Деловые письма отличаются краткостью, они  редко занимают более чем 8 — 10 строк, но и в них проявляется та общая  закономерность, о которой было сказано  выше, а именно — развернутая  система союзов, точно определяющая взаимосвязь между предложениями.

     Форма делового письма подчиняется в современном  английском языке довольно строгим  композиционным правилам. Деловое письмо состоит из заголовка, в котором  указывается место, откуда пишут  письмо, даты; далее следует название адресата (inside address), затем последовательно обращение, содержание самого письма, вежливая форма заключения и, наконец, подпись.

     В англоязычном делопроизводстве деловое  письмо обычно начинается со слов «Dear...» В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:

     Dear Sir - если имя получателя неизвестно;

     Dear Madam - если имя получателя неизвестно;

     Dear Mr Neit - господину, имя которого известно;

     Dear Mrs Fella - замужней женщине;

     Dear Miss Jones - незамужней женщине;

     Dear Ms Morrisson - замужней или незамужней женщине.

     Германия является страной, где сложились давние и устойчивые нормы и традиции в делопроизводстве. В России также существуют особенности делового общения, отличные от международных, связанные с начальной стадией формирования рыночных отношений в нашей стране.

     В немецком деловом общении в коммерческой корреспонденции очень важное место  играет фактор формуляра, т.е. способ официального оформления делового письма. Формуляр делового письма дает возможность получить точные данные о фирме-партнере (координаты, структура, финансовая и юридическая состоятельность, состояние делопроизводства и прочее), об отправителе (опыт работы, профессионализм, компьютерная грамотность, статус и положение внутри фирмы и прочее), о получателе (статус, степень знакомства с отправителем и прочее), о юридической и иерархической квалификации делового текста (копия или оригинал, относится ли к коммерческим документам, важным или рядовым рабочим письмам, общая цель сообщения и прочее), о его коде, о канале связи и многом другом.

     В Германии главным документом, регламентирующим формулярно-композиционный вид делового текста, являются «Regeln hier Maschinenschreiben» - DIN 5008. Однако эти правила имеют скорее рекомендательный характер. Степень свободы и творчества составителя письма ограничивается лишь его опытом и профессионализмом, который основывается, прежде всего, на знании норм и традиций немецкоязычного делопроизводства, а также международных тенденций оформления деловых бумаг. В России таким документом является "ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов". Он также носит рекомендательный характер и ориентирован на международный стандарт.

     Особое  внимание в немецком делопроизводстве уделяется способу оформления деловых  бумаг при переписке с властями - Korrespondenz mit Behoerden, когда используют более консервативный стильVerwaltungssprache/ Kanzleistil. Нормализаторы рекомендуют строже соблюдать такие параметры машинописи как: поля страницы, вид абзаца, отступ - Einrueckung, пропуск строк, расположение реквизитов, а также списки и перечисления - Gliederung/ Ordnungssystem, Aufzaehlung - в соответствии со шкалой печатной машинки -Schreibmaschinenskala. Несмотря на то, что все современные офисы в Германии оборудованы факсимильными аппаратами и компьютерами, а у секретарей в машинах, как правило, имеются факс-модемы, при обращении в государственные и властные структуры официальные бумаги следует печатать на машинке стандартным шрифтом; возможен вариант и компьютерного текста, но при этом разрешается использовать только шрифт Courier.

     Если  письмо адресовано деловому партнеру, то отправитель свободен в выборе шрифта, однако международная традиция делопроизводства гласит: используйте Times New Roman, а в таблицах и заголовках - Arial. В русском делопроизводстве не существует указаний на необходимость использования печатных машинок при составлении официальных деловых писем.

     Несоблюдение  формы и отсутствие ряда реквизитов на деловом письме в немецком делопроизводстве встречается чрезвычайно редко  и может свидетельствовать о  том, что факс передан новичком-непрофессионалом, или отправлен в необычных  условиях. Такой факс требует к  себе внимания со стороны получателя, вероятнее всего последует просьба  его подтвердить, так как он не отвечает требованию достоверности  и не может быть идентифицирован  как документ фирмы-отправителя. Неправильное оформление корреспонденции - один из признаков несолидности фирмы или чужого, «фальшивого» отправителя.

     Развитая  система делопроизводства в Германии проявляется в сложном формуляре. Чем сложнее формуляр, тем совершеннее  принятая на фирме система делопроизводства, тем серьезнее, солиднее и надежнее сама фирма. Анализ формуляра позволяет  определить тип и характер делового письма, создать коммуникативный (социально-психологический  и речевой) портрет отправителя.

     Если  немецкая фирма ориентирована на внешние связи, на международный  бизнес, то показательным является параллельное употребление в штампе отправителя немецких и английских слов-указателей: Datum/ Date:, Ал/ То:, Firma/ Company, Von/ Fr от:, Telefax-Nachricht/Cover Sheet, Seiten/ Number of pages (including cover sheet):. - это свидетельствует о факте постоянной и давней ориентации фирмы на внешние связи, на международный бизнес.

     Факс  в немецком делопроизводстве имеет  верхний и нижний колонтитулы, которые являются его границами.

     Данные  колонтитула несут информацию о  ее руководителях, о ее юридической  и банковской поддержке, о ее структуре (материнской фирме или филиалах, о ее подразделениях и отделах, например: Export, AvtfTragsannahrne). Чем полнее отражена в колонтитуле информация о фирме, тем более открытой она хочет себя представить, это означает, что ей есть, чем гордиться и нечего бояться. У некоторых экологически продвинутых фирм в нижний колонтитул занесена информация об экологической чистоте бумаги, на которой отпечатан ее бланк. Внимательный анализ колонтитулов может сообщить нам важную информацию о письме: когда и откуда отправлен, копия это или оригинал, а также об отправившей его фирме, о ее весе и статусе.

     Кроме колонтитулов и «шапки» (логотип и иногда отпечатанный адрес фирмы) бланка фирмы, вся остальная содержательно-графическая информация заносится сотрудником-отправителем, в том числе, штамп отправителя + адрес получателя Innenadresse/ Versendungsform + Empfaengeranschrift. По-немецки этот реквизит называют Briefkopf, хотя иногда Briefkopf относят к "шапке" бланка. Он включает в себя обязательно: 1) название фирмы-отправителя Firmenbezeichnung, 2) имя сотрудника-отправителя Name des Absenders, 3) номер телефона и факса/e-mail отправителя, 4) адрес и имя получателя Name & Anschrift des Empfaengers; если письмо предназначено именно для определенного сотрудника, стоит помета: Z. Н. — zu Haenden Frau Olga Klimowa, 4) номер телефона и факса получателя, 5) дату/ Datum отправки письма.

     При указании даты в немецком деловом  письме месяц указывается полностью - 10 Февраля 2002 г., сокращения приняты  только в нашей стране - 10.02.02. В  США принято указывать месяц, затем число - Февраль 10, 2002.

     Факультативно содержатся следующие реквизиты - 1) должность или отдел фирмы, который  представляет данный сотрудник, и специальный  знак / -код сотрудника, отправившего письмо, например, Frau Neustadt/ Export; Herr Ott/ Marketingleiter. Следует отметить, что коммуниканты с самым высоким иерахическим статусом, при условии непервоначального контакта с фирмой-адресатом, крайне редко указывают свою должность или титул.

     Не  указывают свою должность и так  называемые свободные/частные предприниматели, и это объяснимо - нередко они  действительно ее не имеют, Geschaeftsman/ Businessman сам себе хозяин. Коды / (специальные знаки руководящих сотрудников или сотрудников, на чье имя приходят счета в банке) - Diktatzeichen- это явление новое, но их указание стало обязательным в письмах документного характера: Dr. Т/Ко, ALI/SG.

     Обозначение типа связи бывает обязательным, если это - факс, и необязательным при  другом виде пересылки.

     Указание  общего количества страниц отправленного  документа -необходимый реквизит в  связи по факсу.

     Обращение/ Anrede - самый консервативный и простой реквизит. Как и формула прощания, обращение всегда выделяется отдельным абзацем. В Германии существует ограниченное число формул обращения от формального до фамильярного - максимально 12:

     а) Sehr geehrter Herr Krieghoff, - самое частотное обращение с указанием фамилии; Sehr geehrter Herr Dr. Krieghoff - т.е. с указанием звания; Sehr geehrter Herr Karl Krieghoff - указание имени; Geehrter Herr... es folgt der Familienname; SGH,...SGDUH, (аббревиатура, как принято в телексовой связи), б) Sehr geehrte Damen und Herren; Sehr geehrte Herren, - при обращении в государственную инстанцию или в официальном заявлении/ циркуляре без указания фамилий, в) Guten Tag, Herr Krotov; Lieber Herr Saitzev, - при неформальных отношениях и личном знакомстве, г) Hallo, Olga, - при переписке двухрядовых коммуникантов. В отличие от собственно деловых писем в рекламных письмах используются сходные обращения, но в восклицательной форме, т.е. с восклицательным знаком, а не с запятой: Sehr geehrte Herren! Следует отметить также, что обращения в рекламных письмах чуть более разнообразны, помимо указанных форм встречаются: Lieber Kunde! Liebe Kunden! Sehr geehrte Firma! Sehr geehrter Geschдftsfreund!

     Роспись и подпись (с расшифровкой)/ Unterschrift/ Gegenzeichnung в немецком деловом письме несет важную прагмалингвистическую информацию об отправителе. По ним можно выделить три категории отправителей по их иерахическому статусу: 1) глава фирмы или руководящий сотрудник; 2) менеджер; 3) рядовой сотрудник фирмы.

     Во  Франции стиль служебной переписки  иной. Обращение содержит фамилию  и титул как отправителя, так  и адресата, а также название соответствующего ведомства. Комплимент отсутствует.

     В указанных странах употребляются  следующие традиционные формы депеш: Депеша послу, посланнику, поверенному в делах, генеральному консулу или консулу.

     Во  французской дипслужбе  широко практикуются ноты, составленные в третьем лице¹.

     В полуофициальной переписке на протяжении многих лет существовал обычай, согласно которому письма начальнику от подчиненных, писались от руки, а не печатались на машинке. Теперь этот обычай устарел, однако в знак уважения некоторые лица пишут обращение и комплимент от руки, придавая письму более личный характер. Эта практика также широко распространена в английском министерстве иностранных дел.

     Частные письма, адресуемые чиновниками министру иностранных дел, содержат обращение  «Господин Министр» и титулование  в адрес «Его Превосходительству Господину... Министру иностранных дел».

     Употребляются следующие комплименты:

- Для послов: «Прошу принять, Господин Министр, уверения в моем самом высоком уважении».

- Для посланников: «... уверения в моем почтительном уважении».

- Для других дипломатических представителей: «... уверения в моем уважении».

Заключение

      Итак, на основе вышеизложенного можно  сделать вывод, что при составлении  делового письма необходимо соблюдать  следующие требования:

• исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;
• письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;
• письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;
• письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;
• письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз;
• объем делового письма не должен превышать двух-трех страниц машинописного текста;
• с точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе;
• деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

Список  литературы

1. Алехина И. Имидж и этикет в бизнесе. - М., 2003
2. Венедиктова В.И. Деловая репутация: личность, культура, этика, имидж делового человека. - М., 2003
3. Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения. - Ростов-на-Дону, 2003
4. К.А. Либерман, эксперт журнала «Российский бухгалтер»Переписка с зарубежными партнерами // Журнал «Российский бухгалтер» // http://www.rosbuh.ru
5. Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения. - М., 2006