Номенклатура дел

     2.1.3. «Заголовок дела (тома, части)»

     В эту графу включают заголовки  дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации. Этот порядок имеет место и в общественных организациях (например, профсоюзной, добровольных обществах, подразделениях или органах, действующих на общественных началах, комиссиях, советах) и т.п. Временно действующие органы (например, ликвидационные комиссии) придерживаются того же порядка.

     Если  организация подлежит ликвидации и  в составе ее дел оказались  незавершенные делопроизводством  дела, то их необходимо включать в номенклатуру организации – правопреемника.

     В номенклатуру включают также справочные картотеки, журналы и картотеки  регистрации документов (входящих, исходящих, внутренних, с грифом «Для служебного пользования», учета печатей  и штампов и т.п.), дела с размноженными для работы копиями документов.

     Заголовки дел (в том числе картотек и  журналов), не завершенных в течение  одного года или ряда лет, являются «переходящими». Их вносят в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. При этом в графе 5 – «Примечание» делают отметку – «переходящее».

     Заголовок в обобщенной форме должен четко  отражать состав и содержание документов дела. Например:

     «Приказы  руководителя организации по основной деятельности»;

     «Документы (договоры, соглашения, планы, отчеты и  др.) об установлении производственных связей с организациями».

     Не  допускаются формулировки типа: «Исходящая переписка», «Общая переписка», «Входящие  письма», «Разное» и т.п.

     Элементы  заголовка располагают в следующей  последовательности:

     - название вида документа (приказ, протокол, план и т.п.);

     - название вида дела (переписка,  документы, журнал, картотека и  т.п.);

     - название автора документа (организации,  структурного подразделения, должностного  лица);

     название  организации, которой будет адресован  или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

     - краткое содержание документов  дела;

     название  местности, с которой связано  содержание документов дела;

     - даты (период) документов дела («План  проведения научно-исследовательских  и опытно-конструкторских работ института на 2002 год»).

     Если  разные документы по какому-либо одному вопросу связаны между собой  последовательностью делопроизводства, то заголовки на такие дела, как  правило, начинаются с термина «Дело» или «Документы»⁵.

     Термин  «Документы» применяют и в тех случаях, когда они связаны между собой процессом решения одного или нескольких взаимосвязанных вопросов.

     Личные  дела вносят в номенклатуру под общим  заголовком. Например:

     «Личные дела сотрудников, принятых на работу в 2001 году».

     В заголовках дел, содержащих распорядительные документы одной разновидности, название последней указывают во множественном числе. Название организации – автора документа записывают кратко или указывают ее общее видовое название (завод, институт, инспекция, лаборатория и т.п.). Например:

     «Приказы  директора института о приеме, перемещении и увольнении сотрудников»;

     «Приказы  директора ООО «Фармацевт» по основной деятельности».

     Если  ожидается, что дело будет состоять из нескольких томов (частей), и содержание его будет уточняться в процессе управленческой и производственной деятельности, то к нему составляют общий заголовок.

     При необходимости в заголовок дела в конце года можно вносить  дополнения и уточнения (проставить номера документов, даты, географические названия, уточнить тематику и т.п.).

     В заголовках дел, содержащих переписку, указывают название корреспондента и вопрос, по которому она ведется. Если корреспондентов несколько, то можно указать одного или двух – основных. Возможен вариант и  без указания корреспондентов. Например:

     «Переписка  с АО «Двигатель» о поставке продукции»;

     «Переписка  с АО «Двигатель» и др. предприятиями  о ремонте оборудования»;

     «Переписка  об организации совещаний, семинаров, обмене опытом и научно-технической  пропаганде».

     В делах, содержащих плановую и отчетную документацию, указывают период (месяц, квартал, год), на (за) который составлен данный документ. Например:

     «План научно-исследовательской работы института  на 1 квартал 2002 года»;

     «Отчет  о проведении научно-исследовательских работ института за 1 квартал 2002 года».

     Важным  этапом работы является систематизация заголовков дел. В настоящее время  в номенклатурах организаций  преобладает принцип систематизации дел в соответствие с утвержденной структурой организации⁶.

     Названия  разделов номенклатуры при таком построении обычно соответствуют названиям отделов, отделений, цехов, самостоятельных лабораторий, секторов, общественных организаций и т.п.

     Первый  раздел номенклатуры соответствует  подразделению документационного  обеспечения управленческой деятельности (канцелярия, секретари и т.п.), независимо от его места в структурной схеме организации, так как в данном подразделении формируется наиболее важная для организации в целом распорядительная документация (уставы, положения, протоколы, приказы и т.п.).

     В пределах подразделений заголовки  располагают в соответствии степенью важности документов и их взаимосвязью. В начале располагают дела с организационно-распорядительной документацией, затем с планово-отчетной. Заголовки, требующие систематизации по географическому, корреспондентскому и другим признакам, располагают по алфавиту географических названий, фамилий, корреспондентов и т.д.

     В организациях с небольшим объемом  документооборота или имеющих структурного деления номенклатуры строятся в соответствии содержанием управленческих функций и направлениями деятельности. Например:

     45 лет , где: 45 лет – срок хранения;

     204 «т.п.» 204 «т.п.» - номер статьи  по типовому перечню.

     Сроки хранения в типовом и ведомственном  перечнях могут быть разными на одни и те же документы⁷.

     В делопроизводстве подавляющего большинства  организаций образуется ряд документов, сроки хранения которых перечнями  не предусмотрены. В таких случаях  сроки хранения определяют в результате совместного решения государственной  архивной службы и Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) или ЭК организации. Вместо срока хранения по перечню в номенклатуре проставляют срок хранения, предусмотренный решением ЭК, а вместо номера статьи – ссылку на решение ЭК (дату и № протокола). 

     2.1.4. «Количество дел  (томов, частей)»

     Эту графу номенклатуры заполняют по окончании календарного год Она  предназначена для фиксации факта  заведения дел. Ее данные используются при составлении итоговой записи к номенклатуре о категориях и количеств дел, заведенных в определенном году в организации (рис. 2). В состав годовой записи входят сведения о категориях и количестве дел, образовавшихся в организации в течение года, в том числе по срокам хранения – постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно, «переходящих» и с отметкой «ЭПК»). Службы делопроизводства и архивы используй эти данные для определения состава и объемов образующихся ежегодно дел что позволяет планировать мероприятия по совершенствованию работы с документами, определять объемы дел разных категорий, а следовательно, перспективы использования и расширения архивных площадей и т.п.

     Периодически  эти сведения вносят в "Паспорт  архива учреждения, организации, предприятия" по состоянию на 1 января следующего года. Паспортизация архивов проводится под методическим руководством местных архивных учреждений России.

     Федеральная Архивная Служба Российской Федерации  обобщает и анализирует данные, представляемые архивными учреждениями России, для  совершенствования работы по развитию архивного дела в стране.

 

      2.1.5. «Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню»

     В этой графе указывают срок хранения дела и номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

     В настоящее время основным нормативным  пособием при определении сроков хранения документов в процессе составления номенклатур и отборе документов на государственное хранение и к уничтожению является "Типовой перечень". Его полное название - "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения"

     Перечень  содержит сведения по срокам хранения типовых документов, образующихся при  документировании управленческой, научно-технической  и производственной деятельности, в большинстве организаций.

     Действующим ныне является также ряд ведомственных  перечней, разработанных в 1970-1980 годах  большинством министерств и ведомств на основе типовых общегосударственных  перечней. Например:

     "Перечень  документов со сроками хранения Министерства связи РФ, министерств связи союзных республик и подведомственных им организаций и предприятий связи"

     Ведомственные перечни дополняют и конкретизируют состав документов для определенных отраслей, устанавливают сроки хранения специфических, свойственных конкретной отрасли, документов.

     При определении сроков хранения документов и дел целесообразно использовать типовой и ведомственный (при  его наличии) перечни. При этом за основу в каждом конкретном случае принимают один из перечней (как правило, ведомственный).

     На  первом листе номенклатуры к наименованию графы 4 дают ссылку 1 на полное название и исходные данные перечней, используемых в номенклатуре. Напротив дел, статьи к которым используют выборочно, в графе 4, рядом с номером статьи по перечню, проставляют условное обозначение перечня, статьи которого используют выборочно⁸. Например:

     5 лет__________

     протокол  ЭК

     от 06.04.2002 № 1

     Как показывает практика работы по экспертизе ценности документов, сроки хранения отдельных категорий документов (в частности, финансовой, первичной отчетно-бухгалтерской документации) за последнее десятилетие значительно возросли. Об этом свидетельствует ряд совместных решений, принятых государственной архивной службой и государственной налоговой инспекцией России.

     При определении сроков хранения подобной документации организациям необходимо руководствоваться распоряжениями вышестоящих органов. В таких  случаях в графе 4 следует давать ссылку на соответствующий распорядительный документ, в котором зафиксирован срок хранения документов данной группы.

     В графу 5 вносят сведения о «переходящих»  делах, об утрате, об уничтожении дел, о передаче дел в другие структурные подразделения или организации. В данной графе при необходимости можно указывать фамилии, ответственных за формирование и ведение какой-либо группы или отдельно взятого дела, проставлять отметки о заведении дел, о включении новых дел, о переносе информации по документам, содержащимися в деле, на машинные носители и т.д.