения. В этом разделе  указывают полное наименование  должности с обозначением структурного  подразделения в соответствии  со штатным расписанием; кому непосредственно подчиняется работник (дополнительно – кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица); порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; особенности организации работы, если они есть (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.), перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы, требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний).

     2) Функции. В разделе приводится  перечень основных направлений  деятельности работника в соответствии  с направлениями деятельности  структурного подразделения. 

     3) Должностные обязанности. В этом разделе перечисляются: виды работ, выполняемые работником на данной должности; характер выполняемых действий: «руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п. Должностные обязанности целесообразно также объединять в однородные группы в соответствии с функциями работника. Для удобства представления должностных обязанностей текст данного раздела может быть разделен на две части: в первой части перечисляются те виды работ, которые сотрудник выполняет самостоятельно, а во второй – те, которые выполняются совместно с другими.[20]

     4) Права. В разделе устанавливаются  полномочия работника, обеспечивающие  выполнение возложенных на него  обязанностей:

- право  принимать определенные решения  (перечисление вопросов, которые он может решать самостоятельно);

- право  давать указания по конкретным  вопросам;

- право  самостоятельно подписывать документы  в рамках предоставленной ему  компетенции; 

- право  обращаться с предложениями к  руководителю;

- право  представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы такого представительства;

- право  участвовать в совещаниях, на  которых рассматриваются вопросы,  относящиеся к его ведению; 

- право  на получение необходимой для  работы информации (статистической, экономической и др., в том числе и конфиденциальной);

- право  требовать выполнения определенных  действий от других работников.

     В тексте данного раздела необходимо закрепить также:

- право  работника вносить предложения  по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных обязанностей;

- право  входить в состав рабочих групп  по подготовке и реализации  конкретных проектов и участвовать  в разработке коллегиальных решений,  направленных на достижение главной задачи структурного подразделения или всей организации.[17]

     В необходимых случаях в текст  раздела можно внести универсальные  права, общие для всех работников (а не только права по должности):

- право  на все виды установленной  компенсации за свой трудовой вклад;

- право  на комфортные условия труда; 

- право  на повышение квалификации;

- право  на максимальную реализацию своих  профессиональных потребностей.

     5) Ответственность. В разделе определяются  критерии оценки работы и мера  персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Устанавливается ответственность работника за нарушение действующего законодательства и требований организационно-правовых и распорядительных документов. В необходимых случаях фиксируется полная материальная ответственность работника по должности, которая должна быть оформлена соответствующим дополнительно заключаемым договором. Предусматриваются и конкретные формулировки об ответственности за несоблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах, за нарушение сроков выполнения работ, предусмотренных нормативами, за отказ от применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств, за отказ выполнять письменные и устные распоряжения руководителя и др. При формулировании пунктов об ответственности не следует злоупотреблять словами с отрицанием «не», так как они придают негативный смысловой оттенок соответствующему пункту текста в целом. Количество пунктов этого раздела не должно превышать количества пунктов в предыдущем разделе «Права».[17]

     6) Взаимоотношения. В данном разделе  указывается: от кого, в какие  сроки и какую информацию получает  работник; кому, какую и в какие  сроки предоставляет; с кем  осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями. Если взаимоотношения и связи сотрудника хорошо отлажены на уровне документов, то текст раздела можно представить в форме одной или нескольких таблиц с заголовками: «Работник передает»; «Работник получает». В графах таблицы указывают: наименование структурного подразделения, вид документа, срок, периодичность. В текст раздела целесообразно также включать названия и формы журналов или картотек, которые ведутся с целью учета, контроля и лучшей организации работы, а также названия баз данных, которые сотрудник ведет на рабочем месте для упорядочивания и систематизации справочно-информационного фонда. В текст должностной инструкции могут быть включены дополнительные разделы.

     7) Функции. В этом разделе перечисляют  основные направления деятельности  работника в соответствии с  направлениями деятельности структурного  подразделения. В формулировках  функций необходимо четко отразить вклад сотрудника в достижение главной задачи, перспективных и текущих задач структурного подразделения; указать, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в выполнении каких участвует.

     8) Условия оплаты труда. В разделе  указывается, какой работнику устанавливается должностной оклад в соответствии с контрактом или штатным расписанием; какие он может получать премии (в зависимости от конкретных условий работы можно оговорить виды премий и условия их получения); какие он может получать надбавки и как ему можно повышать зарплату (при каких условиях и с какой периодичностью); может ли работник совмещать профессии (должности) и другое.

     9) Показатели оценки работы. Раздел, в котором могут быть закреплены  как общие показатели оценки  деятельности, так и конкретные, установленные непосредственным  и вышестоящими руководителями, а также закрепленные во внутренних  нормативных и технологических  документах организации. К числу общих показателей могут быть отнесены:

- полнота  реализации закрепленных за работником  задач, должностных обязанностей  и предоставленных прав;

- качество  составления и оформления документов;

- отсутствие  ошибок и служебных нарушений;

- отсутствие  жалоб, претензий и нареканий  со стороны руководителей; 

- квалифицированное  применение требований инструкций  и других нормативных документов;

- своевременность  выполнения должностных обязанностей, соблюдение сроков исполнения  поручений и указаний руководства.[17]

     К документам инструктивного характера  также относятся «Правила» и  «Регламент». Правила внутреннего трудового распорядка:

     Правила внутреннего трудового распорядка – правовой акт, регламентирующий организацию работы предприятия, взаимные обязательства работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы.

Правила оформляются на общем бланке организации  с указанием вида документа, подписываются  руководителем кадровой службы, принимаются с учетом представительного органа работников (ст. 190 Трудового кодекса РФ). [2]