Оперативное хранение документов. Оформление дел для передачи их на архивное хранение

Правильная организация  оперативного хранения документов зависит  от соблюдения определенных принципов:

• Условия хранения. Правильный температурный, а также и влажностный  режим (около 20 °C, при относительной  влажности не превышающей 55%). Ни в  коем случае нельзя допускать, чтобы  в хранилище завелась плесень, пыль или грызуны;

• Контроль. Выдача дел осуществляется сотрудником архива только по письменному  официальному запросу, выдача справок  и снятие копий документов также  должна контролироваться архивариусом;

• Конфиденциальность. Наиболее важные документы следует хранить более тщательно, по возможности ограничить доступ к ним.

• Оперативность. Важно обеспечить высокую скорость поиска нужного документа, для чего следует составить план архива и создать картотеку.

• Своевременное уничтожение. Чтобы не перегружать архив, необходимо ежегодно проводить экспертизу ценности для выявления дел, подлежащих уничтожению.

Выполнение этих условий  гарантирует сохранность ваших  документов, порядок в офисе и  эффективную организацию работы всех подразделений.

 

2. Экспертиза ценности документов предприятия
1. Задачи экспертизы

Экспертиза ценностей  документов – это определение  политического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного  значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.

Задачи экспертизы ценности документов:

Первая задача - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

Вторая задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

1. для долговременного хранения (например, документы по личному  составу со сроками хранения 75 лет на момент заведения дела);

2. для временного хранения.

Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

 

2. Принципы и критерии ценности документов

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Принцип историзма, который требует рассматривать любое явление в процессе развития и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений и т.п.

Принцип всесторонности при экспертизе требует изучения и оценки документов с учетом их внутренних и внешних особенностей, то есть требует многоаспектного изучения каждого документа.

Принцип комплексной  оценки документов довольно широко применяется в экспертизе. Документы оцениваются не как единичный факт, не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми.

На основе принципов сложилась  система критериев, она делится на три группы: происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения  относятся:

- роль и место организации  в системе государственного управления  или конкретной отрасли, значимость  выполняемых ею функций;

- значение физического  лица в жизни общества;

- время и место образования  документа.

К критериям содержания:

1. значимость события (явления), отраженного в документе;
2. значение имеющейся в документе информации;
3. повторение информации документа в других документах;
4. вид документа;
5. подлинность документа.

А к критериям  внешних особенностей документов:

- форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа;

- физическое состояние документа;

- подлинность документа.

 

3. Проведения экспертизы ценности документов на предприятии

 

  Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и  временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

Если при просмотре  в делах обнаруживаются документы  постоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от документов временного хранения.

Кроме полистного просмотра  дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.

Наиболее полное и систематическое  перечисление образующейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Дела, сроки, хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тщательно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архивной службы.

В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения  в государственных архивах;

2) временного хранения  в ведомственном архиве (свыше  10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению  в связи с истечением срока  хранения.

В ведомственный архив  передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения (приложение 8).

Порядок уничтожения дел  с истекающими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.

 

4. Оформление результатов экспертизы ценности документов на предприятии

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд  документов:

· опись дел постоянного срока хранения;

· опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

· опись дел по личному составу;

· акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие  дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного  обеспечения организации, либо в  структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем  организации. Описи дел постоянного  хранения утверждаются ЭПК архивного  учреждения, описи дел по личному  составу согласовываются с ней.

Одновременно с описями  дел на заседании ЭК рассматриваются  и акты о выделении к уничтожению  Дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 1999 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2003 г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2003 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных  подразделений, то перед группой  заголовков дел каждого подразделения  указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним  общим заголовком с указанием  количества дел.

Акт о выделении к уничтожению  дел составляется по унифицированной  форме. Он подписывается должностным  лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения  ЭПК архивного учреждения описи  на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации.

 

3. Подготовка документов к передаче в архив организации

1. Оформление дел 

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствие  с установленными правилами.

Законченные делопроизводством  дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания  календарного года, в котором они  были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ  и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Оформление дел - полное или  частичное, производят в зависимости  от роков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) - дела ременного  хранения (до 10 лет включительно).

Полное оформление дела включает в себя:

-   нумерацию листов;

-   составление заверительной надписи;

-   составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;

-   переплет или подшивку;

-   оформление обложки.

            

2. Порядок передачи дел в архив организации

В архив, как правило, передают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и  дела по личному составу. Передачу дел производят только по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет  включительно) хранят в структурных  подразделениях или централизованно  службой делопроизводства в специально выделенном помещении. В архив их передают в исключительный случаях  и только в соответствии с решением руководителя организации. Передают такие  дела по описям или номенклатуре дел.

Дела постоянного хранения передают в архив, как правило, через год  после окончания дел в делопроизводстве. Передачу дел осуществляют по графику, который составляет заведующий архивом (ответственный за архив). График согласовывают с руководителями подразделений, передающих дела в архив, и затем представляют на утверждение руководителю организации.

В период подготовки дел для передачи в архив проверяют правильность их оформления, а также соответствие дел, включенных в опись, номенклатуре дел. Недостатки в оформлении и формировании дел устраняют. На отсутствующие  дела составляют справку, в которой  излагает причины отсутствия дел (переданы в другое подразделение, находятся  У руководителя организации, предусмотрены  по номенклатуре, но не быг1и заведены и т.п.).

Дела доставляют в архив, увязанными в связки. Если вместе с делами передаются регистрационно-контрольные картотеки, то заголовок каждой картотеки включают в опись.

Прием каждого дела производят поединично в присутствии работника структурного подразделения. Напротив описательной статьи каждого дела в обоих экземплярах  описи делают отметку о наличии  дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают  количество фактически принятых в архив  дел, номера отсутствующих дел, дату приема-передачи дел. Там же сотрудники архива и лицо, передающее дела, ставят свои подписи.

При передаче особо ценных дел проверяют  количество листов в делах (т.е. дела принимают полистно).

Порядок работы с делами, законченными делопроизводством (их оформление, порядок  оперативного хранения в структурных  подразделениях до передачи в архив  и т.д.), записывают в нормативном  документе -положении об архиве, или  в положении о службе документационного  обеспечения управления организации, а также в инструкции по организации  делопроизводства в организации.