История документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение ..................................................................................................................3

1 Этапы возникновения  и развития документов………..……………………...4

 2 Распорядительный документ - приказ ........................................................... 13

 3 Процедура составления и оформления распорядительных документов….15

 4 Регистрация и контроль за исполнением документов………………………………………………………….……………16

 5 Приказ в кадровой документации……………………………………………17

Заключение ........................................................................................................... 23

Список использованных источников и литературы ………………………..…24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Понятие документ можно рассматривать  с нескольких сторон в зависимости  от стороны рассмотрения (история, ИТ., экономика…). Можно проанализировать определения в словарях и термины  «документ» будут разные. До сих  пор не могут подобрать определение, которое бы устроило все отрасли  производства. Проанализировав понятие  документ, сразу можно выделить в  первую очередь то, что документ, прежде всего юридическое понятие. Неправильно оформленный документ, зачастую не имеет юридической силы. Законодательные нормы, правила, ГОСТы…помогают правильно составить тот или  иной документ. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных  лиц. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, «кто владеет информацией, тот владеет  миром». Информация фиксируется в  документах, и перемещается во времени  и пространстве. Работа с документами  является своего рода координирующим центром. Документация позволяет быть всегда в курсе дел в организации. Это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства  определенным должностным лицам  закрепленного подразделения Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. 
         Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. Документ берет свое начало еще с древних времен, когда вместо бумаги использовали камни, бересту и кожу. Далее стали появляться глиняные доски, а в последствии и первые бумажные документы. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.  
Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство  
закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, 
стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.  
В России к началу XVII века первым сложилось приказное 
делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего в длину от 10 до 100 метров. 
          При Петре Первом было введено коллежское делопроизводство, более 
прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. С именем Петра Великого также связано начало систематической подготовки документальных публикаций в России. Именно при нем возникла практика опубликования официальных документов - императорских указов, распоряжений высших и местных правительственных учреждений. Тогда же появились и первые документальные публикации исторических источников - летописных записей, актовых и других материалов. 
В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, 
коллегиальность в руководстве сменилась единоличием. Сложилось 
исполнительское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.  
В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка введения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем       документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.  
В настоящее время сложившейся система обработки документов 
развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и 
компьютеризации делопроизводство. Документация и управление ею является в наше время очень важным фактором. «Управление документацией», как универсальный термин, имеет международное признание и распространение. Он обозначает управление созданием, использованием и хранением документов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления.

1 Этапы возникновения и развития документов

Можно выделить основные этапы возникновения и развития документов :

          1) Период феодальной раздробленности (XI - XV вв.)

В период феодальной раздробленности  делопроизводство фиксируется на бересте, а позднее на пергаменте. Документировалось  купчие грамоты на землю и иное имущество; кабалы заемные, закладные, служилые на заем денег, движимого и  недвижимого имущества; полные грамоты  на продажу в рабство; грамоты  при отпуске на свободу и др. Договора 911, 945 гг. свидетельствуют  об определенных правилах существовавших уже в то время.

Работу с документами  осуществляли специальные должностные  лица, имевшие небольшой штат помощников. В XIV в. людей, профессионально занимающихся работой с документами, стали  называть дьяками. В этот период накапливаются традиций в области составления документов: создаются устойчивые формуляры документов, устанавливаются приемы их удостоверения - подписи, скрепы, печати, возникают стадии написания документа - черновик и беловик.

          2) Приказное делопроизводство (XVI - XVII вв.)

Все документы (XVI - XVII вв.). пишутся  сплошным текстом, набор реквизитов не регламентируется законом, но есть устная традиция. Ведением делопроизводства занималась система государственных органов сформировавшаяся к тому период. Документировалось следующее:

Царские указы: появляются в 16 веке. Это распорядительные документы адресуются нижестоящим организациям. Начинаются с дат, также в них указывается лицо и его титулы. Указ состоял из 2ух частей (суть вопроса и действия по данному вопросу.)

Грамоты : строились как царский указ (титулованные от кого кому основная часть с обоснованием и постановлением, заключение - что сделать)

Наказы: начинались с даты и преамбулы

Память: служебные документы, ссылаются на царские указы или грамоту. Как напоминание по какому-либо вопросу.

Челобитная: прошение, начиналось с обращения к царю государю, «бьет челом» и изложение просьбы, «смилуйся пожалуйста», было обязательным употреблением.

Сказки: включали в себя свидетельства, показания(клятва верности)

Кабальные : содержали подробную суть вопроса. Все они имели подписи свидетелей. содержали кто составлял, кто переписал, кто за него подписался, могут быть пометы(когда заключена, и что было потом)

Процесс организации работы с документами в период приказного делопроизводства осуществлялся следующим  образом. Ответственность за всю  работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. При поступлении  на документе делали отметку о  дате получения (обычно на оборотной  стороне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резолюцию), после  чего документ поступал в соответствующий  стол, где осуществлялся процесс  подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При  необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его  на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело. Затем  беловой экземпляр сверялся с  черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа). Дьяк проставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Такой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий. Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15 -- 17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длин около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший названии «столбец». Место склеивания листов называли «состав». Столбцы использовались и для формирования документов дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативными документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивала другие документы, возникавшие, в ходе. рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты документов, подклеенных без какой-либо системы по мере их накопления, т.е. для учреждений XVI - XVII вв. характерна «столбцовая техника делопроизводства». Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов. В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов.                                                                Итак, можно сделать вывод, что Реквизиты уже сформировались, но отдельно не выделялись, т.к. вся организация делопроизводства основывалась на устных традициях. Издание судебника 1550 г. соборного уложения 1649 г. регламентировало состав документов, некоторые правила оформления отдельно взятых документов, порядок рассмотрения, ответственность. На тот момент это были главные акты как-либо регламентировавшие делопроизводство.

          3) Коллежское делопроизводство XVIII в.

В учреждениях XVIII в. сложилась  коллежская система делопроизводства. Была создана новая система органов  государственного управления[См. Приложение B]. В 1699 произошли изменения в  документе, появилась гербовая бумага Гербовая бумага была 4 видов по цене и все документы имеют печать заранее. До 1700 года документы делали на столбцах. С 1700 столбцы отменены полностью, используются тетради. 28 февраля 1720 г. Петром I был утвержден «Генеральный регламент», который определял структуру  коллегий, штатный состав, должностные  обязанности чиновников, правила  внутреннего распорядка и поведение  чиновников, убранство «камор» -- присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседании присутствия, оформлялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся- контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а также печать коллегии. Секретарь руководил действиями всех чиновников канцелярии. В его обязанности входила подготовка дел к слушанию в присутствии, причем важные дела он готовил сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на заседании присутствия. Ход заседания присутствия фиксировал нотариус в протоколе. По принятым и записанным в протоколе решениям коллегии секретарь готовил проекты документов или поручал их исполнение канцеляристам. Глава 33 «Генерального регламента» узаконивает регистрацию, вводит журналы. Журналов было несколько: повседневная записка росписи «вершенных и невершенных дел», регистратура, состоящая из четырех книг -- А, В, С, Д. Генеральный регламент установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справочные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо, уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Коллегия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины». В 1775 г., когда были ликвидированы коллегии, но коллегиальный принцип принятия управленческих решений сохранился. Появляется новый законодательный акт «Учреждения для управления губерний». Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс документов осуществлялся в канцелярии. Типовые формы XVIII в.:

Прошение (1702 г.): Оно начиналось с обращения «Державнейший царь государь милостивейший». Далее вопрос «всемилостивейший государь прошу вашего величества», а в конце «а по прошении совершения вашего величества нижайший вам».

Челобитная (1723 г.):в ней излагалась суть прощения.

Рапорт (1730 г.) и Статистические описания городов

Генеральный  регламент (1721г.): появляется протокол

Донесения : от нижестоящих к вышестоящим. Экзекуция (донесение об исполнении поручения). Промимории - организации находящиеся на одном уровне ведения - если учреждения не связаны.

Выросла роль внутренней документации, с появлением регистратуры. используются бух. Ведутся ведомости, регламенты структур, ревизии. Появляются формуляры  для метрических книг:

Вид: все документы имеют названия отдельной строкой или объединяются с адресом.

Автор: постепенно отделяется от текста. указывается в начале и конце (подпись).Особая подпись у титулованных особ.

Адресат: если раньше документы были адресованы царю, то теперь и организациям. Также выделяется отдельно на строке. Титул включается        наряду с должностью, указывалось наличие наград.

Дата: обычно указывалась дата составления в начале или в конце одной строкой. (м/ч/г). Затем дата выделяется и становится над текстом (середина 18) слева, в отметках об отправлении документа, дата получения и регистрации(сверху на лицевой стороне)

Подпись: все документы подписываются автором. Скрепа секретаря указывала на правильность документа и закреплялась печатью. Законодательно запрещается уничижительная форма подписи (раб твой = твой покорнейший слуга,1701 г.) состав подписи: чин и должность.

Печать: большая, государственная печать, (орел двуглавый) и малая (Андреевский крест и начальные буквы императора). Печати городские имели герб города, государственные учреждения (центральные - герб России и наименование учреждения, городские - свои герб) печать делалась в присутствии 2 лиц.

Резолюция: (Разрешить, Отклонить, к сведению, к делу), писали её под текстом, подписью

отметки на документе: у левого края после даты, подписи. О получении, о характере, заверительная отметка  об исполнении или регистрировании  номера (входящие - слева, исходящие - по середине…над или под адресом)

В XVIII в. Регламентируется состав и форма документа, порядок документирования, появляется типовые формы. Впервые  в Генеральном регламенте появляется понятие «архив». XVIII в. определяется появлением первого серьезного документа, регулирующего делопроизводство. Введенные, тогда, Петром коллегии со временем были преобразованы и существуют и  сегодня, только с названием соответствующем  времени. Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов. Их определения даны в генеральном регламенте. Для наименований документов этого периода характерна западноевропейская терминология.

          4) Министерское делопроизводство (XIX -- начала ХХ вв.)

Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями – министерствами. Основой организации их деятельности стал принцип единоначалия Принцип единоначалия означал, что управленческие решения принимались единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции. Другой принцип - иерархии предопределял строгое распределение функций управления между структурными подразделениями, а также обязанности чиновников всех рангов. Сенат, Комитет Министров, Государственный совет - сохранили принцип коллегиальности при рассмотрении и решении вопросов управления. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Государственного совета». Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения» 1775 г. 25 июня 1811 г. издается «Общее учреждение министерств». В нем был установлен порядок рассмотрения документов, подготовки их проектов, оформления, подписания, скрепления, регистрации, контроля за исполнением и архивного хранения. Порядок работы с документами включал:

а) порядок вступления дел;

б) движение их( производство) ;

в) отправление дел;

г) ревизию;

д) отчеты.

Первые три части устанавливали  путь прохождения документов от момента  их получения или создания до завершения исполнения и отправки. Ревизия означала контроль за исполнением. Завершалось  «производство дел» по «Общему учреждению»  составлением отчетов. Все поступающие и отправляемые документы составляли «переписку министерства» и делились на два потока:

а) переписка министра;

б) переписка департамента

Подготовка проекта документа  начиналась в одном из столов, затем  он последовательно передавался  в отделение, департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе корректировке. В этом состоит одно из основных отличий министерского делопроизводства от коллежского. В XVIII в. вся подготовительная работа для принятия решения и  оформления его в соответствующей  форме велась в канцелярии коллегии, а в XIX в. чиновники всех структурных  подразделений министерства принимали  участие в подготовке проекта  решения, которое оформлялось в  канцелярии министра или канцелярии департамента в зависимости от того, кто подписывал документ - министр  или директор департамента. Все входящие и исходящие документы регистрировали в журналах. Журналы подразделялись на общий и частный. Общие журналы велись в канцелярии министра и департаментах, частные - в отделениях. Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел», т.е. был внедрен систематический контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству. Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами. Отчетов было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления. Со всех исходящих документов снимались копии («отпуски»), которые со всеми входящими документами сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи. Характерным явлением для XIX в. стало стремление к сокращению объема документооборота. «постепенное уменьшение числа дел, есть самый главный признак благоустроенности министерства, а умножение их есть знак расстройства и смещения». В последней трети XIX в. большое влияние на делопроизводство оказало развитие техники. Изобретение пишущих машинок, гектографов и другой множительной техники вывело на новый уровень культуру документирования, ускорило изготовление документов, позволило экономить время и затраты, сократив рукописное изготовление документов. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов; телеграмм, телефонограмм.