4 Регистрация и контроль за исполнением
документов
Регистрация документов - важнейший
этап работы с документами и определяется
как "фиксация факта создания либо получения
документов путем присвоения им порядковых
номеров и записи установленных сведений
о них".
Как вытекает из определения,
регистрация, прежде всего, придает юридическую
силу документу, так как фиксирует факт
его создания или получения. Пока документ
не зарегистрирован, не получил своего
номера, он не оформлен, он как бы еще не
существует. Например, приказ, постановление
и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован,
учреждение за него не отвечает, так как
факт получения не подтвержден.
Документы регистрируются один раз. В
небольшом учреждении, фирме все документы
регистрирует централизованно секретарь.
В учреждении, имеющем отделы, регистрация
внутренних документов проводится децентрализовано
по группам: в бухгалтерии, отделе кадров,
канцелярии. При этом внутренние документы
должны регистрироваться в день подписания
или утверждения, входящие - в день поступления,
исходящие - в день отправки. Формы регистрации
могут быть трех видов: журнальная, картонная
и автоматизированная электронная (на
ПЭВМ). Контроль исполнения порученного
задания является одной из функций управления.
В контроле можно выделить контроль по
существу решения вопроса и контроль за
сроками исполнения задания. Контроль
по существу выполнения поручения, решения
вопроса осуществляет руководитель (учреждения
или отдела) или специально уполномоченные
лица. Контроль по существу - это оценка,
насколько правильно, удачно, полно решен
вопрос. Контроль за сроками исполнения
ведет секретарь или служба документационного
обеспечения управления. Сроки исполнения
документов могут быть определены законодательством.
В распорядительных документах и решениях
коллегиальных органов срок указывается
по каждому пункту. На документах, рассмотренных
руководителем, срок их исполнения содержится
в резолюции. Для документов, содержащих
сложное задание, могут быть установлены
длительные сроки исполнения (несколько
месяцев, полгода, год). В таком случае
необходимо разделить поручение на этапы
и контролировать выполнение задания
поэтапно.
5 Приказ в кадровой
документации
Задачи управления трудовым
коллективом, формирования и качественного
улучшения его состава можно
решать только при наличии совершенной
системы информационного обеспечения
работы с кадрами, которая включает
многочисленные информационные показатели
и постоянно совершенствуется и
обновляется на основе применения современных
информационных технологий. Информационные
показатели, используемые в кадровой службе,
включены в общероссийские классификаторы
технико-экономической информации, позволяющие
кодировать анкетно-биографические данные
о работниках, сведения об их образовании,
занимаемой должности и др. Так, Общероссийский
классификатор профессий рабочих, должностей
служащих и тарифных разрядов, введенный
в действие Постановлением Госстандарта
России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января
1996г., предназначен для решения задач,
связанных с оценкой численности рабочих
и служащих, учетом состава и распределением
кадров по категориям персонала, уровню
квалификации, степени механизации и условиям
труда, вопросам обеспечения занятости,
организации заработной платы рабочих
и служащих. Начисления пенсий, определения
дополнительной потребности в кадрах
и др. Информационные показатели, характеризующие
работу с кадрами, отражаются в комплексах
документов, создаваемых и обрабатываемых
в кадровых службах. Под обобщающими понятиями
«кадровая документация» или «документация
по личному составу» подразумевают широкий
круг документов, содержащих сведения
о работниках предприятия и деятельности
самой кадровой службы: персональные и
учетные документы, плановые и отчетно-статистические,
организационно-распорядительные. Разновидности
документов по функциям и задачам управления
кадрами включены в Общероссийский классификатор
управленческой документации (документы
по приему, переводу и увольнению работников,
по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных
взысканий и др.) В состав кадровой документации
входят следующие документы:
- трудовой договор (контракт);
- приказ (распоряжение) о приеме
на работу (форма №Т-1);
- личная карточка (форма № Т-2);
- учетная карточка научного
работника (форма № Т-4);
- приказ (распоряжение) о переводе
на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении
отпуска (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о прекращении
трудового договора (контракта) (форма
№ Т-8);
- табель учета рабочего времени
(форма № Т-13);
- личные заявление работников
предприятия;
- графики отпусков;
Трудовой договор(контракт)
заключается в письменной форме
между работником и администрацией
предприятия в лице руководителя
предприятия и должен содержать
следующие основные реквизиты: название
документа, дата, место составления,
текст, подписи, печать. Контракт составляется
в двух экземплярах, один из которых
остается на предприятии, а другой храниться
у работника.
Приказ (распоряжение) о приеме
на работу является одной из унифицированных
форм первичной учетной документации,
применение которых с 1 января 1999 г.
является обязательным для предприятий
всех организационно-правовых форм и
форм собственности. Приказы по личному
составу являются важнейшим документом,
составляемым в процессе документирования
функций кадровой службы птицефабрики.
Приказами оформляются прием, перевод
и увольнение работников; предоставление
им отпусков и командирование; изменение
условий и оплаты труда, присвоение разрядов
и изменение анкетно-биографических данных;
поощрения и наложения взысканий и др.
Для оформления приказов по личному составу
необходимо письменное обоснование, в
качестве которого могут выступать: личное
заявление работника, контракт, докладная
записка руководителя подразделения (например,
о переводе работника или о направлении
его в командировку), акт (например, о нарушении
трудовой дисциплины), служебное письмо
другой организации с запросом на перевод
работника, свидетельство о браке, отражающее
изменение фамилии работника и др. Личное
заявление работника о приеме, переводе
или увольнении пи-шется, как правило,
от руки, в произвольной форме. В заявлении
указываются: наименование структурного
подразделения, наименование вида документа,
дата, адресат (должность, фамилия, инициалы
руководителя предприятия), текст, личная
подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем
на заявлении проставляется резолюция
руководителя и отметка об исполнении
документа и направлении его в дело. Приказы
по личному составу оформляются и ведутся
строго отдельно от приказов по основной
деятельности. Текст приказа по личному
составу не имеет констатирующей части
и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято
в приказах по основной деятельности.
Поэтому кадровые приказы сразу начинаются
с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ,
НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ
ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.
Различают простые (индивидуальные) и
сложные (сводные) приказы по личному составу.
В индивидуальных содержится информация
только об одном сотруднике, в сводных
– о нескольких сотрудниках независимо
от того, под какие управленческие действия
они попадают (прием, увольнение, изменение
фамилии и др). При составлении сводных
приказов следует учитывать, что в одном
документе не должно содержаться информации
с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется
выделять приказы о предоставлении отпусков
и командировании сотрудников, которые
имеют краткий (3 года) срок хранения в
отличие от других кадровых приказов,
хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке
оформляются, как правило, и приказы о
поощрениях и наказаниях, учитывая их
специфическую воспитательную роль. Каждый
пункт приказа по личному составу должен
быть сформулирован в строгом соответствии
с ТК РФ. Постоянной информацией для любого
кадрового приказа является указание
распорядительного действия (уволить,
премировать, перевести), фамилии и инициалы
работника (имени и отчества полностью
– при приеме на работу), должности и структурного
подразделения, дата вступления в силу
данного пункта приказа. Состав других
сведений в пунктах приказа по личному
составу определяется спецификой распорядительного
действия. При приеме на работу обязательно
устанавливается размер оплаты труда
(оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости,
условия приема: временно (с…по…), с испытательным
сроком (его продолжительность) и п.д. При
переводе на другую работу – новая должность
и подразделение, вид перевода (для временных
переводов – с указанием продолжительности),
причина перевода (в полном соответствии
с ТК РФ), изменение оплаты труда (если
оно возникает). При увольнении причина
увольнения, согласно статьям ТК РФ. При
предоставлении отпуска – его вид, продолжительность,
дата начала и окончания. При командировании
– дата и продолжительность командировок,
место направления, наименование предприятия.
При поощрениях и наказаниях – причина
и вид поощрения или взыскания. Каждый
пункт приказа по личному составу должен
заканчиваться ссылкой на письменное
основание данного распорядительного
действия. Приказы по личному составу,
согласно ТК РФ, доводятся до сведения
работника под расписку. Визы ознакомления
работников могут располагаться либо
непосредственно после текста каждого
пункта приказа, либо после подписи руководителя
предприятия. Проект приказа по личному
составу согласовывается со следующими
должностными лицами: с главным бухгалтером,
юрисконсультом, с руководителями структурных
подразделений, работники которых упоминаются
в приказе. Предусмотрено обязательное
визирование приказов по личному составу
руководителем кадровой службы. Приказы
по личному составу обязательно регистрируются
(отдельно от приказов по основной деятельности).
В качестве регистрационной формы используют
книгу регистрации. В книге регистрации
указывается: дата и номер приказа, кем
подписан приказ. С учетом различий в сроках
хранения приказов по личному составу
рекомендуется нумеровать их по следующему
правилу. К порядковому номеру приказа
добавляется буквенное обозначение (чтобы
отличить его по номеру от приказа
по основной деятельности). На птицефабрик
ведутся разные буквенные обозначения
для разных по содержанию кадровых приказов,
например: №28/к – приказ о движении кадров
(прием, увольнение, изменение кадровой
документации), № 12/ км – о командировании,
№43/о – об отпуске, № 21/ п – о поощрении.
Информация, содержащаяся в приказах по
личному составу (сведения о работе и поощрениях)
фиксируется в трудовых книжках. Личная
карточка (форма №Т-2) заполняется на работников
всех категорий в одном экземпляре на
основании соответствующих документов,
паспорта, военного билета, трудовой книжки,
диплома, на основании опроса работника.
Коды профессии и специальности указываются
по общероссийским классификатором профессий
рабочих, должностней служащих и тарифных
разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной
карточке.
Свободные строки могут при
необходимости заполняться данными
по усмотрению организации. После заполнения
раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое
на работу, подписывает личную карточку
и проставляет дату заполнения. Свободные
сроки в п.6. раздела I предназначены для
названия и даты окончания второго образовательного
учреждения высшего или среднего профессионального
образования. При заполнении п.12 раздела
I организации необходимо именовать так
же, как они назывались в свое время, военную
службу записывать с указанием должности.
В разделе III с каждой записью, вносимой
на основании приказа о приеме на работу
и переводах на другую постоянную работу,
администрация обязана ознакомить работника
под расписку в графе 11. В разделе IX «Дополнительные
сведения» для полноты учета лиц, обучающихся
в очно-заочных, заочных, экстернатных
отделениях учреждений высшего и среднего
профессионального образования, следует
проставлять даты поступления в образовательное
учреждение и его окончания. Личные карточки
таких работников рекомендуется хранить
отдельно до окончания ими образовательных
учреждений. В том же разделе следует записывать
и другие данные о работнике. Приказ (распоряжение)
о переводе на другую работу (форма № Т-5)
применяется при оформлении перевода
работника из одного структурного подразделения
в другое. Заполняется работником отдела
кадров в одном экземпляре. Приказ (распоряжение)
визирует начальник структурного подразделения
прежнего и нового места работы и подписывает
руководитель организации. На основании
приказа о переводе на другую работу отдел
кадров делает отметки в личной карточке,
трудовой книжке и других документах.
На оборотной стороне делаются отметки
о несданных имущественно-материальных
ценностях, числящихся за работником на
прежнем месте работы. Приказ (распоряжение)
о предоставлении отпуска (форма № Т-6)
применяется для оформления ежегодного
и других видов отпусков, предо-ставляемых
работникам в соответствии с Трудовым
кодексом, действующими законодательными
актами и положениями, коллективным договором
и графиками отпусков. Заполняется в двух
экземплярах: один остается в отделе кадров,
другой передается в бухгалтерию. Подписывается
начальником структурного подразделения
и руководителем организации. На основании
приказа о предоставлении отпуска отдел
кадров делает отметки в личной карточке
работника, а бухгалтерия производит расчет
заработной платы, причитающейся за отпуск.
При предоставлении отпуска без оплаты
рядом с указанием о количестве дней отпуска
указывается «без оплаты». В разделе «Начислено»
в графе 1 в пустых строках указываются
месяцы, по которым начислена заработная
плата. Приказ (распоряжение) о прекращении
трудового договора (контракта) (форма
№ Т-8) применяется при оформлении увольнения
работников. Заполняется работником отдела
кадров в двух экземплярах на всех работников,
за исключением увольняемых вышестоящим
органом: один экземпляр остается в отделе
кадров, другой передается в бухгалтерию.
Подписывается начальником структурного
подразделения и руководителем организации.
В разделе «справка о несданных имущественно-материальных
и других ценностях» делаются отметки
о несданных ценностях, числящихся за
работником. Табель учета использования
рабочего времени и расчета заработной
платы (форма № Т-12) применяется для учета
использования рабочего времени всех
категорий служащих, для контроля за соблюдением
рабочими и служащими установленного
режима рабочего времени, а также для составления
статистической отчетности по труду. Составляются
в одном экземпляре уполномоченным на
это лицом, после соответствующего оформления
передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле
о причинах неявок на работу или о работе
в режиме неполного рабочего дня, работе
в сверхурочное время и других отступлениях
от нормальных условий работы должны быть
сделаны только на основании документов,
оформленных должным образом (листок нетрудоспособности,
справка о выполнении государственных
или общественных обязанностей и т.п.).
Для отражения использования рабочего
времени за каждый день в табеле (форма
№ Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено
две строки: одна строка для отметок условных
обозначений видов затрат рабочего времени,
а другая для записи количества часов
по ним. Учет использования рабочего времени
осуществляется в табеле методом сплошной
регистрации явок и неявок на работу либо
регистрации только отклонений (неявок,
опозданий и т.д.). Личные заявления работников
предприятия о приеме, переводе или увольнении
пишутся от руки, в свободной форме или
на трафаретном бланке, разработанном
на предприятии. В заявлении следует указывать
следующие реквизиты: адресат, наименование
структурного подразделения, наименование
вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку
подписи. На заявлении ставится резолюция
и делается отметка об исполнении. В дальнейшем
заявление отправляется в дело. Графики
отпусков представляют собой внутренний
документ, в котором определяется очередность
предоставления отпусков сотрудникам
подразделений и предприятия в целом.
Форма графика отпусков содержит следующие
реквизиты: наименование предприятия,
название вида документа, гриф утверждения,
место составления, дату, текст, визы согласований.
Заключение
В данной курсовой был рассмотрен
путь развития делопроизводства на примере
отдельного вида документа - приказ. Постепенное
совершенствование государственного
и общественного строя, общей культуры,
языка вело к все большему его усовершенствованию.
В центре делопроизводства - документ.
Возникновение документа произошло вместе
с письменностью, вначале как средство
закрепления имущественных отношений,
а затем, с развитием письменности, документы
стали средством общения, передачи информации.
Появление делопроизводства, современного
документооборота - это закономерный этап
развития хозяйственных, деловых и межличностных
отношений людей. На раннем этапе развития
человечества в документах отражались
хозяйственные операции, велись статистические
подсчеты, заключались договора, велась
переписка, существовали сборники законов,
в которых отражалось классовое и сословное
деление общества, уклад их жизни, отношение
к частной собственности и рабовладению
и т.д. Люди пытались передавать информацию
различными способами. Прошло несколько
тысяч лет, и теперешний век, ознаменовавшийся
не только накоплением колоссального
объема знаний, но и тем, с какой скоростью
можно получать и передавать эти знания
в различные уголки планеты. Документ,
как носитель информации, выступает в
качестве непременного элемента внутренней
организации любого учреждения, предприятия,
фирмы, обеспечивая взаимодействие их
частей. Информация является основанием
для принятия управленческих решений,
служит доказательством их исполнения
и источником для обобщений, а также материалом
для справочно-поисковой работы. Кроме
того, документирование во многих случаях
является обязательным, предписывается
законом и актами государственного управления,
поэтому оно является одним из средств
укрепления законности и контроля. От
четкости и оперативности обработки и
движения документов в конечном итоге
зависит быстрота принятия решений. Поэтому
в рациональной организации документообороту
всегда уделяется большое внимание, особенно
в бухгалтерии, где несвоевременная обработка
финансовых документов может привести
к отрицательным экономическим последствиям.
Установление того или иного порядка документооборота
зависит от характера и особенностей хозяйственных
операций и их учетного оформления, а также
от структуры предприятия и его учетного
аппарата. В курсовой
работе мы постарались рассмотреть путь
развития, совершенствования и все стороны
такого важного распорядительного документа
как, Приказ. При рассмотрении нельзя было
отставить в стороне основные понятия:
“Документ” и “Документирование”. А
также регистрация, контроль за исполнением
документов, и их хранение.
Список используемых источников
и литературы
Ларин М. В. Развитие понятия
“документ”. - Делопроизводство. №1. 2000
Ларьков Н.С. Документоведение.
Учебное пособие. М.: 2004
Охотников А.В., Булавина Е.А.
Документоведение и делопроизводство:
Основы документоведения; Виды, функции
документов; Технологии делопроизводства:
Учебное пособие для вузов
М: ИКЦ МарТ, 2004
Зиновьева Н.Б. Документоведение:
Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ,
2003, с.208
Колесник Е.Н. Введение в
управленческое документоведение. Учебное
пособие. М.: 2003
Овчинникова Н.В. Правила
составления и оформления служебных
документов.
.
Отвечая на вторую поставленную
задачу, можно определить то, что
«делопроизводство» постоянно совершенствовалось.
От устной традиции к «постоянно запоминающему
устройству». Сейчас происходит, медленный
переход от «аналога - к цифре», от
бумажного документооборота к электронному.
В связи с этим появляются новые
нормативные акты, федеральные законы,
нормы. Но все равно тонкости остаются.
Предписания государственных законов
допускают существование множества
подлинников (оригиналов) электронного
документа, каждый из которых имеет
равную юридическую силу. Трудно вообразить,
что произойдет в кредитно-финансовой
сфере, если бы там закон соблюдался:
дважды отправленное одно и то же электронное
платежное поручение формально
позволяет дважды получить деньги.
В законе " Об информации, информационных
технологиях и о защите информации
" утверждается: " Электронный
документ - сведения, представленные в
форме набора состояний элементов
электронной вычислительной техники
(ЭВТ), иных электронных средств обработки,
хранения и передачи информации, могущей
быть преобразованной в форму, пригодную
для однозначного восприятия человеком,
и имеющей атрибуты для идентификации
документа ". Новая редакция Федерального
закона предназначена для учета новых
технологических изменений, прошедших
за пять лет с момента принятия закона.
Достижение науки и
техники, бурное развитие научно-технической
революции, воздействующие на всю сферу
человеческой деятельности, требуют
дальнейшего совершенствования
управления, стиля и методов работы,
повышения качества и эффективности
управленческого труда. В начале
3-го тысячелетия количество электронных
документов на предприятии уже будет
измеряться миллионами, поэтому системы
управления электронными документами
и архивами станут одной из важнейших
составляющих корпоративной информационной
системы. Одним из путей, обеспечивающим
высокую эффективность работы аппарата
управления является правильная организация
работы с документами.