Обработка личного дела для последующего хранения

     Формирование  личного дела производится непосредственно  после приема (перевода) работника  на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с  законодательством может устанавливаться  материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией  о порядке обращения с личными  делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в  период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

• личный листок по учету кадров или анкета;
• дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
• автобиография;
• копии документа об образовании;
• трудовой договор (второй экземпляр);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
• характеристики (рекомендательные письма);
• заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
• выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
• выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

     Наряду  с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические  виды документов:

список  научных трудов и изобретений; выписка  из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и  преподавателей вузов, участвующих  в конкурсном замещении вакантных  должностей);

выписка из протокола собрания трудового  коллектива (для руководителей, которые  избираются на должность трудовым коллективом) и др.

       В дальнейшем в личное дело  включаются документы:

• подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);
• характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

     Все поступающие в личное дело документы  должны располагаться в хронологическом  порядке.

     Основу  личного дела составляют «Личный  листок по учету кадров» и «Дополнение  к личному листку». Первый из них  представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и  др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу.

     При его заполнении используются следующие  документы:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
• документы об имеющихся изобретениях.

     На  все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

     Сведения  обо всех изменениях, происшедших  после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

     Дополнение  к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет  табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету  кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния  личных дел.

     Наряду  с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию – документ, содержащий краткое описание в хронологической  последовательности основных этапов жизни  и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

     В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или  специальные шкафы, в которых  личные дела располагаются по порядку  номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с  требованиями архивных органов и  хранятся в архиве по алфавиту фамилий  работавших.

     С целью обеспечения надлежащей сохранности  личного дела и удобства в обращении  с ним при формировании документы  помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в  отдельную папку.

     Помимо  перечисленных, в личное дело могут  помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении  сотрудником конкурса на замещение  вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме  того, в личное дело помещаются (но при  этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и  т.п.

     При формировании личного дела, кроме  того, производится его первичное  оформление. С этой целью:

• личному делу присваивается учетный номер;
• производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;
• в личное дело вкладывается внутренняя опись.

     Необходимо  иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается  при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные  законодательством. 
 

     2.2 Технологическая  цепочка процесса  формирования личного  дела 

     Технологическая цепочка включает в себя:

• Внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;
• Подготовка обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке папки;
• Подшивка в папку чистых листов внутренне описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольный карточки выдачи личного дела;
• Получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;
• Систематизация полученных документов, внесение во внутреннею опись документа сведений о помещаемых в личное дело документов;
• Валовая нумерация листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;
• Подшивка документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверка правильности нумерации листов;
• Помещение личного дела в закрывающий шкаф для хранения;
• Дополнение, по мере получения документов, личного дела;
• Систематизация документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;
• Внесение очередных записей во внутреннею опись документов личного дела, подшивка документов в личное дело, проверка правильность нумерации листов;
• Ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учёту кадров;
• Выдача личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись контрольной карточке дела; при возвращение дела – проверка наличия и целостности документов;
• Ознакомление в помещение кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системы доступа к личным делам;
• Внесение отметки об ознакомлении дополнения к личному листку по учёту кадров; заверенье отметки росписями сотрудника, ответственного за ведения личных дел, и ознакомившегося с личным делом лица;
• Закрытие личного дела: проверка наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровка комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;
• Сдача личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инверторного учета личных дел;
• Регистрация личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;
• Внесение архивного номера личного дела в журнал инверторного учета личных дел кадровой службы.

     2.3 Хранение и учет личного дела работника 
 

     Хранение  личных дел работников должно вестись  в отделе кадров. Обычно, отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве компании либо в территориальном архиве.

     Личные  дела включаются в номенклатуру дел  кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием  сроков хранения. В соответствии с  Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

     Личные  дела хранятся в кадровой службе (в  приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда  как личные дела уволенных сотрудников  передаются установленным порядком на хранение в архив организации  или в территориальный архив.

     Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в  вертикальном положении, корешками  наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные  описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные  лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном  журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

       1  по порядку номеров;

       2   в прямом алфавитном порядке;

       3   по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов – по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

     В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов – алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному  в наряд, предшествует чистый лист с  фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также  группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная  опись включенных в него личных дел. В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником. 

     Таким образом формирование дела определяется как «Группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел»². Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в личное дело обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и хранению дел. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3 ОБРАБОТКА ЛИЧНЫХ ДЕЛ ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕГО ХРАНЕНИЯ 

     3.1 Оформление обложки личного дела 
 

     При заведении личного дела на его  обложку выносятся:

     - наименование вышестоящей организации  — указывается полное наименование  в именительном падеже в соответствии  с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация  имеет официально принятое сокращенное  наименование, то оно указывается  после полного; 

     - наименование организации — указывается  полное наименование в именительном  падеже в соответствии с уставом  (положением) организации; если организация  имеет официально принятое сокращенное  наименование, то оно указывается  после полного; _ 

     - наименование структурного подразделения  — в именительном падеже указывается  полное наименование структурного  подразделения, в котором заведено  и ведется дело;

     - индекс (номер) личного дела —  указывается по журналу (книге)  учета личных дел;

     - заголовок личного дела — указываются  фамилия, имя, отчество работника  в именительном падеже.

     Кроме того, на обложке частично оформляются  следующие реквизиты:

• «Дата дела или крайние даты документов, входящих в дело» (Начато:_____ и Окончено:____)2;
• «Количество листов в деле» (На ______ листах);
• «Срок хранения дела» (Хранить _____).

     Эти реквизиты полностью оформляются  при подготовке личного дела к  передаче в архив организации  после увольнения работника.