Экспертиза архивных документов

       6.4.3.4. Название фонда вносится в  список с титульного листа  описи.

       В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующих организаций - название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации - последнее название. Объединенный архивный фонд вносится под обобщенным названием объединенного архивного фонда.

       6.4.3.5. К списку фондов составляется  итоговая запись на 1 января каждого  года, в которой указываются: количество  поступивших и выбывших в течение  года и общее количество хранящихся  фондов; количество фондов, содержащих  особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.

       6.4.3.6. Список фондов должен быть  подшит (прошнурован), заключен в  твердую обложку; листы пронумерованы;  составлен лист-заверитель.

     6.4.4. Лист фонда

       6.4.4.1. Лист фонда составляется на  каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.

       6.4.4.2. Номер листа фонда соответствует  номеру фонда по списку фондов  архива организации.

       6.4.4.3. В графе "Местонахождение фонда"  указывается название организации, в архиве которой он хранится.

       6.4.4.4. В графе "Дата первого поступления  фонда" указывается дата первого  поступления фонда в данный  архив; для объединенного архивного  фонда и архивной коллекции  - дата первого поступления или  дата его (ее) создания в архиве.

       6.4.4.5. В графе "Крайние даты каждого  названия фонда" указываются  начальная и конечная даты  функционирования организации под  каждым названием, независимо  от наличия в фонде документов  за этот период.

       Для объединенного архивного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности организации, указываются начальная и конечная даты наименования объекта или руководящего органа, на базе которого создан фонд.

       Для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных организаций или организаций, последовательно сменяющих друг друга, указываются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.

       6.4.4.6. В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

       Для объединенных архивных фондов в графе  указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.

       Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

       6.4.4.7. В графе "Выбытие" указывается  акт, на основании которого  выбыли документы, и количество  выбывших документов раздельно  по каждой описи.

       В графе "Наличие (остаток)" - количество описанных документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.

       Количество  дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения или по личному  составу, включенных в сводные описи, составленные на основе описей структурных подразделений, указывается в разделе 2 "Учет описанных документов" в графах 11 - 14; а в графах 6 - 9 указывается количество выбывших дел, значившихся в сдаточных описях.

       6.4.4.8. Если лист фонда заполняется  на двух и более бланках,  то на первом делается отметка "см. продолжение N ...", на последующем - "продолжение N ...".

       6.4.4.9. Лист фонда может быть пересоставлен  только в том случае, если он  неисправимо поврежден, а также  после переработки фонда или  создания объединенного архивного  фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

6.4.4.10. Листы  фондов нумеруются и хранятся  в порядке номеров фондов и  нумерации листов в папках  с клапанами. В каждой папке  составляется на отдельном листе  заверительная надпись.

     6.4.5. Описи дел

       6.4.5.1. Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

       6.4.5.2. Описи составляются в четырех  экземплярах. Учетный номер присваивается  описи по листу фонда в валовом  порядке.

       Если  документы фонда уже поступали  на хранение в государственный архив, то номер описи согласовывается  с этим архивом.

       Количество  единиц хранения в одной описи, как  правило, не должно превышать четырехзначную цифру - 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий учетный номер.

       При выбытии всех дел по какой-либо законченной  описи ее номер другим описям не присваивается. В графе "Примечание" против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп "Выбыло".

       6.4.5.3. Поединичный учет осуществляется  путем закрепления за каждым  делом (единицей хранения) самостоятельного  номера.

       6.4.5.4. Суммарный учет дел в описях  достигается составлением итоговой  записи к описям. В итоговой записи указывается количество единиц хранения (цифрами и в круглых скобках - прописью), первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения.

       Законченные описи дел комплектующихся и некомплектующихся фондов, состоящие из годовых разделов, должны иметь общую итоговую запись ко всей описи в целом.

       Если  опись состоит из нескольких томов (частей), в конце каждого тома (части) составляется как итоговая запись к соответствующему тому (части), так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются с нарастающим итогом. К последнему тому (части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам).

       Каждое  изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.

       6.4.5.5. Описи дел структурных подразделений  служат учетными документами  до составления соответствующего  годового раздела сводной описи дел постоянного хранения организации, утверждения на ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на постоянное хранение.

       Описи дел структурных подразделений по личному составу хранятся до согласования годового раздела сводной описи дел организации по личному составу с ЭПК архивного учреждения.

       6.4.5.6. Сдаточным описям структурных  подразделений учетные номера  присваиваются по реестру описей. Номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса "сп" (структурное подразделение) и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись.

          6.5. Учет дел и документов, находящихся на депозитарном хранении

     6.5.1. Дела и документы Архивного  фонда Российской Федерации, отнесенные  к частной и иным формам  собственности, находящиеся на  депозитарном хранении, учитываются  в основных и вспомогательных  учетных документах архива организации.

     6.5.2. В книге учета поступления  и выбытия документов (приложение 24) (гр. 3) указываются номер и дата  акта приема-передачи дел (гр. 4), собственник документов и срок  действия соглашения, например, "до 2005 года" (при временном хранении) или "депозит" (без указания срока хранения) (гр. 10).

     В списке фондов (приложение 25) к номеру фонда добавляется индекс "Д" ("Депозит"), который сохраняется  за ним во всех учетных документах и архивных шифрах дел; в графе "Примечание" списка фондов также указываются собственник документов, дата подписания и срок действия соглашения.

     6.5.3. Если на хранение поступает  часть фонда, документы которого  уже хранятся в архиве и  включены в состав государственной  части Архивного фонда Российской  Федерации, то за фондом сохраняется ранее присвоенный ему номер с добавлением индекса "ДЧ" - "депозитарий частично".

     Соглашение, заключенное с собственником  документов, включается в дело фонда.

     6.5.4. При учете выбытия документов:

       - если фонд выбыл полностью  в связи с истечением срока его хранения в соответствии с соглашением, то номер его не может быть присвоен другому фонду;

       - если собственнику возвращены  документы, полностью составлявшие  депозитарную часть фонда, в  связи с истечением срока их  хранения в соответствии с соглашением или по иным причинам, то индекс ДЧ в списке фондов и других учетных документах и архивных шифрах дел зачеркивается; в графу "Примечание" списка фондов вносятся соответствующие сведения.

     Количество  фондов и дел, находящихся на депозитарном хранении, указывается отдельной строкой в итоговых записях книги учета поступлений документов и в списке фондов.

     В листе фонда при наличии в  фонде документов депозитарного  хранения количество их по фонду в  целом указывается через дробь, например, 200/80Д.

          6.6. Ведение  учетных баз данных

     6.6.1. Учетные базы данных (БД) ведутся  для:

       - составления в автоматизированном  режиме документов централизованного  учета;

       - подготовки в автоматизированном  режиме различного рода статистических  сведений, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов;

       - оперативного представления сведений  о наличии в архиве документов  за определенный отрезок времени.

     Учетные БД действуют во взаимосвязи с  другими информационными БД, имеющимися в архиве, и должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных архивов и органов управления архивным делом.

     Преемственность учетных БД и традиционных основных учетных документов обеспечивается использованием в БД реквизитов основных учетных документов.

     Обобщенные  показатели документов централизованного  учета, а также исходные показатели, необходимые для их получения, входят в число обязательных реквизитов учетных БД.

     6.6.3. Учетные БД заполняются на  основе учетных документов архива. Для обеспечения единообразия заполнения и ведения учетной БД разрабатывается инструкция, описывающая содержание каждого реквизита и организацию ведения БД. Перед началом работы проводится целевая выверка учетных документов, проверяется сбалансированность учетных документов.

     В плановом порядке осуществляется работа по заполнению учетной БД по состоянию  на 1 января года, следующего за отчетным. В дальнейшем ведется оперативное  внесение изменений в учетные  документы и в учетную БД.

Общие положения

     Система автоматизированного государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации

     Документы Архивного фонда Российской Федерации  подлежат государственному учету в  соответствии с законодательством  РФ, в том числе Федеральным  законом "Об архивном деле в Российской Федерации". Ведение государственного учета документов Архивного фонда РФ возложено на Федеральное архивное агентство (Росархив) и регулируется Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.