Экспертиза архивных документов

     При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение  периода, охватываемого документами  дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

     Заголовок дела на обложке дел переносится  из номенклатуры дел организации, согласованной  с экспертно-проверочной комиссией  соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок  вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

     В тех случаях, когда дело состоит  из нескольких томов (частей), на обложку  каждого тома (части) выносится общий  заголовок дела и заголовок каждого  тома (части).

     В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность  документов дела в заголовке не оговаривается.

     На  обложке дела указываются арабскими  цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

     Если  в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

     Крайними  датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

     Если  делом является журнал регистрации  приказов, распоряжений и т.п., то датой  дела будут точные календарные даты первой и последней записей в  журнале.

     Крайними  датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

     Крайними  датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и  увольнении лица, на которое это дело заведено.

     Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое  проставляется на основании заверительной  надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").

    5. Подсистема управления архивными фондами документов (ПУАФД)

Функционально ПУАФД, реализуемая на базе программного обеспечения "АС-архив", состоит  из следующих модулей:

• Управления комплектованием архивных фондов;
• Государственный учёт документов архива;
• Учёт сохранности документов архива;
• Создание и ведение НСА;
• Учёт и исполнение социально-правовых запросов;
• Учёт использования архивных фондов;
• Управление архивным процессом - мониторинг;
• Представление архивных ресурсов в Интернет.  
   
  5.1. Подсистема управления комплектованием архивного фонда, реализует следующие функции:
• ведение данных об организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов;
• ведение данных о физических лицах - источниках комплектования;
• ведение наблюдательных дел;
• обеспечение процессов экспертизы ценности;
• контроль организации делопроизводства ведомственных архивов по наблюдательным делам;
• контроль состояния ведомственных архивов (ВА);
• учет состава и количества единиц хранения в ВА и переданных на хранение в государственные архивы;
• генерация отчетов.

 
 
5.2. Подсистема  государственного  учета документов  архива, реализует  следующие функции:

• учет поступлений документов в архив;
• учет выбытия документов из архива;
• учет изменений количества документов архива в результате проведения отдельных видов работ;
• ведение данных о незадокументированных периодах;
• ведение данных о переименованиях;
• учет особо ценных документов;
• учет секретных и рассекреченных единиц хранения;
• учет документов, принятых на временное, в том числе депозитарное хранение;
• учет фонда пользования;
• учет страхового фонда;
• генерация и печать основных и вспомогательных учетных документов;
• генерация и печать паспорта архива и архивохранилища;
• генерация сводного паспорта всех архивов АФ территории.

 
 
5.3. Подсистема  учета сохранности  документов архива, реализует следующие  функции:

• ведение системы топографических указателей;
• прием на хранение;
• учет движения единиц хранения (выдача и возврат);
• прием заказов;
• оперативный поиск местонахождения фонда, единицы хранения в хранилищах архива;
• учет движения описей;
• ведение данных о перемещениях единиц хранения в архивохранилищах;
• учет физического состояния фондов;
• учет проверок наличия и состояния дел;
• генерация и печать журналов выдачи и возврата дел;
• генерация и печать книги учета выдачи фотодокументов;
• ведение паспорта архивохранилища.

 
 
5.4. Подсистема создания и ведения  научно-справочного аппарата, реализует  следующие функции: 

• создание элементов научно-справочного аппарата (НСА) для документов на бумажной основе и специальных видах носителей (архивные описи, каталоги, фотокаталоги, путеводители, указатели, справочники);
• ведение элементов НСА (ввод карточек с клавиатуры, корректировка введенных записей, удаление карточек для снятых с учета документов);
• ведение журнала изменений;
• ведение книги учета и описания фотодокументов;
• ведение картотеки состояния НСА;
• ведение журнала использования систематического каталога;
• систематизация дел внутри фондов: по разделам описи, внутри разделов по подразделам;
• систематизация карточек фотокаталога;
• составление списка сокращений;
• составление акта НТО.

 
 
5.5. Подсистема  учета и контроля  исполнения социально-правовых  запросов, реализует  следующие функции:

• регистрация запросов;
• вычисление приоритета запроса;
• определение сроков исполнения запроса;
• учет ответов на запрос;
• исполнение социально-правового запроса с использованием тематических картотек и межфондовых указателей;
• формирование и вывод на печать отчетов и выходных форм.

 
 
5.6. Подсистема учета использования архивных фондов, реализует следующие функции:

• ведение данных о пользователях архивных фондов;
• ведение данных об использовании архивных фондов;
• поиск архивной информации по исполненным тематическим запросам;
• вычисление статистики использования фондов;
• получение списка фондов для создания фонда пользования.

 
 
5.7. Подсистема  управления архивным  процессом (мониторинг), реализует следующие  функции:

• перспективное и оперативное планирование архивного процесса;
• периодический учет и контроль основных показателей работы архивов;
• анализ динамики развития архивной службы;
• ресурсное обеспечение архивной службы;
• выработка управляющих воздействий на архивный процесс;
• ведение каталога архивных фондов;
• ведение данных об источниках комплектования для архивной инспекции;

     информационное  обеспечение работы экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного управления

     6. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ  В АРХИВЕ

          6.1. Общие  требования к учету  документов

     Учет  документов в архиве организации - это  определение их количества и состава  в установленных единицах учета  и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

     Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий  поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

     Учет  документов в архиве организации  является одним из средств обеспечения  их сохранности и контроля за их наличием.

     Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том  числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

     Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном Регламентом  государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.

     Учет  производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

     Архивный  шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения  ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного  фонда по списку фондов архива организации  и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы

     хранения.

     Номер архивного фонда присваивается  государственным архивом после  оформления первого поступления  документов организации на постоянное хранение.

          6.2. Единицы  учета

     Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники  закрепления информации являются:

       - архивный фонд, архивная коллекция;

       - единица хранения.

     Документы личного происхождения, не прошедшие научного описания, учитываются, как правило, по документам и листам.

     Необработанные  документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

     Единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

     Единица хранения документов на бумажной основе (дело) - совокупность документов, отдельный  документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

     Учет  документов в архиве организации  строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета  архивных документов на всех стадиях  работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.

     В архиве организации ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным сотрудником. При наличии нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище.