Нормативно-методическая база делопроизводства

     На  этапах исполнения и завершения работ  с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

• передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);
• контроль исполнения документа;
• исполнение документа;
• проставление отметки об исполнении;
• подшивка исполненного документа в дело.

     Завершающими  стадиями работы с внутренними документами  являются: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства более трехлетнего срока или могут быть переданы в архив, или уничтожены.

     Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел, одним из разделов которой является номенклатура дел кадровой службы.

     Номенклатура  дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной > системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

     Номенклатура  дел составляется по установленной  и   включает   реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).

    Номенклатура  дел кадровой службы является выпиской из номенклатуры дел предприятия, подписывается руководителем этой службы и не содержит грифа утверждения.

    Содержательная  часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5-ти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей) и N статьи по перечню, примечания.

    В графе 1 таблицы номенклатуры дел  указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

• индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
• порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

    В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

    Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью  документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

      Название  вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности за 2006 год. Копии».

     Дела  по вопросам, не разрешенным в течение  одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел  следующего года с тем же индексом.

     В номенклатуру дел также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

     Графа 3 «Количество томов» заполняется  по окончании календарного года. В  графе 4 «Срок хранения и номер  статьи по перечню» указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные  номенклатуры дел. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел о месте хранения подлинников. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.

     При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

     По  окончании календарного года сведения о заведенных в кадровой службе делах вносятся в итоговую запись о количестве заведенных в организации дел по всем структурным подразделениям в целом.

     При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по вопросам текучести кадров (сводки, аналитические справки, докладные записки)».

     Авторский Признак предполагает группировку в дела документов  одного  автора. Для     группировки     переписки     используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и   раскрывается   содержание   вопроса. Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Группировка   документов   за   какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому Признаку. Планово-отчетные документы группируются в дела  по номинальному,  авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

     Дела  формируются в соответствии с  номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

     При формировании дел необходимо соблюдать  следующие требования: документы  постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные документы - от их проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

     Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

     В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих  дел, не закрывающихся по окончании  календарного года (например, личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы сотрудника на предприятии).

     Дело  должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.

     Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления  присоединяются к документам, к которым они относятся.

     Документы, помещенные в дело, должны иметь  подписи, дату, индекс, копии-заверительную надпись, отметку «В дело».

     Документы в деле должны располагаться в  определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

    Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

    Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

    Утвержденные  предприятием планы и отчеты по работе с кадрами группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся  по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

    Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

    Переписка группируется за календарный год  и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

     Обзоры, докладные записки, акты, справки  и другие документы группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Закрытое  акционерное общество

     Трест «БашСпецПокрытие» 
 
 

     ПРИКАЗ  

     г.Уфа                                                    № 1                           от «01» января 2007 г. 
 

     «О  проведении инвентаризации» 
 
 

     Для проведения инвентаризации по предприятию 

     ПРИКАЗЫВАЮ:  

1. Создать комиссию для проведения инвентаризации в составе:

 

Председатель  комиссии: Джулай Е.С. – главный инженер

     Члены комиссии:             Тимофеев Н.В. – начальник ХО

                                                Зотов И.А. – начальник ОМТС

                                                Иванова А.В. – бухгалтер

2. Сроки проведения инвентаризации с 01.01.2007 по 31.01.2007 года.
3. Инвентаризации подлежат все материальные ценности.
4. Акт инвентаризации предоставить на рассмотрение и утверждение не позднее 01.02.2007 года.
5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

 
 
 
 

     Генеральный директор                     ________________          С.В.  Петров  
 
 

     С приказом ознакомлен:        ____________________

                                                        ____________________

                                                        ____________________

                                                        ____________________ 
 
 

   Используемая  литература  

1. Трудовой  Кодекс РФ.
2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе/ - М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.
3. Документы. Делопроизводство. – М.: «Издательство ПРИОР», 2004