Номенклатура дел организации. Виды номенклатур и их особенности

Номенклатура  дел организации оформляется  на общем бланке. Подписывает  номенклатуру дел руководитель службы делопроизводства. На документе оформляются: виза руководителя архива организации или лица, ответственного за архив; гриф согласования с экспертной комиссией организации (если она образована); гриф согласования с архивным учреждением (если организация сдает документы в государственный или муниципальный архив и является источником их комплектования).

Обычно  согласование оформляется протоколом заседания ЭПК архивного учреждения. Процедура согласования номенклатуры дел с архивным учреждением проводится не реже 1 раза в 5 лет и осуществляется в обязательном порядке при коренном изменении структуры, направлений  деятельности и функций организации, когда приходится разрабатывать  новую номенклатуру дел.

³ «Основные правила работы архивов организаций» .URL.:http://www. infosait.ru›norma_doc/44/44229/index.htm (дата обращения: 09.02.2013)

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем  организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись.   (Прил. 3).Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются в службу ДОУ организации и архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

          Номенклатура дел оформляется в государственных органах и муниципальных учреждениях в четырех экземплярах, в негосударственных - в трех. 1-й экземпляр хранится в службе делопроизводства, 2-й передается в государственный или муниципальных архив, с ЭПК которого согласовывалась номенклатура дел. 3-й экземпляр хранится в архиве организации или у лица, ответственного за архив, а 4-й является рабочим экземпляром.

Сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации (грифом утверждения или приказом) и регистрируется в общем потоке организационных или распорядительных документов. После ее утверждения служба делопроизводства направляет в структурные подразделения в виде выписок соответствующие разделы номенклатуры дел в качестве обязательного плана формирования дел в следующем году.

Номенклатура дел закрепляет систематизацию дел и документов в делах в  соответствии с определенной классификационной  схемой, которая разрабатывается  в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки. Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел, могут быть непосредственно  использованы как основа в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров. На основе хорошо составленной номенклатуры дел  могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации. Номенклатура дел является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение примерно 5 лет).

На практике номенклатура дел рассматривается, прежде всего как учетный документ, поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения. По номенклатуре дел могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Номенклатура дел является обязательным для составления документом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях, документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы.

В негосударственных организациях номенклатура дел  разрабатывается  в момент создания организации  или  по итогам сделки слияния и поглощения, когда образуется новое юридическое  лицо.

 

 

 

 

 

2. Приведите образец  договора

Согласно  Трудовому Кодексу России, трудовой договор представляет собою соглашение между двумя сторонами — работодателем и наемным работником, согласно которому первый обязуется обеспечить нормальные условия труда и выплачивать заработную плату, а второй в свою очередь обязуется выполнить порученную ему работу. Трудовые договора являются соглашениями между работниками и работодателями, где у обеих сторон есть взаимные обязанности и права.

Бланк трудового  договора обязательно должен иметь  такие реквизиты:

• имя, отчество и фамилию работника;

• данные о работодателе, заключившем трудовой договор;

• наименование должности и обязанности работника;

• обязанности работодателя;

• ИНН работодателя;

• условия труда;

• документы, удостоверяющие личность работодателя и работника;

• дату и место составления договора, подписи сторон.

Общие обязанности  сторон по договору приведены в статье 56 ТК РФ, а обязательный перечень данных, необходимых к отражению в трудовом договоре — статье 57 ТК РФ. Образец трудового договора между обеими сторонами заключается исключительно в письменной форме в двух одинаковых экземплярах по одному для каждой стороны, к этому обязывает 67 статья ТК РФ.

Договор вступает в законную силу только после его подписания обеими сторонами или со дня, когда работник фактически приступает к выполнению своих обязанностей. Форма бланков трудовых договоров не является унифицированной, и может разрабатываться каждой компанией отдельно, согласно специфике своей деятельности. Все изменения в условия договора вносятся с согласия обеих сторон в письменном виде, в виде дополнения к договору.

Трудовые  договора могут заключаться на:  
• неопределенный период времени;  
• период не больше 5-ти  (срочный трудовой договор)

Трудовой  договор может быть прекращен  в таких случаях: обоюдного согласия между сторонами или невыполнения одной из них, условий договора. Понятие «расторжение трудового договора» под собой понимает его прекращение по желанию одной из сторон. Работодатель не может уволить работника, когда такой находится в отпуске или временно нетрудоспособен, за исключением нескольких случаев, предусмотренных трудовым законодательством. Основные моменты, по которым осуществляется прекращение и расторжение договоров, предусмотрены в 13 главе ТК РФ.

 

 

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № ____

 

г. ____________               «___»_________  ____ г.

 

Общество с ограниченной ответственностью «________________» (далее  – работодатель), в лице генерального директора _________________________, действующего на основании Устава, и _________________________________ (далее – работник), заключили  настоящий договор о нижеследующем.

 

1. Работник принимается на работу (наименование структурного подразделения) 
по профессии (должности) (полное наименование профессии, должности)

2. Дата начала работы – ____ __________________ 20__ года.

3. Настоящий договор является  договором по основному месту  работы на неопределенный срок.

4. Работник принят с  испытательным сроком продолжительностью  три месяца.

5. Срок действия договора. Начало работы ________________________ 
        6.Права и обязанности сторон.

 Работник имеет право  на:

заключение, изменение и  расторжение трудового договора в порядке и на условиях, которые  установлены Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;

предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

рабочее место, соответствующее  условиям, предусмотренным государственными стандартами организации и безопасности труда;

своевременную и в полном объеме выплату заработной платы  в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и  качеством выполненной работы;

отдых, обеспечиваемый установлением  нормальной продолжительности рабочего времени, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных  дней, оплачиваемых ежегодных отпусков;

полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях  охраны труда на рабочем месте;

защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов  всеми не запрещенными законом способами;

возмещение вреда, причиненного работнику в связи с исполнением  им трудовых обязанностей, и компенсацию  морального вреда в порядке, установленном  Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;

обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных  федеральными законами;

полную информацию о своих  персональных данных и обработке  этих данных;

свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая  право на получение копий любой  записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

доступ к относящимся  к ним медицинским данным с  помощью медицинского специалиста  по их выбору;

требование об исключении или исправлении неверных или  неполных персональных данных, а также  данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право  заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим  обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку  зрения;

требование об извещении  работодателем всех лиц, которым  ранее были сообщены неверные или  неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них  исключениях, исправлениях или дополнениях;

обжалование в суд любых  неправомерных действий или бездействия  работодателя при обработке и  защите его персональных данных.

 Работник обязан:

добросовестно исполнять  свои трудовые обязанности, возложенные  на него настоящим договором и  должностной инструкцией;

соблюдать правила внутреннего  трудового распорядка;

соблюдать трудовую дисциплину;

выполнять установленные  нормы труда;

соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;

бережно относиться к имуществу  работодателя и других работников;

незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности  имущества работодателя;

не разглашать охраняемую законом коммерческую, служебную  и иную тайну, ставшую ему известной  в связи с исполнением своих  трудовых обязанностей.

 Работник должен выполнять  следующие обязанности: _____________  
(Указываются основные характеристики работы и требования к уровню их выполнения по объему работ, качеству обслуживания, уровню выполнения норм и нормированных заданий, соблюдению правил по охране труда, выполнению смежных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости).  
       Работодатель имеет право:

заключать, изменять и расторгать трудовой договор в порядке и  на условиях, которые установлены  Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;

поощрять работника за добросовестный эффективный труд;

требовать от работника исполнения им трудовых обязанностей и бережного  отношения к имуществу работодателя и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка;

привлекать работника  к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном  Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;

по заявлению работника  разрешить ему работу по другому  трудовому договору в этой же организации  по иной профессии, специальности или  должности за пределами нормальной продолжительности рабочего времени  в порядке внутреннего совместительства.

 Работодатель обязан:

соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные  нормативные акты, условия коллективного  договора, соглашений и трудового  договора;

предоставлять работнику  работу, обусловленную трудовым договором;

обеспечивать безопасность труда и условия, отвечающие требованиям  охраны и гигиены труда;

обеспечивать работника  оборудованием, инструментами, технической  документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей;

выплачивать в полном размере  причитающуюся работнику заработную плату в сроки, установленные  Трудовым кодексом Российской Федерации, правилами внутреннего трудового  распорядка организации, трудовым договором;

осуществлять обязательное социальное страхование работника  в порядке, установленном федеральными законами;