Департамент образования г. Москвы

ГОУ СПО Политехнический  колледж № 19 

Специальность 032002

«Документационное обеспечение управления и архивоведение» 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по  учебным дисциплинам

 

  «Документоведение» и «Документационное обеспечение управления»

 

на  тему           «Организационно – распорядительная документация»                                            

                               
 

Студента (ки) группы  2ДА 

Горшкова  Д.С.                            ______

Преподаватель

Карпычева  Е. В.                                          

Срок  сдачи    

Проверено   

Оценка      

Подпись       

  
 

Москва 

2011

 

ОГЛАВЛЕНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ          3

ГЛАВА I. Организационно-правовые документы                                4

1. Устав                                                                                           5
2. Должностная инструкция                                                         8
3. Штатное расписание                10

ГЛАВА II.  Распорядительные документы     13

     2.1. Приказ                                                        15

     2.2. Распоряжение                                                    20

     2.3. Указание                                                                     21

     2.4. Решение                                                                                  22

ГЛАВА III. Информационно – справочные документы                      23

      3.1. Докладная записка                                                                        24

      3.2. Объяснительная записка                                                              26

      3.3. Служебная записка                                                                       27

      3.4.  Предложение                                                                                28

      3.5. Представление                                                                               29

      3.6. Список                                                                                            30

      3.7. Заключение                                                                                    31

      3.8. Служебное письмо                                                                        32 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ          36

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ        37

ПРИЛОЖЕНИ                    38

 

      Введение

     Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов. Они подразделяются по:

• содержанию информации (отражают основные функции управления)
• происхождению (служебные и личные)
• месту составления (внешние и внутренние)
• способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)
• форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)
• количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов)

 

            Процесс управления включает  следующие документируемые операции: сбор и обработку  документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

     Аппарат управления реализует свои функции  главным  образом посредством  универсальных и полномочных  организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых  циркулирующих  вне зависимости от специфики  деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления. 

     Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

     Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. 

     Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

     Независимо  от организационно-правовой формы, характера  и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

     Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.  

     Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

     Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

     Особенностью  этих документов является то, что они  идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к  руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

     Глава 1. Организационно-правовые документы

     Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

     Организационная деятельность учреждения фиксируется  в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

     3.7. Заключение

     Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

     Заключения  составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные  работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.

     Заключение  должно иметь заголовок с указанием  названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и  текст, состоящий из двух частей. В  первой части даются краткое изложение  существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа. Данная часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами.

     При отсутствии замечаний и предложений  по рассматриваемому вопросу или  документу в заключении указывается: "С проектом ... согласны" или "По проекту ... замечаний нет".

     Сопроводительное  письмо к заключению не прилагается.

     Заключение  может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

     Обязательными реквизитами заключения являются: наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати (при составлении заключения на стандартном листе бумаги).

     3.8. Служебное письмо

     Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

     Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

     Письма, как правило, должны составляться в  случае, когда невозможен или затруднен  бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости  срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. 

     Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

     Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст  письма не должен допускать различного толкования.

     Письмо  целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию  одновременно по нескольким разнородным  вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

     В зависимости от типа письма и его  содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые  письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.