Федеральное агенство по образованию 

ГОУ ВПО

УФИМСКИЙ  финансово-экономический колледж 
 

контрольная работа № 1

 
 

По  дисциплине «ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ» 

Вариант 1 
 
 
 
 
 
 
 

                                                            Выполнил:

                                                            Студент  4 курса

                                                            Группа: 4 СД

                                                            Кеслер К.В.

                                                                                                                                           

                                                            Проверил(а):

                                                            ___________________

                                                                                                                                           

 
 
 
 
 
 

Уфа 2007

Содержание  
 

1. Нормативно-методическая база делопроизводства. Распорядительные документы. Приказ ………………………………………………………… 3
2. Оперативное хранение документов (организация хранения документов, номенклатура дел, формирование дел) …………………………………...7
3. Приказ о проведении инвентаризации……………………………………. 11

Список  используемой литературы ………………………………………………..12 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Нормативно-методическая база делопроизводства. Распорядительные документы. Приказ (по плану).

    При подготовке кадровой документации, и  прежде всего приказов по личному составу, необходимо руководствоваться статьями Кодекса законов о труде Российской Федерации в редакции от 25 сентября 1992 г. с последующими изменениями и дополнениями. Важно подчеркнуть, что КЗОТ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия и объявляется работнику под расписку; на всех работников ведутся трудовые книжки; администрация обязана выдавать работникам по их просьбе справку о работе на данном предприятии и т.д.

    Действующие подзаконные акты регламентируют работу с конкретными видами кадровых документов. Так, оформление, учет и ведение трудовых книжек работников описаны в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях в редакции от 2 августа 1985 г. (Постановление Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 2 августа 1985 г. N 252). В дальнейшем в Инструкцию вносились изменения и дополнения, касавшиеся порядка выдачи дубликата трудовой книжки, внесения сведений о работе по совместительству, изменения записей о дне увольнения при задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации, двуязычного оформления записей в трудовой книжке (постановления Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 г. N 201, от 15 августа 1990 г. N 332, от 19 октября 1990 г. N 412; постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 30 мая 1989 г. N 164).

    При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на данную систему документации - ГОСТ 6.38-90. Стандарт на оформление организационно-распорядительной документации (ОРД) устанавливает состав и правила оформления отдельных реквизитов ОРД, требования к бланкам и текстам документов, а также требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств.

    Указания  ГОСТа 6.38-90 по оформлению ОРД дополняются  рекомендациями общегосударственной  инструкции по ведению делопроизводства - Государственной системы документационного обеспечения управления, включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных ОРД.

    Помимо  нормативно-методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации специалисты-практики должны учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В Основных правилах работы ведомственных архивов¹⁸ излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.

    Важной  составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 17914-72.

    Нормативно-справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

    Законодательные акты и нормативно-методические документы  по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб организаций и предприятий всех форм собственности.

    Деятельность  любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне  зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

     организационные документы предприятия (устав, учредительный  договор, структура и штатная  численность, штатное расписание, должностные  инструкции, правила внутреннего  трудового распорядка);

     распорядительные  документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

     документы по личному' составу предприятия (приказы  по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые  счета по зарплате, трудовые книжки);

       финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

     информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, 
справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

     От  государственных и муниципальных  организаций могут поступать  на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу — нормативные документы государственных органов.

     В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые  являются основными документами  предпринимательской деятельности.

     Все перечисленные документы относятся  к организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки, регламентируемые специальными инструкциями.

     В зависимости от объективных (профиль  предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

     Часть документов ОРД, мало используемых на практике или имеющих незначительные отличия от других, не рассматривается в данной книге. Например, такие документы, как распоряжения и решения, оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит "наименование вида документа" и в тексте вместо слова "ПРИКАЗЫВАЮ" употребляются слова "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ" для распоряжений и "РЕШИЛ" или "РЕШИЛИ" для решений. Распоряжения руководства предприятия издаются, как правило, по оперативным административно-хозяйственным вопросам.

    Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания и т. п.), составляемый по производственным вопросам.

    Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.

    Приказы являются одними из наиболее важных документов предприятия.

    Приказ  — это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

    Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и  другим производственным вопросам относятся  к приказам по основной деятельности.

    Подготовка  приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта  приказа; согласование проекта; подписание руководителем.

    Проекты приказов готовятся специалистами  предприятия по поручению руководителя.

    Приказы оформляются на общем бланке предприятия  или на бланке приказа.

    Приказ  должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в  валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).

    Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).

    Приказ  должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос "о чем?", например: "О  реорганизации предприятия", "Об изменении оплаты отпусков" и т. д. Недопустимо использовать заголовки типа: "Приказ по предприятию" или "Приказ генерального директора".

     Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием я издания приказа являются:

     - нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);

     -   решения совета директоров, общих собраний акционеров;

     -   производственная необходимость.

     Констатирующую  часть приказа опускают,  если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

     Во  второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова "ПРИКАЗЫВАЮ", пишут "кому" (исполнителю или структурному подразделению), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания).

     Если  поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.

     Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если  пункт о контроле отсутствует, контроль за исполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.

     Секретарь-референт или работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия  с его содержанием. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Оперативное хранение документов (организация  хранения документов, номенклатура дел, формирование дел).

 

    Внутренние  документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях);
• регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах).