Контрольная работа по "Делопроизводству"

     Реквизит 28. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер  его телефона. Отметку об исполнителе  располагают на лицевой стороне  или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу на 2–4 интервала ниже реквизита  «подпись», печатают от левого поля, например:

     Петров 924 45 67  или  Петров Иван Васильевич  924 45 67

     При исполнении документов на ЭВМ данные дополняются именем файла, датой  его создания и другими поисковыми данными.

     Реквизит 29. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

     Верно

     Инспектор отдела кадров  Хлебников  С.А. Хлебников

     07.03.2001

     Допускается копию документа заверять печатью. Это необходимо делать, если копию  документа представляется в другие организации или передают ее на руки. В ряде случаев законодательство регламентирует заверение копий (устав, лицензия и др.).

     Реквизит 30. Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и  номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер  дела, в котором будет храниться  документ.

     Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем  структурного подразделения, в котором  исполнен документ:

     Подготовлено  письмо №12/06–13 от 28.01.2000

     В дело № 07–06. Исполнитель Подпись  Б.Л. Осипов

     Реквизит 31. Отметка о поступлении документа  в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и  минуты) и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа.

     Допускается отметку о поступлении документа  в организацию проставлять в  виде штампа. В штампе указывается  наименование организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

     Реквизит 32. Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись «Информация  перенесена на машинный носитель». Идентификатор  электронной копии может включать имя файла, код оператора, а также  другие поисковые данные, устанавливаемые  в организации. Отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и  предназначена для автоматического  поиска и контроля информации.

Общие бланки

     Составление и оформление документов предполагают обязательное соблюдение следующих  требований: указание ОО-автора (как  правило, воспроизводится в бланке документа); указание вида документа, составление  заголовка документа; адресование; датирование документа; проставление отметок о согласовании текста документа; удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление отметок о прохождении и исполнении документа; проставление печати).

     Макет общего бланка с угловым  расположением реквизитов

     Наименование  организации

     Наименование  вида документа

     Дата  № ___

     Место издания

     Макет общего бланка с продольным расположением реквизитов

     Наименование  организации

     Наименование  вида документа

     Дата  № __

     Место издания

     Решения коллегиальных органов в ОО оформляются  протоколами, макет которого приводится ниже. Макет протокола

     Наименование  организации

     ПРОТОКОЛ

     ______________ № _______

     Место издания

     Заголовок

     Председатель  инициалы, фамилия

     Секретарь инициалы, фамилия

     Присутствовали  фамилии, инициалы¹

     Повестка  дня:

     1. О ____________________________________________________

     (наименование  вопроса)

     _______________________________________________________

     (форма  изложения, должность. инициалы, фамилия докладчика)

     2. О ____________________________________________________

     (наименование  вопроса)

     _______________________________________________________

     (форма  изложения, должность. инициалы, фамилия докладчика)

     1. СЛУШАЛИ:

     Фамилия, инициалы текст доклада прилагается.

     ВЫСТУПИЛИ:

     Фамилия, инициалы краткая запись выступления.

     Фамилия, инициалы краткая запись выступления.

     ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

     1.1. ____________________________________________________

     1.2. ____________________________________________________

     Голосовали: за ________чел.

     против _______________чел.

     воздержались _________чел.

     2. СЛУШАЛИ:

     ВЫСТУПИЛИ:

     _______________________________________________________

     ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

     2.1. ____________________________________________________

     2.2. ____________________________________________________

     2.3. ____________________________________________________

     Голосовали: ____________________________________________

     Председатель          Подпись     Расшифровка подписи

     Секретарь         Подпись     Расшифровка подписи 
 

     ¹ Если количество присутствующих более 15 чел., то указывается общее количество и в скобках список прилагается.

     Деятельность  учреждения, организации, предприятия  отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые  в определенной сфере. Можно назвать  множество систем документации, которые  классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации – организационно–распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и  др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать  отраслевыми. Можно выделять различные  подсистемы документации по уровням  управления, они между собой тесно  связаны, и их трудно разграничить.

Организационно-распорядительная документация

     Среди большого разнообразия документов предприятий  и организаций, входящих в перечисленные  группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

     ОРД классифицируется на три группы:

     1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание  и др.);

     2) распорядительная документация (приказы,  распоряжения, постановления, решения,  указания и др.);

     3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки  и др.).

     Организационные документы – уставы, положения,  
инструкции, штатные расписания и др.

     Организационные документы реализуют нормы административного  и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и  строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

     Распорядительные  документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др.

     Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства.

     Первая  стадия разработки проекта распорядительного  документа – определение круга  вопросов, которые предстоит в  нем отразить. Прежде всего, изучают  законодательные акты и правительственные  постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению  его проекта. Далее документ согласовывается  и подписывается. Постановления  и решения еще проходят стадию обсуждения.

     Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых  частей – констатирующей и распорядительной.

     Констатирующая  часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Нередко  в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается  вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

     Распорядительная  часть излагается в повелительной  форме. В зависимости от документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») – в постановлении; «решает» (решил») – в решении; «предлагаю» – в распоряжении; «приказываю» – в приказе. Эти слова печатаются прописными буквами, т.е. они зрительно выделяются и, таким образом, отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части.

     Распорядительная  часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель  указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д.

     В конце текста распорядительного  документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению  с изданием данного акта. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих  пунктах текста.

     Текст распорядительного документа должен иметь заголовок.

     Подготовив  текст распорядительного документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или  его заместителем. Постановления  и решения имеют две подписи  – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается  первый экземпляр документа, изготовленный  на бланке. Распорядительные документы  вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.

     Распоряжение  – распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции.

     Распоряжения  делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации областей, городов, районов, администрации предприятий (учреждений) в пределах прав, предоставленных им законами Республики Беларусь. Подготовка и оформление распоряжения аналогично остальным видам распорядительных документов.