Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

РОССИЙСКАЯ  АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО  ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ

при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

УЛЬЯНОВСКИЙ ФИЛИАЛ 
 
 

КАФЕДРА ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫХ ДИСЦИПЛИН

КУРСОВАЯ РАБОТА

 
 

по специализации: « » 

на тему: «Методика составления номенклатуры дел государственного (муниципального )учреждения.» 
 
 
 
 
 
 
 
 

Ульяновск  2011

 
 
 

      Содержание  

Введение…………………………………………………………………… 

Глава 1 Теоретические аспекты методики составления номенклатуры дел государственного (муниципального) учреждения………………………

1.1 Структура, назначение и требования к формированию номенклатурных дел

1.2 Правила хранения дел и экспертиза ценности документов

1.3 Оформление дел, составление описей дел и порядок передачи дел в архив 

Глава 2 Практические аспекты методики составления номенклатуры дел на примере предприятия

2.1 Общая  характеристика Дома офицеров  города Ульяновск                                                                          

2.2 Положение  об отделе Дома офицеров города  Ульяновск              

Заключение 

Список использованной литературы  

Приложения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

          Производственные процессы и задачи управления ими требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множества документов как по статусу самого предприятия, так и по организации его производственно-хозяйственных деятельности. Руководители и специалисты предприятий от 50 до 90% рабочего времени заняты работой с документами или их созданием. В России эта деятельность исторически получила название "делопроизводство".

       Хорошо отлаженное делопроизводство исключает из практики случаи, когда производство может быть приостановлено из-за потери какого либо документа, когда в поисках документа "на ноги" поднимается все предприятие. Чтобы это случалось как можно реже, организация и ведение делопроизводства на предприятиях регламентируются требованиями действующего законодательства, стандартами и инструкциями. В тоже время делопроизводство адаптируется к местным условиям, приспосабливается под специфику каждого конкретного предприятия. В практике делопроизводства возможны отступления от общих требований и их нарушения. Поэтому государственные органы требуют постоянно работы с документацией и совершенствования делопроизводства на предприятии.

   Дом офицеров города Ульяновск является подразделением Министерства Обороны — войсковой частью и имеет условное (открытое) наименование воинского формирования.

   Ульяновский Дом офицеров осуществляет культурно-воспитательную, методическую и досуговую деятельность. Все Дома офицеров объединены общностью основных задач и принципов деятельности и являются составной частью системы воспитания личного состава Вооруженных Сил.

   Дом офицеров предназначен для осуществления  культурной деятельности в целях  удовлетворения духовных потребностей, воспитания, просвещения и организации культурного досуга военнослужащих и гражданского персонала Вооруженных Сил и членов их семей.

   Учредителем Домов офицеров и офицерских клубов в современной России является Министерство обороны.

   Организационная структура Домов офицеров и офицерских клубов определяется их штатами и утверждается в установленном порядке Генеральным штабом Вооруженных Сил.

   Деятельность  Дома офицеров организуется на основе перспективных и текущих планов, которые разрабатываются с учетом задач обучения и воспитания личного состава воинских частей, их пожеланий и утверждаются заместителями командиров (начальников) по воспитательной работе.

   Непосредственную  деятельность Домом офицеров на местах организует начальник Дома офицеров.

   Деятельность  Дома офицеров, направленная на создание, сохранение, распространение и освоение культурных ценностей в различных формах и видах, является культурной деятельностью и имеет свои задачи:

   воспитание  средствами культуры и искусства  у военнослужащих высокой духовности и нравственных качеств, чувства гордости за свое Отечество, за историю России (СССР) и её Вооруженных Сил;

   содействие  формами и методами культурно-досуговой  работы формированию у военнослужащих и гражданского персонала Вооруженных  Сил морально-психологической и  военно-профессиональной готовности к успешному решению задач военной службы и выполнению требований воинской дисциплины;

   приобщение  военнослужащих и гражданского персонала  Вооруженных Сил, членов их семей  к ценностям отечественной и  мировой культуры, самодеятельному художественному творчеству;

   организацию культурного досуга военнослужащих в интересах поддержания на должном  уровне их духовно-эмоционального и  морально-психологического состояния. В курсовой работе подробно представлена структура Ульяновского Дома офицеров, его цели, задачи и непосредственная связь с управлением в государственной службе.

Глава 1. Теоретические  аспекты методики составления номенклатуры дел государственного (муниципального) учреждения 

1.1 Структура,  назначение и требования к  формированию номенклатурных дел                   

       После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как "совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку".

       Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

         Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

        Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

        - номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

        - каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

        - номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

        - номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

        - номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

        Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

        - охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

         - раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

         - конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

         - систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.   

Разработка  номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

        - определение круга документов для включения в номенклатуру;

        - составление заголовков (наименований) дел;

        - разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

        - определение сроков хранения дел;

        - определение системы индексации и установление индексов дел;

        - оформление и удостоверение номенклатуры дел.

        Определение круга документов для включения в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации-При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

        В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

        В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

       Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

        Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

         Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа "Разные материалы", "Общая переписка" и т.п.

        Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: "Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института", "Месячные отчеты об отгрузке товаров".