Экспертиза архивных документов

     Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам  данных архива организации определяется приказом руководства организации. Все учетные документы архива организации должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

          6.3. Система  учетных документов  архива

     Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

     Учет  документов в архиве организации  ведется по основным и вспомогательным  учетным документам. Состав и формы  основных учетных документов определены настоящими Правилами и обязательны  для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

     Основными учетными документами в архиве организации  являются:

       - книга учета поступления и  выбытия документов (приложение 24) (для  учета в архиве каждого поступления  и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);

       - список фондов (приложение 25) (для  регистрации принятых на хранение  архивных фондов и архивных  коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);

       - лист фонда (приложение 6) (для  учета в рамках архивного фонда,  архивной коллекции количества  и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда);

       - опись дел (приложения 1, 2, 3) (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);

       - реестр описей - для регистрации  описей дел и документов, учета  их количества и состава (приложение 26);

       - паспорт архивохранилища (произвольной  формы) - для суммарного учета  фондов и документов каждого  архивохранилища архива организации;

       - опись особо ценных дел (приложение 23) (для поединичного и суммарного  учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов);

       - книга учета поступления и  выбытия страхового фонда и  фонда пользования (приложение 27) (для учета в архиве каждого  поступления и выбытия страхового  фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов));

       - опись страхового фонда (приложение 28) (для поединичного учета единиц  хранения страховых копий особо  ценных документов (составляется  в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов));

       - дело фонда - комплекс документов  по истории фондообразователя  и фонда, ведется на каждый  архивный фонд и архивную коллекцию;

       - лист-заверитель дела - для учета  количества листов в деле (приложение 9).

     Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда  Российской Федерации в архиве организации  составляются следующие документы:

       - паспорт архива организации, хранящей  управленческую документацию на 1 декабря .... г. (приложение 29);

       - паспорт организации, хранящей  документы отраслевого фонда  на 1 декабря .... г. (приложение 30).

     Вспомогательными  учетными документами являются: книги  и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному  составу, паспорта фондов, внутренние описи дел (приложение 10) и т.д.

     Учет  ЭД осуществляется в соответствии с  требованиями и по учетным формам настоящих Правил.

     Сведения  о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную  карточку ЭД (приложение 31).

     ЭД  учитываются в составе архивного  фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).

     Изменение количества единиц хранения и/или информационного  объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или конвертирования фиксируется в акте о миграции и перезаписи ЭД (приложение 32), в новой итоговой записи описи, листе фонда, объяснительной записке к паспорту архива.

     За  единицу учета ЭД принимается  единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация.

     За  единицу хранения ЭД принимается  физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.

     Поступления ЭД на архивное хранение учитываются  в общей книге поступления  и выбытия документов (приложение 24). Количество документов каждого поступления  или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД (приложение 33) и журнал учета миграций и перезаписей ЭД (приложение 34).

          6.4. Порядок  ведения основных  учетных документов

     6.4.1. Основанием каждой записи в  основных учетных документах  является:

       6.4.1.1. при поступлении документов в  архив организации:

          - сдаточные описи структурных  подразделений на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 12);

       - сводная номенклатура дел организации  или номенклатура дел структурного  подразделения с оформленной  итоговой записью о количестве  заведенных и законченных дел (приложения 7, 8);

       - акт приема-передачи документов  из другой организации, от юридического  или физического лица, в том  числе на депозитарное хранение (составляется по форме приложения 35);

    6. Подсистема хранения  документов

В предлагаемых решениях по созданию электронных архивов специалисты "Триал электроникс ПЛС" для построения хранилищ предлагаю использовать роботизированные DVD- библиотеки, так как они обладают рядом преимуществ перед другими устройствами:

• Низкая стоимость хранения 1 Гб информации (без учёта стоимости оборудования);
• Долговечность хранения данных на носителях достигает 100 лет;
• Высокая надёжность устройств чтения/записи;
• Отсутствие механического износа носителя информации при операциях чтения/записи;
• Обеспечение произвольного доступа к данным на носителе.

Для построения подсистем хранения данных компания "Триал электроникс ПЛС" использует роботизированные DVD-библиотеки серии ВА-200: ВА 145-4М, ВА 165-4, ВА 180-2М, ВА 200-1, ВА 200-1.

Для создания больших хранилищ документов могут быть использованы PDD-библиотеки серий VDC60 и VDC2100.  

       6.4.1.2. при выбытии документов  из архива организации:

          - акт приема-передачи  документов на постоянное хранение  в государственный архив или  архив другой организации (приложение 35);

          - акт возврата документов собственнику (составляется по форме приложения 35);

          - акт о выделении  к уничтожению документов, не  подлежащих хранению (приложение 4);

          - акт о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 36);

          - акт о неисправимых  повреждениях документов (приложение 37);

       6.4.1.3. по результатам выполнения внутри архивных работ (составления сводных описей, научного описания документов личного происхождения, архивных коллекций, составления описей особо ценных дел и документов, страхового фонда и фонда пользования, создания объединенных архивных фондов, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются:

          - сводная опись дел  постоянного хранения, долговременного  (свыше 10 лет), по личному составу  (приложения 1, 2, 3);

          - опись особо ценных  дел (приложение 23);

          - опись страхового  фонда (приложение 28);

          - акт описания документов  личного происхождения, архивной  коллекции (приложение 38);

          - акт об образовании  объединенного архивного фонда  (приложение 39);

          - акт о технических ошибках в учетных документах (приложение 40);

          - акт об обнаружении  документов (не относящихся к  данному фонду, архиву, неучтенных  и т.д.) (приложение 41).

     6.4.2. Книга учета поступления и  выбытия документов

       6.4.2.1. Книга учета поступления и  выбытия документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве организации, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный или другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива.

       6.4.2.2. Каждое поступление или выбытие  получает самостоятельный порядковый  номер. 

       Если  поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.

       Архив организации со сложной структурой может учитывать в книге учета поступления и выбытия документов самостоятельно поступление или выбытие документов каждого структурного подразделения.

       6.4.2.3. Если документы фонда поступают  в архив впервые, то номер  фонда проставляется в книге  учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка: "не описаны", а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах.

       6.4.2.4. Ежегодно в книге учета поступления  и выбытия документов подводится  итог количества поступивших  и выбывших за год документов (дел).

     6.4.3. Список фондов 

     6.4.3.1. Список фондов ведется в архиве  организации, хранящем документы  двух и более фондов.

       6.4.3.2. Архивный фонд, архивная коллекция  вносятся в список фондов при  первом поступлении их документов  в архив организации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.

       Объединенному архивному фонду, образованному  из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного.

       Если  фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ".

       6.4.3.3. В случае передачи фонда в  другой архив, включения его  в состав объединенного архивного  фонда или выбытия всех документов  фонда освободившийся номер другому  фонду не присваивается, в графах 4 - 5 списка фонда ("отметка о выбытии") указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.