Контрольная работа по "Документоведение"

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРОФСОЮЗОВ ВЛАДИВОСТОКСКИЙ ФИЛИАЛ 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: Документоведение 
 
 
 
 

                                                                                    Выполнил студент 5 курса

                                                                                    Специальности СКД

                                                                                    Плотникова М.А.

                                                                                    Проверил: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Владивосток 2011

     Содержание

1. Введение
2. Роль документационного обеспечения и его влияние на управление
3. Документирование управленческой деятельности предприятия 
          1.1. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления 
          1.2. Требования к бланкам документов 
          1.3. Правила машинописного оформления документов 
          1.4. Подготовка и оформление основных видов документов
4. Технология работы с документами
5. Юридическая сила копий документов
6. Заключение
7. Литература

 
 
 
 
 
 
 

    
 
 
 
 
 
 
 

Введение  
       

На предприятии  существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации: 
       – организационные документы;  
       – распорядительные документы;  
       – информационно - справочные документы.  
Также на предприятии существует служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). 
        
        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Роль  документной информации в управлении.

Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит  от объема, оперативности и достоверности  информации, большая часть которой  отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов. Они подразделяются по:

• содержанию информации (отражают основные функции управления)
• происхождению (служебные и личные)
• месту составления (внешние и внутренние)
• способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)
• форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)
• количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов)

Процесс управления включает следующие документируемые  операции: сбор и обработку  документной  информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение  решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции  главным  образом посредством универсальных  и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в  организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным  образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых  в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы:

1. Организационные документы;
2. Распорядительные документы;
3. Справочно-информационные документы.

Другие формы  управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской  документации, материально – техническое  снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.

Деятельность  любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего  – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных  подразделений и сотрудников. В  состав организационных документов входят: устав и другие учредительные  документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.

В целях решения  основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа –  распорядительные документы.

Третья группа – справочно-информационные документы  – включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки  и др.

Документирование  управленческой деятельности предприятия  
        1.1. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления  

В делопроизводстве существуют единые требования и правила  оформления документов управления, которые  установлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

юридическую силу документов;

оперативное и  качественное составление и исполнение документов;

организацию быстрого поиска документов;

более активное использование компьютера при составлении  документов;

Любой документ состоит из ряда составляющих его  документов (даты, текста, подписи и  т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.  

В перечень реквизитов ОРД входят: 
       1. Государственный герб. 
       2. Эмблема предприятия. 
       3. Код организации по общегосударственному классификатору организаций. 
       4. Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации. 
       5. Наименование министерства. 
       6. Наименование организации. 
       7. Наименование структурного подразделения. 
       8. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке. 
       9. Название вида документа. 
       10. Дата. 
       11. Индекс. 
       12. Ссылка на индекс и дату входящего документа. 
       13. Место составления или издания. 
       14. Гриф ограничения доступа к документу. 
       15. Адресат. 
       16. Гриф утверждения. 
       17. Резолюция. 
       18. Заголовок к тексту. 
       19. Отметка о контроле. 
       20. Текст. 
       21. Отметка о наличии приложения. 
       22. Подпись. 
       23. Гриф согласования. 
       24. Визы. 
       25. Печать. 
       26. Отметка о заверении копии. 
       27. Фамилия исполнителя и номер его телефона. 
       28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 
       29. Отметка о поступлении. 
        Реквизиты: 
       “Код организации” и “Код формы документа” располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управ “Код организации” и “Код формы документа” располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации. 
       “Наименование министерства” и “Наименование предприятия” указывается в полном соответствии с правовыми актами. 
       “Наименование структурного подразделения” – применяется только внутри предприятия. 
       “Адресные данные предприятия” – используются только при переписке. 
       “Название вида документа” – приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается во всех служебных документах, кроме писем. 
       “Дата” – оформляются цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. 
       “Индекс” – регистрационный номер, присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. 
       “Ссылка на индекс и дату входящего документа” – проставляется только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма. 
       “Место составления или издания” – указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес. 
       “Гриф ограничения доступа к документу” – указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Используются грифы : “Для служебного пользования”, “Секретно” и т.п. 
       “Адресат” – располагается в правом верхнем углу документа. 
       “Гриф утверждения” – должен состоять из слова “УТВЕРЖДАЮ”, наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. 
       “Резолюция” – включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами “Адресат” и “Текст”. 
       “Заголовок к тексту” – содержит краткое содержание документа. 
       “Отметка о контроле” – только тех документов, которые взяты на контроль. 
       “Текст” – содержательная часть документа представленная связным текстом. Требования к текстам служебных документов: 
       – краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования; 
       – объективность и достоверность информации; 
       – составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними; 
       – структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение. 
       – широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. 
       “Отметка о наличии приложения” – указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения. 
       “Подпись” – входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи, если документ разрабатывался и издавался  несколькими должностными лицами). Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу. Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание. Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и т. п.). Так, от имени предприятияотразить в инструкции по делопроизводству или в иных подобных документах.

В зависимости  от вида документов на них может  стоять одна подпись или две и  более. 

“Гриф согласования”  – состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, наименование должности лица, с которым  согласован документ.Гриф «Утверждено» («Утверждаю») это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.

Ряд документов обретает юридическую силу только после  того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.  

“Виза” –  используют для внутреннего согласования документов. 
       “Печать” – ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. 
       “Отметка о заверении копии” – проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись “Верно”, наименование должности лица, заверяющего копию, его личную “Отметка о заверении копии” – проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись “Верно”, наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. 
       “Фамилия исполнителя и номер его телефона” – располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа. 
       “Отметка об исполнении документа и направлении его в дело” – для последующего хранения и использования в справочных целях. 
       “Отметка о поступлении” – проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки.

Обязательному утверждению подлежат:

• уставы;
• положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;
• структура, штатная численность и штатное расписание;
• акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;
• должностные инструкции;
• правила внутреннего трудового распорядка;

сметы;

• расценки на проведение работ и оказание услуг и др.

Исходя из специфики  своей деятельности, предприятие  должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных  лиц, имеющих право утверждать эти  документы.

На большинстве  документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно  должен быть на следующих документах:

• отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);
• удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);
• фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют  юридическую силу только при наличии  ее оттиска.

Руководителям предприятия рекомендуется разработать  и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.

Если в документе  отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической  силы и работники предприятия  вправе отказаться выполнять предписания  этого документа. 
               

1.2. Требования к бланкам  документов        

 
       Конкретный набор реквизитов для  каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные  реквизиты являются обязательными  для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К  обязательным реквизитам прежде всего  относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты  заранее наносятся на стандартный  лист бумаги типографским способом или  с помощью специального штампа и  образуют официальный бланк документа. 
               

1.3. Правила машинописного  оформления документов        

 
       Основные правила при оформлении документов: 
       – текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала; 
       – первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля; 
       – реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал; 
       – реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами; 
       – расшифровку подписи в реквизите “Подпись” печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией; 
       – если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля; 
       – точку в конце заголовка не ставят; 
       – в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы; 
       – номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.