Обработка личного дела для последующего хранения

СОДЕРЖАНИЕ

Введение                                                                                                          3

Глава 1 Понятие и ведение «личного дела»                                                 4

     1.1Понятие и состав личного дела                                                4

     1.2 Процедура ведения личного дела                                              6

Глава 2 Формирование и хранение личных дел                                       8

     2.1. Формирование личного дела                                                      8

     2.2. Технологическая цепочка формирования                                10

     2.3. Хранение личных дел                                                                12

Глава 3 Обработка  личного дела для последующего хранения               14

     3.1. Оформление обложки личного дела                                          14

     3.2. Подготовка личных дел к передаче  в архив                             15                    

Заключение                                                                                                   19

Список  использованных источников                                                         20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 
 

     В каждой организации есть свой архив, в котором хранятся ценные документы данной организации.

     Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

     Порядок ведения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел  работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2.

     Первоначально в личное дело включаются документы, фиксирующие процесс поступления  на работу, а затем все документы, возникающие в период работы, в  хронологической последовательности.

     Личное  дело работника формируется после  заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Инструкцией  установлен перечень документов, которые  должны быть включены в личное дело работника.

     Хранение  и учет личных дел организуются с  целью быстрого и безошибочного  поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим  заголовком «Личные дела» с указанием  сроков хранения.

     Актуальность  настоящей работы является возможность  дать кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о  работнике.

     Целью данной курсовой работы является ведения  личных дел работников, оформление, хранение и учет документации, согласно, трудовому законодательству и нормативным  актам.

     Задачи:

• охарактеризовать понятие «личное дело»;
• определить правила составления и оформления личного дела;
• изучить ведение и хранение личных дел.

 
 
 
 

     Глава 1 ПОНЯТИЕ И ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ 

     1.1 Понятия и состав личного дела 
 

     Личное  дело ¹— это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

     Трудовое  законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного  дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

     Личное  дело оформляется после издания  приказа о приеме на работу.

     Как правило, личные дела ведутся на руководящих  работников, специалистов, материально  ответственных лиц. При этом не имеет  значения, работает работник в данной организации по основному месту  работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

     На  работников, в отношении которых  при приеме на работу не предъявляются  требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или  специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как  правило, не оформляются.

     Вопрос  о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и  решение о том, в каких случаях  заводить личные дела на работников, принимается  самой организацией и регулируется локальными нормативными актами(например, Инструкцией по кадровому делопроизводству).

     Состав  личного дела определяется локальным  нормативным актами организации.

     Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

        • внутренняя опись  документов дела;

        • анкета или личный листок по учету кадров;

        • дополнение к личному  листку по учету кадров;

        • автобиография (резюме);

        • копия документа  об образовании, копия трудового  договора;

        • копия приказа  о приеме на работу;

        • копии приказов о переводе;

        • документы, подтверждающие изменения анкетно - биографических данных;

        • аттестационные документы;

        • представления  к переводам;

        • копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника  взысканиях;

        • другие характеризующие  работника документы.

     Состав  документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит  от того, на какую должность принимается  работник, в каком конкретно подразделении  он будет работать, какова специфика  его трудовой деятельности и т.п.

       Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии – документы, характеризующие  трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

       В завершение личного дела подшивается  копия заявление работника об увольнении по собственному желанию  либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия  приказа об увольнении.

       Личные  дела учитываются как документы  «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы:

        - порядковый номер  дела;

        - фамилия, имя,  отчество работника;

        - дата постановки  дела на учет и дата снятия  с учета.

     После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется  для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения  личного дела нового работника.

     Личные  дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.

     При работе с личным делом, выданным для  ознакомления, запрещается производить  какие-либо исправления в ранее  сделанных записях, вносить в  него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы  или помещать в него новые и  разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

     При извлечении каких-либо документов из личного  дела по указанию руководителя предприятия  во внутренней описи делается соответствующая  запись.

     В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных  работников хранятся в архиве.

     Исключением является оформление приема на работу государственных служащих, на которых  в обязательном порядке заводятся  личные дела (Федеральный закон от 27.07.04 №79 –ФЗ «О государственной  гражданской службе Российской Федерации».

     Состав  личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 №609 «Об  утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации  и ведении его личного дела». 
 

2.   Процедура ведения личного дела работника

 
 

     Ведение личного дела работника осуществляется на протяжении всего времени нахождения сотрудника на должности в компании. Ведение личного дела означает:

       • внесение записей в графы и  разделы личного дела;

       • добавление документов;

       • изъятие документов, надобность в  которых больше отсутствует;

       • периодический учет входящих в личное дело документов;

     Внесение  записей в документы личного  дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые  детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих  записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или  шариковой ручкой черного, синего или  фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

     Для ускорения процесса оформления записей  в документах личного дела допускается  использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются  в хронологической последовательности.

     Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении  в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением  подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях  с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые  к личному делу. 

     Таким образом личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2 ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ 

     2.1 Формирование личных дел работников 
 

     Формирование  личного дела производится с целью  упорядоченной группировки документированной  информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается  на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее  персональную ответственность за обеспечение  надлежащего обращения с этими  документами.