Организационные документы и их применение в организации

    Порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка определен ст. 190 ТК РФ. Согласно этой статье правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем. При этом учитывается мнение представительного органа работников предприятия.  

    1.5. Организационная структура предприятия.

    Организационная структура — документ, устанавливающий количественный и качественный состав подразделений предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой. Структура предприятия устанавливается исходя из объема и содержания задач, решаемых предприятием, направленности и интенсивности сложившихся на предприятии информационных и документационных потоков и с учетом его организационных и материальных возможностей.

    В соответствии с методическими рекомендация- ми по унификации текстов управленческих документов организационная структура представляется в виде таблицы:

    1) наименование структурного подразделения;

    2) общая численность структурного подразделения.

    Порядок взаимодействия структурных подразделений между собой обычно отображается на схеме, оформляемой в соответствии с ОСТ 29.115-88. Схематическое изображение включает общий заголовок, графическое (штриховое или линейное) изображение элементов схемы, легенду (расшифровку условных обозначений), а в необходимых случаях — пояснения и комментарии. 

    1.6. Штатное расписание предприятия.

    Штатное расписание — организационный документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание предприятия составляется по установленной форме и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Указанная форма — форма № Т-3 "Штатное расписание" — предназначена для документального оформления структуры, штатного состава и штатной численности предприятия в соответствии с его уставом (Положением).

    Общий порядок подготовки штатного расписания по установленной форме определен Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

    Порядок подготовки штатного расписания дополнительно регламентируется положениями ведомственных организационно-распорядительных документов. Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом предприятия (как правило, уполномоченным сотрудником отдела кадров), утверждается приказом руководителя предприятия, а подписывается его разработчиком. 

    2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    ГОСТ  Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является самым известным стандартом в сфере документационного обеспечения и наиболее широко используется в деятельности организаций. Стандарт устанавливает реквизиты, применяемые при оформлении организационно-распорядительных документов, правила оформления реквизитов, требования к структуре бланков документов. В названии этого стандарта используется понятие «унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)», которое нуждается в пояснении.

    Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности. УСД начали создаваться в конце 70-х годов прошлого века, и к началу 90-х годов у нас в стране было разработано и действовало 16 унифицированных систем документации. В настоящее время действует 9 УСД, одна из которых – УСОРД. Первая очередь УСОРД была утверждена Главархивом в 1979 г., вторая очередь утверждена Росархивом в 1993 г., однако, если первая очередь УСОРД была в свое время издана и внедрялась в практику работы организаций, вторая очередь не была издана, поэтому не нашла практического применения. Можно сказать, что УСОРД входит в состав действующих систем по формальному признаку: Росархив ее не отменял. Фактически же на практике она не используется. Тем не менее, название этой системы сохранилось в названии ГОСТа, а наименования унифицированных форм документов УСОРД включены в соответствующий раздел Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). Именно поэтому разработчики стандарта в первом разделе ГОСТа «Область применения» следующим образом пояснили, на какие документы распространяется действие стандарта: «Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000)». Но поскольку, как мы сказали, УСОРД на практике фактически не используется, положения стандарта применяются ко всем организационно-распорядительным документам, независимо от того, входит та или иная унифицированная форма в УСОРД или нет.

    Кроме того, требует пояснения термин «организационно-распорядительная документация» (ОРД). Внутренняя форма этого слова указывает на то, что к ОРД относятся организационные (организационно-правовые) и распорядительные документы. Но этот термин, как и всякий другой, условен, и в число организационно-распорядительных документов включают широкий круг документов, с которыми работает любой аппарат управления. ГОСТ Р 51141-98 определяет организационно-распорядительный документ как «вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц». Следовательно, к ОРД относятся организационно-правовые документы (уставы, положения, инструкции, должностные инструкции, правила, регламенты и др.), распорядительные документы (указы, постановления, распоряжения, приказы, указания), информационно-справочные документы (переписка, докладные и служебные записки, справки, сводки, акты и др.), договорные документы (договоры, контракты, соглашения, протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий и др.). 

    3. Организация движения организационных документов.

    Организация движения документов зависит от их объема, организационной структуры  предприятия и формы работы с  документами (централизованная, децентрализованная, смешанная), а также технологии делопроизводства.

    Часто организационные документы разрабатываются и хранятся в различных подразделениях: у руководства компании, в юридической службе, в отделе кадров и даже в бухгалтерии.

    В целях наилучшей организации  движения организационных документов целесообразно закрепить порядок  движения документов в локальном нормативном акте, в котором будет рассмотрен порядок подготовки документов, порядок внесения изменений в документы, согласования и хранения, а также  сдачи в архив.

    Основными принципами создания локального нормативного документа является:

    - унификация организации документооборота  в части организационных документов;

    - соблюдение единообразия форм  организационных документов, их  построения, составления и оформления;

    - информативность, позволяющая облегчить  поиск документов сотрудниками организации;

    - сокращение видов документов;

    - стабильность требований к документам.

    В отношении документов, регулирующих организационную деятельность предприятия, рекомендуется организовать хранение копий таких документов у секретаря (для небольших организаций) или в управлении делами, канцелярии (для больших организаций).

    Подобная  мера позволит:

    1) быстро предоставлять руководству необходимые учредительные документы, в том числе устав компании, свидетельства о регистрации, положения об обособленных подразделениях;

    2) осуществлять хранение актуальной редакции документов;

    3) предоставлять в оперативном порядке копии документов по запросу структурных подразделений предприятия;

    4) осуществлять четкий учет организационных  документов;

    5) предоставлять документы для контрагентов, при проведении конкурсов, тендеров и аукционов.

    При этом документы должны быть заверены печатью организации.  Допускается  копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26 ГОСТ). В установленных законом случаях копии документов должны быть заверены нотариально.

    Если  организация имеет множество  контрагентов или проводит конкурсы, аукционы, представляется возможным  предпринять заранее меры по изготовлению нескольких экземпляров документов. Иногда удобно создавать электронную базу отсканированных документов.

    В целях убыстрения поиска документов необходимо составить реестр организационных  документов, регулирующих организацию  деятельности компании.

    В отношении кадровых документов в  обязанности секретаря обычно не входит составление, ведение и сдача в архив кадровых документов.

    Вместе  с тем, секретарь, офис-менеджер должен:

    Обеспечивать  прием, учет, регистрацию организационных  документов по кадровому делопроизводству;

    Контролировать  качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия;

    Осуществить контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание, в том числе ознакомление с кадровыми документами;

    На  стадии приема и учета документов представляется важным осуществить регистрацию документа, поскольку документы по кадровому делопроизводству подлежат хранению 75 лет.

    Эта мера позволит облегчить поиск документов, а также восстановить документ в  случае его утери.

    Дату  документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

    Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

    Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2003 г., а также  оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05 (п. 3.11 ГОСТ);

    регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

    Контроль  качества подготовки документа следует  путем проверки соответствия форм документов, принятых законодательно, а также путем контроля за наличием всех обязательных реквизитов, за правильным написанием фамилий, имен, отчеств, орфографией и пунктуацией.

    Осуществление контроля исполнения документа необходимо осуществлять, прежде всего, путем контроля за ознакомлением всех заинтересованных лиц с текстом документа.

    Все большее распространение находят электронные организационные документы, то объясняется рядом причин:

    1) удобство использования;

    2) быстрота предоставления необходимой  информации руководству;

    3) возможность осуществления учета и поиска, а также пересылки контрагентам в оперативном режиме. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Список  литературы: 

    

1. Андреева  В.И., Делопроизводство. Требования к  документам фирмы, М., 2006.
2. Кирсанова М.В., Курс делопроизводства, М., 2005.
3. Кузнецова Т.В., Делопроизводство, М., Юнити, 2005.

    Рогожкин  И.Ф. ГОСТ Р.6.30-2003. Описание. М., 2004.