Номенклатура дел

     В этой графе также дают ссылки на решения ЭК. 

 

      2.2. Удостоверения  номенклатуры дел 

     Процедура формирования и удостоверения номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

     - определение круга документов для включения в номенклатуру;

     - составление заголовков (наименований) дел; 

     - разработка классификационной схемы  номенклатуры, т.е. порядка расположения  дел; 

     - определение сроков хранения  дел; 

     - определение системы индексации  и установления индексов дел;

     - оформление и удостоверение номенклатуры  дел.

     Определение круга документов для включения  в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре – охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки⁹.

     В номенклатуру должны быть внесены и  документы временно действующих  комиссий, групп, созданных для решения какой – либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

     В номенклатуру дел включаются также  документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций  для продолжения или окончания  решения вопроса; дела по вопросам, продолжающиеся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривается несколько резервных номеров.

     Не  включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

     Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

     Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так  как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентов, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

     Степень конкретизации, детализация наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

     Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например: «Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея г. Бологое», «Дело об организации довузовской подготовки в АГТУ».

     При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.

     Термин  документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например, «Документы о строительстве нового учебного корпуса Университета (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчёт, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за 1 квартал 2002 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».

     Использование термина материалы и документальные материалы не предусмотрены государственным терминологическим стандартом¹⁰.

     В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:

     если  переписка ведется с одним  корреспондентом, его указывают  в заголовке дела, например, «Переписка с фирмой «Флайт–тур» о выполнении контракта по обеспечению жителей города загранпутёвками»;

     если  в деле сгруппирована переписка  с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщённо, например: «Переписка с рекламными Агентствами региона об изготовлении и выпуске различных видов реклам»;

     если  однородные корреспонденты находятся  на одной определённой территории (край, область, регион), целесообразно в  её заголовке это отразить, например, «Переписка с юношескими спортивными  клубами городов Поволжья об участии в турнирах, олимпиадах, спартакиадах и чемпионатах».

     В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовках дела они не выносятся, а указывается  лишь вопрос, например: «Переписка об организации  международной конференции «Женщины и бизнес».

     Свои  особенности имеют заголовки  дел, содержащих распорядительную, плановую и отчётную документацию.

     При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке  указывают вид документа, автор  и год, например: «Приказы ректора  Университета по УР за 2001 г.», «Протоколы заседаний Совета директоров за 2001 г.». Заголовки дел, содержащих плановые или отчётные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность: «Годовой отчёт о научно-исследовательской деятельности Университета», отчёты об отгрузке товаров».

     В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или шифр: «Годовой отчёт  по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (по форме 10-ф)».

     Разработка  классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учёте организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых ими функций.

     В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а  также в номенклатуре дел структурного деления крупной организации  дела систематизируют по степени  их важности с учётом взаимосвязи  документов.

     Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительную документацию директивных и вышестоящих органов, затем – дела, содержащие организационную документацию, относящиеся к деятельности организации в целом (Устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагаются дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения). Затем следуют дела с плановыми и отчётными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и др. документами.

     Внутри  каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после  этого – месячные. Аналогично систематизируются  дела с отчётными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале переписка с директивными и вышестоящими органами, затем – с неподчиненными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

     При большом количестве однородных корреспондентов  дела можно размещать в алфавитном порядке наименований. Корреспондентов или географических названий, например:

     «Переписка  с вузами Астраханской области»;

     «Переписка  с вузами Волгоградской области»;

     «Переписка  с вузами Самарской области» и  т.д.

     Номенклатура  дел организации составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае разделами сводной номенклатуры дел будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства (например, канцелярия). Последние разделы – это общественные организации или органы, действующие на общественных началах.

     В организациях без структурного деления  или с нестабильной структурой разделами номенклатуры являются управленческие функции или основные направления деятельности, например, руководство, планирование, учёт, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

     Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым во всех структурных подразделениях, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

     Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело¹¹.

     Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

     Перечни документов могут быть типовыми или  ведомственными.

     Типовые перечни, разрабатываемые архивными  учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы (руководство, контроль, планирование, отчет, учет, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

     При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:

     Перечень  типовых документов, образующихся в  результате деятельности госкомитетов, ведомств, министерств и других учреждений, организаций и предприятий с  указанием сроков их хранения;

     Перечень  документов, подлежащих приему в государственные  архивы;

     Перечень  научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

     Кроме того, негосударственные коммерческие организации могут пользоваться справочным пособием «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)».

     Типовые перечни не могут охватить всю  документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии – типовыми.

     Сроки хранения документов – постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) – устанавливаются  в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

     Срок  хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом  окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством  в 2001 году, исчисляется с 1 января 2002 года.

     Индексация  дел. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам – индексы дел.

     Если  организация небольшая и не имеет  структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

     В сводной номенклатуре в индекс каждого  дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер  дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02» (02).