История документов

Приказ

Всякое управленческое решение  всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. 
 
К информации, помимо достоверности и точности, предъявляются два жестких требования: во-первых, она должна быть своевременной; во-вторых, она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. 
 
В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум.

Это связано, прежде всего, с  ростом количества населения. 
 
Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.     

Носителем информации выступает  документ 
Поэтому организации работы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяют большое внимание. 

 
Документы используются в различных  областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких  целей он используется. 
 
По мнению специалистов - документоведов, документ представляет содой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создает посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале. 
 
1. История возникновения и развития делопроизводства 
 

Любой документа функционирует  совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной 
сфере человеческой деятельности, называется системой документов. 
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, 
созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).  
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразим и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.  
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.  
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную 
для применения, оптимальных правил и требований по разработке и 
оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов.  
В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).  
С 01.07.1998 года в РФ введен в действие ГОСТ Р6.30-97. Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации.  
Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности и др.  
действия акта управления указывается в самом документе.  
6. Текущее хранение документов  
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.  
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку - дело. Специальным классификационным справочников, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.  
Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают (пока еще ориентировочно) срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.  
Выяснив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания вида документа (приказы, распоряжения, решения и т.д.).  
В заголовках с распорядительной документацией, а так же с протоколами после указания вида документа, дается автор и год.  
Например: "Приказы директора банка за 2000 г."  
При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.  
Нормативные документы и методические материалы по составлению  номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие распорядительные документы директивных и вышестоящих органов. Далее располагаются названия дел с распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов).

Заключение  
Рациональная организация документооборота — это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.  
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. 
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. 
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.  
Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.  
В курсовой работе мы постарались рассмотреть все стороны такого важного распорядительного документа как, Приказ.  
При рассмотрении нельзя было отставить в стороне  основные понятия: “Документ” и “Документирование”.  
А также регистрация, контроль за исполнением документов, и их хранение.  

Список  используемой литературы  
1.  Ларин М. В. Развитие понятия “документ”. - Делопроизводство. №1. 2000  
2.  Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М.: 2004  
3.  Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004  
4.  Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ,  2003, с.208  
5.  Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2003  
6.  Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов. 
М.: Дело ЛТД. 2001.