Оперативное хранение документов. Оформление дел для передачи их на архивное хранение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оперативное хранение документов. Оформление дел  для передачи их на архивное хранение.

1. Организация хранения документов в делопроизводстве.
1. Номенклатура дел предприятия, ее назначение.
2. Виды номенклатур дел.
3. Основные требования к составлению номенклатур дел организации.
4. Правила заполнения.
5. Порядок утверждения номенклатуры дел предприятия.
6. Формирование дел.
7. Оперативное хранение документов.
2. Экспертиза ценности документов предприятия.
1. Задачи экспертизы.
2. Принципы и критерии ценности документов.
3. Оформление результатов экспертизы ценности документов на предприятии.
4. Оформление результатов экспертизы ценности документов на предприятии.
3. Подготовка документов к передаче в архив организации.
1. Оформление дел.
2. Порядок передачи дел в архив организации.
4. Список используемой литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация хранения документов в делопроизводстве.

1. Номенклатура дел предприятия, ее назначение.

Номенклатура  дел — это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке. 

Документы, посвященные определенному  вопросу или участку деятельности организации, после исполнения группируются в дело.  
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с документами. Номенклатура дел необходима для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно. 

Номенклатуру дел подготавливает структурное подразделение. При  этом ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или на секретариат (секретаря). 

2. Виды номенклатур дел

Составляются  номенклатуры дел следующих видов: конкретные, типовые и примерные.    

Конкретная номенклатура дел - это  систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению  в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году. 

Типовая номенклатура дел устанавливает  типовой состав дел, заводимых в  делопроизводстве определенной категории  организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом. 

Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел, заводимых  в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с  указанием их индексов и носит  рекомендательный характер.  

 

3. Основные требования к составлению номенклатур дел организации

Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной  номенклатуры дел должна иметь конкретную номенклатуру дел.  
     Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.  
     Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.  
     При составлении номенклатур дел организации следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями Главархива  об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел организации за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочными картотеками. 

 

4.  Правила заполнения

Структура номенклатуры дел  кадровой службы состоит из пяти основных разделов:

Порядок заполнения раздела № 1- Индекс дела. В этой графе указываются индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 03-09, где 03 - код кадровой службы по штатному расписанию, 09 - порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группа цифр индекса разделяется при написании дефисом. Индексация дел позволяет упорядочивать процесс хранения документов. Индексы дел переносятся из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив - на обложку дела.

Порядок заполнения раздела № 2 - Заголовок дела (тома, части). Указываются заголовки дел. Заголовки следует располагать в определенной последовательности, которая зависит от важности документов, входящих в состав дела. Следует придерживаться принципа иерархии при систематизации заголовков дел, согласно организационной структуре предприятия. Вначале перечисляются заголовки дел, содержащих организационную документацию, такие как Положение об отделе кадров, Правила трудового распорядка, должностные инструкции сотрудников и коллективный договор. Потом указываются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию (например, приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках). Далее необходимо перечислить заголовки дел с учетной и справочной документацией (например, штатное расписание, личные карточки, графики отпусков, журналы учета сотрудников, направляемых в командировки, и т. д.). Завершить перечень следует официальной внутренней перепиской (докладные, объяснительные записки, представления).

Порядок заполнения раздела № 3 - Количество дел (томов, частей). Указывают количество дел (томов конкретного дела). Толщина дела не должна превышать 4 см, что составляет примерно 250 листов. Если листов получилось больше, то дело делят на части (тома). Их точное количество становится известным только по окончании делопроизводственного (т.е. календарного) года, и эта графа заполняется в конце текущего года.

Порядок заполнения раздела № 4 – Срок хранения дела (тома, части). Указывается срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.. Номенклатура дел должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год. Самостоятельным делом в номенклатуре будет каждый журнал или книга учета, которая ведется в кадровой службе.

Порядок заполнения раздела № 5 - Примечание. Указываются примечания, которые могут быть представлены в виде отметок о заведении или переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п. Например, примечание может выглядеть так: Дело заведено 18.03.09 , Подлинники документов хранятся в общем отделе и т. п. Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры.

 

5. Порядок утверждения номенклатуры дел предприятия.

• визируется ответственным за архив организации,

• подписывается руководителем службы делопроизводства,
• согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
• направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
• утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).
• Номенклатура дел организации печатается. При этом ее первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация. 

Утвержденный экземпляр  номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения и общественные организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. 

 

6. Формирование дел

Формированием дела называется группирование исполненных документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование начинается с начала календарного года, когда  на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел  состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

После того как документы  исполнены, они помещаются в соответствующие  дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с  момента появления в нем первого  исполненного документа.

Правильное распределение  документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

Документы систематизируются  в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях".

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

•  в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

• каждый  документ,   помещенный  в  дело,  должен  быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов  и других  нормативных актов.  Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

• в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п.

• документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

• в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования.

• документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

 

7. Оперативное хранение

Оперативное хранение документов - хранение документов, в задачи которого входит мониторинг сроков хранения документов и их своевременное уничтожение. Оперативное хранение документов осуществляется обычно в тех организациях, где  документы в большом количестве всегда должны быть под рукой.