Организационные документы и их применение в организации

    1. Организационные документы предприятия. 

    Вопрос  организации работы с организационными документами очень важен, поскольку  именно организационные документы  охватывают основные виды деятельности предприятия. Различные фирмы по-разному определяют, что представляет собой данный вид документации.

    Одни  компании определяют организационные  документы как вид письменного  документа, в котором фиксируют  решение административных и организационных  вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, другие вкладывают в определение иной смысл, полагая, что организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Организационные документы также определяют как комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

    В состав организационных документов также включают различные группы документации.

    Некоторые компании включают в состав организационных  документов такие документы, как  устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику, отделяя их от распорядительных документов: приказы, распоряжения, указания, инструкции.

    Вместе  с тем, Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД), утвержденный Комитетом Российской Федерации  по стандартизации метрологии и сертификации № ОК 011-93, введенный в действие 01.07.1994 определят следующие виды организационных документов: 

    КОД           НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ

0200000 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-                                 РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

    0211000 Документация по созданию организации, предприятия

    0211031 Договор об аренде

    0211071 Заявление на государственную регистрацию

    0211072 Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета

    0211073 Заявление об исключении из  состава членов колхоза (совхоза)

    0211101 Письмо об  изготовлении  печати, штампа

    0211111 Положение о структурном  подразделении

    0211151 Приказ о создании предприятия

    0211152 Приказ о выходе из совхоза

    0211161 Протокол общего собрания (конференции)   трудового   коллектива предприятия о создании

    0211162 Протокол общего собрания  членов кооператива об утверждении устава

    0211163 Протокол заседания     правления колхоза

    0211171 Распоряжение Главы администрации территории  о предоставлении земельного участка

    0211191 Свидетельство о регистрации

    0211231 Устав

    0211241 Учредительный договор

    0212000 Документация по реорганизации организации, предприятия

    0212151 Приказ о реорганизации

    0212161 Протокол общего собрания (конференции)  трудового  коллектива о реорганизации

    0212181 Решение Совета директоров (Правления) о реорганизации

    0213000 Документация по ликвидации организации, предприятия

    0213011 Акт о ликвидации

    0213101 Письмо с сообщением о ликвидации

    0213102 Письмо участника  о  выходе   из совместного предприятия

    0213151 Приказ о ликвидации  и  создании ликвидационной комиссии

    0213181 Решение Совета директоров (Правления) о ликвидации

    0213161 Протокол общего собрания (конференции)  трудового  коллектива о ликвидации

    0214000 Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий

    0214061 Заявка на участие в конкурсе

    0214161 Протокол общего собрания (конференции)   трудового   коллектива предприятия

    0214191 Свидетельство о регистрации

    0251000 Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия

    0251121 Постановление коллегиального органа  по  вопросам основной деятельности

    0251151 Приказ по вопросам основной деятельности

    0251152 Приказ о  распределении  обязанностей между руководством

    0251161 Протокол коллегиального   органа по вопросам деятельности

    0251221 Указание по  вопросам   основной деятельности

    0252000 Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия

    0252031 Договор  на  производство  работ (оказание услуг)

    0252051 Должностная инструкция

    0252111 Положение о структурном  подразделении

    0252131 Правила  внутреннего   трудового распорядка

    0252211 Структура и штатная численность

    0252251 Штатное расписание

    0253000 Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия

    0253011 Акт по  вопросам  основной  деятельности

    0253101 Письмо по  вопросам     основной деятельности

    0253201 Справка по вопросам  основной  и кадровой деятельности

    0281000 Документация по приему на работу

    0281071 Заявление о приеме на работу

    0281081 Контракт о назначении  на  должность

    0281151 Приказ о приеме на работу

    0281161 Протокол общего собрания  трудового  коллектива о приеме на работу

    0282000 Документация по переводу на другую работу

    0282071 Заявление о  переводе  на другую работу

    0282141 Представление   о  переводе   на другую работу

    0282151 Приказ о   переводе   на  другую работу

    0283000 Документация по увольнению с работы

    0283071 Заявление об увольнении

    0283151 Приказ об увольнении

    0283161 Протокол общего собрания  трудового коллектива об увольнении

    0284000 Документация по оформлению отпусков

    0284021 График отпусков

    0284071 Заявление о  предоставлении  отпуска

    0284151 Приказ о предоставлении отпуска

    0285000 Документация по оформлению поощрений

    0285141 Представление о поощрении

    0285151 Приказ о поощрении

    0285161 Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении

    0286000 Документация по оформлению дисциплинарных взысканий

    0286041 Докладная записка  о   нарушении трудовой дисциплины

    0286091 Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины

    0286151 Приказ о наложении  дисциплинарного взыскания

    0286161 Протокол общего собрания  трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания 

    В целом, представленную классификацию  можно укрупнено разделить на две большие группы: общая документация, связанная с организацией работы, в том числе созданием, реорганизацией и ликвидацией юридического лица; кадровое делопроизводство.

    В компании часто ведутся не все  документы, например, такие документы  как протокол общего собрания трудового  коллектива о наложении дисциплинарного  взыскания, указания по вопросам основной деятельности. Данные документы не являются обязательными для предприятий и их ведение не регламентировано.

    Некоторые документы не указаны в данном списки, такие, как лицензии, сертификаты, коллективный договор и другие. 

    1.1. Учредительный договор предприятия.

    Учредительный договор является одним из учредительных документов юридического лица. В качестве примера в данном случае будет рассматриваться учредительный договор общества с ограниченной ответственностью (далее — ООО). Вопросы, связанные с подготовкой учредительного договора ООО, регламентируются положениями Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (с изм. от 11.07.98, 31.12.98, 21.03.02). Как известно, ООО признается учрежденное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров. При этом участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов.

    Содержание  и структура учредительного договора ООО определены ст. 12 указанного Закона. Из нее следует, что в учредительном договоре должны найти свое отражение следующие вопросы:

    1) обязательство учредителей создать общество;

    2) определение порядка совместной деятельности учредителей по его созданию;

    3) состав учредителей (участников) общества;

    4) размер уставного капитала общества;

    5) размер доли каждого из учредителей (участников) общества;

    6) размер и состав вкладов;

    7) порядок и сроки внесения вкладов  в уставный капитал общества  при его учреждении;

    8) ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов;

    9) условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли;

    10) состав органов общества;

    11) порядок выхода участников из  общества;

    12) другие вопросы, являющиеся существенными для деятельности ООО и не подпадающие под запрет законодательства РФ.

    Учредительный договор может также содержать в себе краткую вводную часть (преамбулу) и заключительные положения.

    В соответствии с нормами гражданского законодательства РФ учредительный договор заключается в простой письменной форме и подписывается всеми учредителями. Учредители вправе придать учредительному договору нотариальную форму, если сочтут это необходимым. 

    1.2. Устав предприятия.

    Устав является одним из учредительных документов юридического лица. В качестве примера в данном случае будет рассматриваться устав федерального государственного унитарного предприятия (ФГУП). Уточним, что в соответствии с Федеральным законом от 14.11.02 № 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" унитарное предприятие — это "коммерческая организация, не наделенная правом собственности на имущество, закрепленное за ней собственником. В форме унитарных предприятий могут быть созданы только государственные и муниципальные предприятия. Имущество унитарного предприятия принадлежит на праве собственности Российской Федерации, субъекту Российской Федерации или муниципальному образованию".