Обработка личного дела для последующего хранения

     Форма обложки личного дела отличается от формы обложки дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, установленной Примерной инструкцией  по делопроизводству и Основными  правилами работы архивов организаций, конкретизацией вида дела (Личное дело), указанием индекса дела не по номенклатуре дел (все личные дела включаются в  номенклатуру дел организации под  одним индексом), а отдельным журналом (книгой) учета личных дел, указанием  в качестве заголовка дела фамилии, имени и отчества работника, на которого заведено личное дело.

     При этом следует помнить, что если в  период формирования и ведения личного  дела название организации или структурного подразделения изменялось, то на обложке  дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки. Аналогичным образом при изменении фамилии работника после оформления личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

     Пунктами 19 и 20 Инструкции установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел. Для учета и обеспечения  сохранности личных дел ведется  журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в Инструкции. При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы: «№ личного дела»; «Фамилия, имя, отчество работника»; «Дата постановки на учет»; «Отметка о снятии с учета».

     Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный  при постановке на учет, т.е. при регистрации  в журнале (книге).

     Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в  журнале (книге) учета личных дел. Регистрация  личного дела должна осуществляться в день включения в него копии  приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). 
 

     3.2 Подготовка личных  дел к передаче  в архив организации 
 

     Согласно  п.23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел  работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 , личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи.

     Необходимость передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных  органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и  делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, а  также Основных правил работы архивов  центральных и местных органов  государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий, утвержденных решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5.

     В соответствии с этими нормативными правовыми актами передаче в архив  подлежат все дела, возникшие в  делопроизводстве организации, срок хранения которых превышает 10 лет. Для личных дел работников ст.216 Перечня типовых  документов органов государственной  власти и управления, организаций  по оперативному и статистическому  учету и отчетности, электронным  информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции РБ от 14.12.2006 № 82, установлен 75-летний срок хранения.

     Пунктом 24 Инструкции определено, что оформление личных дел при передаче в архив  осуществляется согласно требованиям  законодательствам. К актам законодательства, регламентирующим соответствующие вопросы, относятся указанные выше Примерная инструкция по делопроизводству и Основные правила работы архивов организаций. Исходя из требований нормативных документов дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив организации предполагает их полное оформление, в отличие от частичного оформления, которому подвергаются все дела при их заведении в делопроизводстве.

     Подготовку  дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых  эти дела были сформированы. Следовательно, оформление личных дел должно быть осуществлено силами кадровой службы организации (специалистом по кадрам).

     Оформление  дел осуществляется в году, следующим  за делопроизводственным. Например, дела, завершенные делопроизводством  в 2011 г. (т.е. личные дела работников, уволенных в 2011 г.), должны быть оформлены и подготовлены к передаче в архив в течение 2012 г.

     Согласно  установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую  обложку из картона на четыре прокола  или переплетены с учетом возможности  свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические  скрепления (сколки, скрепки, булавки  и т.п.) должны быть из дел удалены.

     Личные  дела подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие  этапы:

1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номером) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).
2. Нумерация листов в деле. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развёрнутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты, а затем очередным номером – каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставиться новый номер.
3. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патетные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок её составления регламентируются основными правилами работы архивов организаций. во внутренней описи содержатся сведения о датах  и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в её конце составляются итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в неё документов дела и количестве листов самой внутренней описи.
4. Составление заверительной записи. В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись (лист-заверитель дела), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Заверительная надпись разборчиво подписывается  составившим ее работником с отражением его должности и даты составления  надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная  надпись, а старая заверительная  надпись зачеркивается.

     Литерные  и пропущенные номера указываются  в заверительной надписи в  том случае, когда в процессе нумерации  листов были допущены ошибки либо из личного  дела были изъяты и не возвращены обратно  документы. Отметка о наличии  литерных и пропущенных номеров  позволяет избежать процедуры перенумерации  листов дела и значительно сэкономить рабочее время. Например, если между  листами под номерами «14» и  «15» был пропущен лист, то он нумеруется как лист «14а». Таким же образом  следует устранять ошибку, если два  листа в процессе нумерации были обозначены одним и тем же номером.

     Несоответствие  нумерации листов личного дела может  быть обнаружено при подготовке дела к передаче в архив, поскольку  на этом этапе работы с личными  делами должен быть осуществлен полистный  просмотр дела, названия документов, включенных в дело, и номера их листов должны быть сверены с информацией, указанной во внутренней описи.

5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

     Таким образом, личные дела работников после  окончания их ведения должны передаваться в архив организации. Датой окончания  ведения личного дела является дата приказа об увольнении (освобождении от занимаемой должности). Именно поэтому  п.23 Инструкции установлено, что передаче в архив подлежат личные дела уволенных  работников. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
 

     Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации  работы по формированию, оформлению и  хранению дел, являются «основные правила  работы архивов организаций», «Государственная система документационного обеспеченья  управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органов исполнительной власти».

     Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен на основании  указанных нормативных актов  в инструкции по делопроизводству конкретного  учреждения, фирмы с указанием  специфики (Если она есть) формирования отдельных категорий дел. этой инструкцией  должны руководствоваться работники  учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

     Хранение  и учет личных дел организуются с  целью быстрого и безошибочного  поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

     Передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий, утвержденных решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5.