Научно-справочный аппарат к документам архива

Указатели могут  составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).

Основными видами указателей являются: предметный (его  разновидности - тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.  

6. Обзор документов - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.

Видами обзора в архиве организации являются обзор  фонда и тематический обзор.

Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета  одного фонда. Объектом описания для  тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части  фонда, группы фондов) архива по определенной теме. При составлении обзоров  применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда  и/или темы, принципа группировки  информации в основной части обзора, применении различной методики представления  информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной  методики описания отдельных видов  документов, выявлении целесообразного  состава и степени полноты  справочного аппарата к обзору 

7. Перечни – это архивные справочники, которые создаются на основе описания архивных документов, т.е. на основе создания вторичной информации о составе, содержании и поисковых данных документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. «Перечни вопросов» имеют вид рукописных, позднее – машинописных переплетённых книг, составлявшихся в делопроизводстве организаций и учреждений и сдававшихся вместе с делами и описями в архив. На обложках проставлены шифры – номера фондов, описей, дел, содержание которых они раскрывают. «Перечни вопросов» раскрывают содержание дел, имеющих «глухие» заголовки, повышают информативность описей

В настоящее  время идёт работа с программным  комплексом «Архивный фонд» (уровень  «Дело») и с созданными в архиве базами данных: «Научно-справочная библиотека», «Периодика», «Указатель фондов», «Справочно-информационный фонд». Тематических БД по документам архива не создано.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2 Научно-справочный аппарат к документам архива 

Картотека –  справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают в картотеках в зависимости от потребностей организации  в информации. Как показывает практика работы  архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).

В зависимости  от задач по использованию документов могут создаваться предметные и  предметно-тематические картотеки.

В предметной картотеке  карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов – по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для писем – по алфавиту наименований организаций-корреспондентов  и т.п.)

Целесообразным  является создание картотек по личному  составу для поиска сведений о  трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера.

Карточки должны содержать фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в которых имеются  сведения о нем. Карточки систематизируют  по фамилиям в порядке алфавита в  пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.

При создании и  применении автоматизированных систем поиска документов и дел в архивах  организаций, традиционные правила  регистрации и учета документов и дел, как на стадии делопроизводства, так и в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ.

Такая преемственность  облегчит переход работы в архивоведении  на новый технический уровень.

Особое место  среди архивных справочников занимает историческая справка. Справку составляют при первом поступлении документов фонда в архив организации. В  последующем по истечении 5-7 лет  целесообразно составлять дополнение к исторической справке.

Историческую  справку составляет и  подписывает заведующий  архивом. В организациях с небольшим объемом  дел, образующихся за год, историческую справку  можно заменить предисловием к описи  дел постоянного хранения.

Историческая  справка состоит  из трех разделов:

1.      истории фондообразователя;

2.      истории фонда;

3.      характеристики документов фонда.        

 Первый раздел - история  фондообразователя, (в хронологической  последовательности) содержит следующие сведения:

1.      даты, номера и заголовки распорядительных документов о создании, преобразованиях и ликвидации  организации;

2.      крайние даты деятельности  организации;

3.      изменения в названии и деятельности  организации;

4.      задачи и функции  организации и их изменения;

5.      масштаб деятельности организации и ее место  в системе государственного аппарата, отрасли;

6.      структура организации и ее изменения  (с указанием дат).

Второй раздел-история  фонда, содержит следующие сведения:

1.      Количество дел в фонде и крайние даты  дел фонда;

2.      состав документов фонда и крайние даты каждой группы;

3.                 время поступления фонда в архив  организации;

4.      степень сохранности документов;

5.      изменения в составе и объеме документов фонда;

6.      указание (если организация передает документы на государственное хранение) даты и места передачи дел на государственное хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенный  государственным  архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер).

Третий раздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного аппарата к фонду.

В третьем разделе-характеристике документов фонда, перечисляют:

1. основные виды  документов;

2. указывают  на особенности документирования  в данной организации;

3. дают общие  сведения об использовании документов (основное содержание и   количество справок социально-правового характера,  подбора и выдачи документов  в структурные  подразделения, и т. п.

Справку печатают на общем бланке организации в 4-х  экземплярах (3 экземпляра предназначены  для государственного   архива и передаются вместе с описями при приеме-передаче дел.

2.1 Научно - справочный аппарат к обзору 

Рассмотрим вторую часть обзоров документов – справочный аппарат.

На титульном  листе обзора архивного фонда  после названия архива указывается  тип справочника – обзор фонда, номер фонда, крайние даты документов, год издания или год составления  обзора.

На титульном  листе тематического обзора после  указания типа справочника следует  название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания  обзора.

Предисловие к  обзору архивного фонда составляется по аналогии к описи.

В предисловии  к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы.

Характеристика  основных групп фондообразователя показывает взаимосвязи в содержании документов и, таким образом, значение и место соответствующих категорий материалов при разработке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то историческая часть подготавливается по образцу предисловия к обзору фонда.

2. Развитие системы научно-справочного аппарата

В связи с  демократическими переменами в обществе, возрастанием интереса к историческому  прошлому страны, восстановлением утраченных традиций изменилась тематика использования  архивных документов в читальных  залах архивов. Значительное место  стали занимать исследования по истории  массовых репрессий 1920-50-х годов, деятельности административных и правоохранительных органов, истории религиозных конфессий в Российской империи и СССР, о гонениях на церковь в советский период, по истории науки, образования, культуры и искусства. В большей степени, чем в предыдущие годы, проявился интерес к истории своей малой родины. В связи с процессом градостроительства и восстановления архитектурного облика городов востребованы документы по истории планировки и застройки населенных пунктов, о памятниках истории и архитектуры, церковных и монастырских строениях.

Усовершенствованием описей в настоящее время занято большинство архивов федерального и регионального уровней (72 %). Усовершенствование и переработка описей проводится преимущественно по фондам органов государственной власти и управления, местного самоуправления, партийных органов всех уровней, отдельных министерств и ведомств, отраслевых органов управления, а также по комплексам документов, переведенных на открытое хранение, что в целом соответствует актуальным задачам использования. Всего за эти годы усовершенствовано около 27 тыс. описей на 6 млн. ед. хр.

Развитие и  совершенствование научно-справочного аппарата тесно связаны с активным использованием информационных технологий. Их применение позволяет улучшить состояние научно-справочного аппарата , сделать его гибким, точным и удобным в использовании. В автоматизации научно-справочного аппарата все более важную роль играет сложившаяся система автоматизированного централизованного государственного учета архивных документов, содержащая описания на уровне фонда и предоставляющая возможность формировать текстыпутеводителя по фондам практически в автоматическом режиме. В последние годы все большее развитие получает представление НСА в сети Интернет. 
 
 
 
 
 

Заключение 

Государственный учет документов АФ РФ заключается  в определении их количества в  учетных единицах и отражение  этого количества, состава и состояния в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архив. Учет документов обеспечивает организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием.

Учет документов с 1992 г. регламентируется соответствующими нормативными и организационно-распорядительными  документами. Это, прежде всего Положения  об отделе обеспечения сохранности, госучета и научно-справочного аппарата документов.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за  наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводит планомерное комплектовании в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Основу научно-справочного аппарата архива составляли описи дел и каталоги, картотеки документальных материалов, исторические справки, обзоры фондов, тематически обзоры.

Основные усилия сектора научно-справочного аппарата направляются на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавлений, указателей.

Научно-справочный аппарат  взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов.

Развитие и  совершенствование научно-справочного аппарата тесно связаны с активным использованием информационных технологий. Их применение позволяет улучшить состояние научно-справочного аппарата , сделать его гибким, точным и удобным в использовании.