Номенклатура дел организации. Виды номенклатур и их особенности

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………3

1. Номенклатура дел организации. Виды номенклатур и их особенности……………………………………………………………………..4

2. Приведите  образец договора……………………………………………….13

Заключение………………………………………………………………………20

Список использованной литературы………………………………………….21

Приложения……………………………………………………………………..22 

Введение

 

Совершенствование работы управленческого  аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования  и хранения документов, в том числе  и от систематизации и классификации  документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов.   Классификация документов имеет  большое значение не только для оперативной  работы в организациях, но и для  последующего хранения и использования  документов в архивах.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.  Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку. Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел должна быть необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Целью работы является изучение сущности и значения номенклатуры дел. Для этого необходимо решить следующие задачи: рассмотреть  виды номенклатур и их особенности; раскрыть назначение номенклатуры дел.

В практической части будет рассмотрен образец договора между работодателем  и работником.

 

 

 

 

1. Номенклатура дел организации.  Виды номенклатур и их особенности

 

    Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке¹.

    В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen - имя, название, наименование. Цель создания номенклатуры дел - закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности  в дела с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа.

Если названиями разделов номенклатуры дел  являются названия структурных  подразделений организации, то она  представляет собой классификационный  справочник структурного типа. Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию. В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности

¹ Данное определение термина закреплено государственным стандартом ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". п.75

организации. Функции, выполняемые  организацией, закрепляются в качестве названий разделов  номенклатуры дел функционального типа.

 

Рис. 1 Примеры фрагментов главных таблиц номенклатуры дел как классификатора 

    Различают три вида номенклатур дел: индивидуальная номенклатура дел конкретной организации, типовая и примерная.

     Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга  — это номенклатуры дел структурных подразделений, которые отражают документы этих подразделений. (Прил.1)Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных (унифицированных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

   В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов.²Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер.

  Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел (с указанием их примерных индексов), заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного  обеспечения управления организаций. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. Ее обязательно  согласовывают с архивными учреждениями. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений.

При составлении номенклатуры дел  руководствуются учредительными документами  организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями  документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

² «Основные правила работы архивов организаций» .URL.:http://www. infosait.ru›norma_doc/44/44229/index.htm (дата обращения: 09.02.2013)

 

Основными нормативно-методическими  документами, которыми следует руководствоваться  при разработке номенклатуры дел, являются: Основные правила работы архивов организаций; Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.07.2007 № 1182; далее - Перечень типовых архивных НТД); Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень типовых управленческих архивных документов).

Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф. (Прил.2)

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

           Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.

           Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

• название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
• название адресата или корреспондента;
• краткое содержание документов дела;
• название местности, с которым связано содержание документов;
• даты (период), к которым относится содержание дела;
• указание на копийность документов.

Заголовки дел не должны содержать  неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Неконкретные формулировки часто встречаются в делах бухгалтерии. Например, дело «Счет 0 302 00» в бухгалтерии бюджетной организации должно быть названо «Оборотно-сальдовые ведомости по счету 0 302 00», и в это дело должны быть сгруппированы счета, счета-фактуры, накладные по расчетам с поставщиками услуг по календарным периодам. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел  располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и  распорядительные документы. Заголовки  дел, содержащих распорядительные документы  вышестоящих органов, располагают  перед заголовками дел с приказами  руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел  содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические  документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения. Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

        В случае необходимости, когда в заголовке отражается копийность документов дела, в графе номенклатуры дел «Примечание» может быть оформлена отметка о том, где хранится оригинал. Например, в примечании к делу «Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Копии» может быть указано: «Подлинники - в отделе труда и заработной платы».

В процессе формулирования заголовков дел необходимо также учитывать  и правила группировки документов в дела.  Разрешается в одно дело формировать план и отчет об исполнении этого плана («Годовой план работы отдела и отчет о его выполнении»), а также план или отчет и переписку, возникшую в ходе исполнения этого плана или подготовки данного отчета («Квартальные отчеты подразделений о мероприятиях по охране труда и переписка об их составлении»).

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.  Документы, имеющие разные сроки хранения, должны быть сформированы в разные дела. Перечни документов устанавливают сроки хранения документов: конкретные (3 г., 5 л., Пост. - «постоянно») или условные (с отметками «ЭК», «ЭПК», «До минования надобности», «При условии завершения ревизии» и т.п.).

     Срок «5 л. ЭК» означает, что после истечения пяти лет хранения вопрос о дальнейшем хранении или выделении документов дела к уничтожению должен быть рассмотрен экспертной комиссией (ЭК) организации после проведения экспертизы ценности.

Отметки «ЭК», «ЭПК», «ЦЭК» могут означать, что в процессе экспертизы ценности часть документов дела может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

       Срок хранения типовых архивных управленческих документов «До минования надобности» не может быть менее одного года.

Срок хранения «Пост.»(«постоянно») в негосударственных организациях предусматривает, прежде всего «до ликвидации организации», т.е. решение о судьбе документов дела будет принимать ликвидационная комиссия, и он не может быть менее 10 лет.

Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных  видов документов на традиционных носителях. При включении в дело документов, имеющих различные временные  сроки хранения, в номенклатуре указывается  наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п.³ Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».