Контрольная работа по "Документоведению"

1. Содержание и эволюция понятия «документ»

 

1.  Содержание понятия «документ»

Понятие «документ» широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли  знания имеется одна или несколько  версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым  придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно  и зависит от того, в какой отрасли  и для каких целей он используется.

В документоведении применяется  следующее определение документа: "Документ» - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Согласно СТБ П 2059-2010  документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,позволяющими ее идентифицировать

Названные в определениях признаки документа предполагают:

- наличие информации, смыслового содержания;

- стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;

- функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

 

1.2 Эволюция понятия «Документ»

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с  помощью которых мы имеем возможность  узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности  быта своего народа, правовые формы  и этические нормы взаимоотношении  между обществом и государством, а также между людьми. Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности.

Зафиксированные на бумаге законы и правила были также главным  требованием. Когда же появились  законы, от делопроизводителя требовалась  абсолютная точность формулировок и  безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием  письменности документы стали способом общения и передачи информации.

Более того, я считаю, что  именно потребность в создании различных  документов (соглашений, договоров  и т.п.) и повлекла за собой появление  письменности как способ изложения  информации не только личного, но и  государственного значения.

Именно поэтому его  рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения и эволюция толкования термина "документ" изучена  недостаточно. За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось.

Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.

По другой версии слово "dek" происходит от числа "десять" и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученный, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов". В значении письменного свидетельства слово "документ" употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность  передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Способы фиксации информации, т. е. способы документирования (документирование определяется стандартом на термины  и определения как "запись информации на различных носителях по установленным  правилам") в течение многих веков  изменялись и обогащались. Проходят эволюцию и материалы, на которых  можно было бы надежно закрепить  информацию и сделать ее доступной  для многих. В частности, законы должны знать все и поэтому в древности  они высекались на камне. Например, в XVIII в. до н. э. вавилонские законы царя Хаммурапи были высечены на каменном столбе высотой 2,25 м. Деяния египетских фараонов рисовались красной краской или высекались иероглифами на стенах пирамид. Для оперативной переписки применяли глиняные и деревянные дощечки, папирус, пергамент, затем появляется бумага, а с XIX в. начинают быстро развиваться новые носители информации фото-, фоно-, кинодокументы, в XX в. появляются магнитные ленты, цифровые носители информации.

В начале XX в. документ имел два значения:

a) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

б) вообще любое письменное свидетельство.

Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова "документ" термины: документация - в значении подготовки и использования, подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.

В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия "документ": сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия "документ": его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения "документа", введенные научный оборот П.Отле:

а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в  материально-фиксированной форме  или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать  документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио - телепередачи, театральные представления;

б) документами являются материальные объекты с зафиксированной  информацией, собранные человеком  для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся  в музее;

в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные  человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа  фиксирования. Это и документы "писанные" (т.е. с информацией, зафиксированной  знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

Концепция П.Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие "исторический документ" (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и "счетный документ" (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.

Начиная с 1950-х годов в  официальной терминологии слово "документ" трактуется в узком, широком и  самом широком значении. Узкое  значение сводилось к деловой  бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком  смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960-1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для  ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства - архитектуру  и скульптуру). В 1980-х - начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.

Вот почему сначала книговеды  и документалисты, а затем и  информатики приступили к обоснованию  нового широкого значения термина "документ", связанного с понятием "информация" и "коммуникация". Существенный вклад в уточнение и развитие понятия "документ" как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли Г.Г.Воробьев, Р.С.Гиляревский, О.П.Коршунов, А.И.Михайлов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров, А.И.Черный, Г.Н.Швецов-Водка и др. Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г.Воробьев). В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И.Черный и Р.С.Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.

В России в начале 1990-х  годов практически одновременно, уточняя смысл понятия "документ" О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров предложили трактовать его как материальный объект - носитель социальной информации.

Таким образом, за длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются  определения, то придающие ему самый  широкий смысл, то сужающие его понимание  до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для  решения теоретических или практических задач

 

2.  Развитие текстового документирования

 

Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации – начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В  своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых  сменилось несколько типов письма:

пиктографическое;

идеографическое (логографическое);

слоговое (силлабическое);

буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое).

Пиктографическое письмо (от лат. “pictus” – писанный красками, рисованный и греч. “grapho” – пишу, т.е. рисуночное письмо) является наиболее древним типом письма. Оно выросло из первобытной живописи. Появление пиктографии учёные относят к эпохе неолита, к 8-6 тыс. до Р.Х. Появление в этот период сравнительно крупных общностей людей – племён, союзов племён – создало потребность в закреплении и передаче информации на большие расстояния. Посредством рисунка (пиктограммы) передавалось какое-либо сообщение в целом. На первых порах обычно это были сцены охоты, позднее – военные сообщения, религиозные формулы, любовные письма и др. Некоторые народы в течение длительного времени использовали пиктографическое письмо (индейцы Северной Америки – до конца 19 в.).

Особенность пиктографического  письма заключается в его доступности, поскольку оно не связано с  конкретным языком и может быть расшифровано (прочитано) на любом языке. Не случайно многие пиктографические знаки используются и в настоящее время: в рекламе, в компьютерных программах, дорожные знаки, олимпийская символика, изображение  черепа и скрещённых костей на ёмкостях с ядовитыми веществами и т.д.

Однако пиктографическому  письму присущи значительные недостатки. Одна и та же пиктограмма может  быть по-разному истолкована. С помощью  пиктографии невозможно передавать информацию, содержащую отвлечённые, абстрактные  понятия (ум, смелость, совесть и  т.п.).

Между тем развитие мышления, языка позволило человеку разлагать  речь на отдельные элементы – слова. Пиктографическое письмо перестало  удовлетворять возраставшие человеческие потребности. И тогда на его основе возникло более совершенное –  идеографическое письмо (от греч. “idea” – понятие и “grapho” – пишу).

В идеографическом письме информация фиксируется дословно. Графические  знаки (идеограммы) имеют устойчивые, строго определённые начертания и передают уже отдельные слова, т.е. звуковую речь. Высшим этапом развития идеографии явилось иероглифическое письмо (Египет, Двуречье), появившееся около 4 тыс. до Р.Х. В Китае иероглифическое письмо сохранилось до наших дней, хотя и не в форме чистой идеографии, а в виде словесно-слогового письма. Однако в основе его по-прежнему остаётся идеограмма. Некоторые идеографические знаки широко используются в настоящее время и другими народами: математические (v, ?, ?, ?, %), музыкальные знаки (d, d), денежные символы ($, ?, ?), знак параграфа (§) и др.

Однако идеографическое  письмо является весьма сложным для  обучения и неудобно для повседневного  пользования. В частности, в Китае  даже самые распространённые иероглифы  содержат в среднем по 11 штрихов, а некоторые до 50 и более.

Третьим этапом развития письма стало слоговое или силлабическое  письмо (от греч. ”sullabe” – слог), в котором каждый графический знак обозначает слог. Слоговые системы появились во 2-1 тыс. до Р.Х. Древнейшими слоговыми системами являлись шумерская, критская, письменность майя. Более поздними – японская слоговая азбука “кана” и корейское письмо. В настоящее время силлабические системы письма наиболее широко распространены в Индии и Юго-Восточной Азии.

Из слогового письма во 2 тыс. до Р.Х. возникло буквенно-звуковое (алфавитное) письмо. Здесь каждый графический  знак обозначает, как правило, отдельный  звук – фонему (от греч. “phonema” - звук), поэтому его нередко называют фонемографическим. Буквенно-звуковое письмо делится на консонантно-звуковое (передающее только согласные) и вокализованно-звуковое (передающее как согласные, так и гласные звуки).