Организационные документы и порядок их оформления

   1.2 Виды организационных  документов

     Одни  компании определяют организационные  документы как вид письменного  документа, в котором фиксируют  решение административных и организационных  вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, другие вкладывают в определение иной смысл, полагая, что организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения.[25]

     Организационные документы также определяют как  комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

     В состав организационных документов также включают различные группы документации.[9]

     Некоторые компании включают в состав организационных документов такие документы, как устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работника, отделяя их от распорядительных документов: приказы, распоряжения, указания, инструкции.[7]

      Итак, к основным видам организационных  документов относят:

1. Устав организации (Приложение А)

     Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

     Типовая структура текста устава государственного учреждения закреплена в «Унифицированной системе организационно-распорядительной документации».

     Структура текста устава негосударственной организации  отличается от структуры текста устава государственного учреждения. Устав негосударственного предприятия содержит дополнительные разделы, в которых отражается специфика его организации и деятельности.[22]

     В Гражданском кодексе РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе организаций с различной организационно-правовой формой.

Можно привести возможные разделы устава:

     1. Общие положения. В разделе  указываются полное и сокращенное  официальные наименования организации;  ее статус, почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.

     2. Акционерный капитал (уставный капитал). В разделе определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.[1]

     3. Порядок деятельности. Раздел устанавливает  цели, виды деятельности, механизм  отношений организации с другими  организациями в вопросах финансово-хозяйственной  деятельности, а также определяет  права, которыми наделяются участники  в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

     4. Управление. Раздел регламентирует  состав органов управления и  их полномочия. Например, в акционерном  обществе с большим числом  акционеров это могут быть:

     а) общее собрание акционеров – высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);

     б) совет директоров – высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выбора председателя и на какой срок);

     в) исполнительные органы – генеральный директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);

     г) ревизионная комиссия – орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).

     5. Учет и отчетность; распределение  прибыли. В разделе устанавливается  порядок ведения бухгалтерской  и статистической отчетности, порядок  представления сведений о деятельности  общества в налоговые и иные  органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, порядок распределения прибыли.[1]

     6. Прочие накопления. В разделе  устанавливаются дополнительные  фонды общества, кроме уставного  (страховой, резервный), если таковые  имеются. 

     7. Прекращение деятельности. Раздел устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.[1]

     8. Отметка о регистрации.

     Гриф  утверждения выносится на титульный лист и заверяется печатью.

     Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной – его учредителями, общим собранием акционеров.[13]

2. Положение об организации (структурном подразделении)(Приложение Б)

     Положение – правовой акт, определяющий состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, учреждений, организаций, структурных подразделений (служб).

     Положения могут быть типовыми (примерными) и  конкретными (индивидуальными). При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).[9]

     Положение об организации – это документ, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (органы государственной власти и управления всех уровней).

     Схема положения о государственном  учреждении аналогична схеме устава государственного учреждения.

     Положение об организации оформляется на общем  бланке. Обязательными реквизитами  положения об организации являются: заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.[19]

     Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на:

- положения  о структурных подразделениях;

- положения  о коллегиальных и совещательных  органах, как руководящих (совет  директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический  совет и др.);

- положения  о временных органах (совещания,  комиссии, советы).[21]

     Положение о структурном подразделении  оформляется на общем бланке организации.[4]

     Положения о подразделениях подписываются  руководителем подразделения и  утверждаются руководителем организации.

     Текст положений о структурных подразделениях включает следующие разделы:

     1. Общие положения. В разделе  «Общие положения» указываются:  полное официальное наименование  подразделения, дата, номер и наименование  правового акта, на основании  которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

     2. Цели и задачи. В разделе «Цели и задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.

     3. Функции. В разделе «Функции»  указываются действия или виды  работ, которые должно выполнять  подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

     4. Права и обязанности. В разделе  «Права и обязанности» перечисляются  права, которыми наделяется подразделение  в лице его руководителя. В  этом же разделе устанавливаются виды дисциплинарной, административной, а при необходимости - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

     5. Взаимоотношения. В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения, основные документы, создаваемые им, указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.[20]

     Изменения в положение о структурном  подразделении вносятся приказом руководителя организации.

     Положения о коллегиальных и совещательных  органах, как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.), также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов.[21]

     В качестве примера можно привести структуру текста положения о  Совете директоров акционерного общества:

1) Общие  положения;

2) Компетенция Совета директоров;

3) Состав  Совета директоров;

4) Выдвижение кандидатов в Совет директоров;

5) Избрание членов Совета директоров;

6) Регламент  заседаний Совета директоров;

7) Взаимоотношения  с другими подразделениями общества;

8) Ответственность  членов Совета директоров.[20]

     В государственной организации внесение изменений и дополнений в положения о коллегиальных и совещательных органах и в положения о структурных подразделениях осуществляется распорядительным документом руководителя организации.

     В негосударственной организации  изменения и дополнения в положения  о коллегиальных и совещательных органах принимаются на общем собрании акционеров.

     Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура  текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.[9]

3. Учредительный договор и инструкции (Приложение В)

     Учредительный договор

     Договор – юридическое понятие, с которым связано возникновение различных обязательств и отношения, регулирующие их.

     В учредительном договоре учредители берут обязательство создать юридическое лицо (дается наименование юридического лица), определяется порядок совместной деятельности по его созданию, условия образования имущества и уставного капитала.

     Договором определяется предмет и цели деятельности юридического лица, а также условия и порядок управления деятельностью юридического лица и условия распределения между учредителями прибыли.

     Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в договоре не установлено иное. В заключительной части договора указывается количество экземпляров договора, юридические адреса и банковские реквизиты сторон.