Номенклатура дел

     Индексация  структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.

     Удостоверение номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатур дел структурного подразделения приведена на рис.3.

     Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания. 

 

     В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для  заведения дополнительных, не предусмотренных  заранее дел в случае их появления¹².

     Вторая  графа – название заголовков дел.

     Каждое  дело может составлять один или несколько  томов. Это становится известно по окончании  делопроизводственного года. Поэтому  третья графа – количество дел (томов, частей) – заполняется именно тогда.

     В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного  дела и делают ссылку на Перечень (типовой  или ведомственный). Для некоторых  документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования  надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.

     В графе «Примечания» в течение  всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче ел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

     В конце года в номенклатуре заполняется  итоговая запись о категориях и количествах  заведенных и включенных в номенклатуру дел.

     В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

     После итоговой записи оформляется подпись  лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата проставления.

     Номенклатура  составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается  с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель организации если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

     Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй – в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

     Номенклатура  дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

 

      Заключение 

     От  того, насколько правильно сформирована номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована. Номенклатура дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов.

     Номенклатура  дел – это многофункциональный  документ, используемый для разных целей:

     - номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

     - каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения  документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

     - номенклатура дел используется  при построении информационно-поисковой  системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

     - номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

     - номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

     Самое главное в процессе формирования и удостоверения номенклатуры дел  — выбрать ее оптимальный состав, при котором документы можно  будет достаточно легко распределить по делам, а затем, исходя из названий дел, также легко эти документы отыскать.

 

      Список используемой литературы 

1. ГОСТ Р 511741-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. –  М.: 1998.
2. Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. – М.: Главархив, 1990.
3. Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2001
4. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
5. Кузнецова Т.В. Делопроиводство. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, изд. 3-е перераб . и доп. – 2002.
6. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001 – 299 с.
7. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 – 348 с.
8. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.
9. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.
10. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 1998, 137 с.
11. Журнал "Секретарское дело", № 34 от 05. 1999.
12. Журнал "Делопроизводство", № 24 орт 06. 2000.
13. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.
14. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.
15. Сотов М.О. Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература, 1990.
16. Документационное обеспечение управления: Формирование номенклатуры дел. Учебное пособие для вузов.//М., «НГЭиА», 2000.

 

      Приложения 

     Наименование  организации УТВЕРЖДАЮ

     НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ Наименование

       должности руководителя

       организации

     ____________ № ________ подпись Расшифровка

       подписи

     на _____________ год Дата 

 

     Наименование  должности руководителя Подпись  Расшифровка

     службы делопроизводства подписи 

     Дата

     Виза  заведующего архивом

     (лица, ответственные за архив)

     ОДОБРЕНО  СОГЛАСОВАНО

     Протокол  ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного

       учреждения

     от ______________ № ________ от ___________ № ________

     Формат  А4 (210Х297 мм) 

 

      Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в организации

 

     Наименование должности руководителя Расшифровка

     службы  делопроизводства организации Подпись  подписи

     Дата 

 

      ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ 

     Наименование  структурного

     подразделения

     НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ

     _________ № ____________

     _________________________

      (место составления)

     на ______________ год

 

     Наименование  должности руководителя

     структурного подразделения

     (общественной  организации) Подпись Расшифровка

       подписи

     Дата

     ОДОБРЕНО  СОГЛАСОВАНО

     Протокол  ЭК структурного Заведующий архивом

     подразделения (лицо,

     ответственное за архив)

     от ____________ № _________ Подпись Расшифровка

     подписи

     Дата