Государственные архивы

В пятом разделе помещены нормы учета уникальных и рассекреченных документов, более полно раскрыты особенности учета копий на правах подлинников, документов личного происхождения  и по личному составу, а также  принятых на депозитарное хранение, изложены основные требования к ведению учетных  баз данных, более обстоятельно освещены вопросы хранения и учета документов фонда пользования.

 Шестой раздел, посвященный  работе по комплектованию архивов  и экспертизе ценности документов, определяет правовые основы приема  документов на временное депозитарное  хранение, от ликвидированных организаций.  Также шестой раздел освещает  порядок комплектования архивов  продукции инициативного документирования, взаимоотношений государственных  архивов и негосударственных  организаций.

 В седьмом разделе  порядок описания архивных документов  и создания научно-справочного  аппарата к ним изложен с  учетом принятого МСА международного  стандарта и содержит принципы  многоуровнего описания. Построение  и некоторые формулировки раздела  исходят из необходимости совершенствования  существующего НСА на базе  современных информационных технологий. Поэтому меньше внимания уделено  традиционным элементам НСА, для  которых продолжают действовать  апробированные методики.

В последнем, восьмом разделе  Правил  новыми являются вопросы  рассекречивания архивных документов, исполнения запросов, поступающих из-за рубежа, и выдачи архивных справок  на них. Здесь определен порядок  обеспечения доступа пользователей  к документам, изложены детали копирования  документов по запросам пользователей, усилены положения по юридическому положению информационных документах архива. Зато более сжато, представлены функции читальных залов архивов, освященные в Правилах работы пользователей  в читальных залах государственных  архивов РФ 1998 года.

Выход правил в свет зависит  от Министерства юстиции РФ, где  Правила должны пройти сложную процедуру  регистрации. Я считаю, что Правила  нужно применить в работе каждого  государственного архива. Там, где позволяют  ресурсы, необходимо использовать нормы  Правил активно, но аккуратно, творчески, с обязательным информированием  Росархива о возможных погрешностях данного документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Задачи  и функции  государственных архивов

 

     В первые  годы существования государственных  архивов, когда они были заняты, главным образом научно-технической  обработкой документальных материалов, их организационное устройство  было следующим. Все документальные  материалы были по подведомственно-тематическому  принципу распределены между  несколькими отделами, и каждый  из этих отделов проводил над  своими материалами все основные  виды работ: хранение, научно-техническую  обработку, организацию использования  и т. д. только для публикации  документов в большинстве архивов  создавались специальные отделы  или группы. Такое организационное  устройство позволяло направить  наибольшие силы для решения  основной задачи. Но оно имело  и недостатки: создавался параллелизм  в работе, было трудно добиться  применения единых методов и  приемов при проведении одних  и тех же видов работ, рассредоточенных  по разным отделам, квалификация  научных сотрудников, вынужденных  заниматься разными видами архивной  деятельности, по настоящему не повышалась, и им трудно было решать конкретные теоретические задачи.

В 1950-х годах, по мере завершения научно-технической обработки документальных материалов, государственные архивы получили возможность направлять свои силы на решение других важных задач. В связи с этим организационное  устройство государственных архивов  стало меняться. В настоящее время  структура большинства государственных  архивов, в особенности центральных, приведена в соответствие с основными  направлениями их деятельности.

Законодательство определило государственные архивы как научно-исследовательские  учреждения, задачами которых являются практическая и теоретическая деятельность в области архивного дела. В  связи с этим государственным  архивам свойственен ряд функций.  Основными из них являются: комплектование, обеспечение сохранности и, как  один из путей к этому, учет документальных материалов, экспертиза научной и  практической ценности документальных материалов, научно-техническая обработка  документальных материалов, а также  создание научно-справочного аппарата.

Рассмотрим данные функции  поподробнее.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.1. Обеспечение сохранности  и учет документальных                материалов

 

История развития архивов  в нашей стране насыщена частыми  случаями гибели документов. Причинами  этого явились как климатические  условия нашей страны, так и  безответственное отношение к документам. Чтобы исправить ситуацию с 1550 года в стране начали издаваться законы, которые предусматривали различную  ответственность за порчу и потерю документов. Законы такого же смысла издаются, по сей день, например Положение  о Федеральном архивном агентстве  от 17 июня 2004 года и другие нормативно-правовые акты.

Для того чтобы обеспечить сохранность документов необходимо знать следующие основы: обеспечение  физико-химической сохранности документов; создание материально-технической  базы хранения документов; учет движения документов; копирование документов с целью создания страхового фонда  и фонда пользования; консервация  документов.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего  по всем параметрам обеспечению их сохранности. Требования, предъявляемые  к помещениям архива, зафиксированы  в современных нормативных и  методических документах, прежде всего  в Основных правилах работы архивов  организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Основные площади здания отводятся под  хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи. Не только само здание, но и средства внутри его  имеет значение для обеспечения  сохранности документов. Параметры  этой среды определяются соблюдением  режимов хранения.

Существуют следующие  режимы хранения: световой; температурно-влажностный; противопожарный; охранный. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Для защиты документов от света применяют  хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Температура и влажность  – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный  температурно-влажностный режим. Благоприятный  микроклимат документов создается  при положительной температуре  и относительной влажности воздуха 30-60%. Не должно быть резкого колебания  температуры и влажности в  помещениях, так как это разрушает  носитель информации. Климатический  контроль осуществляется по трем климатическим  параметрам: температуре, относительной  влажности и абсолютной влажности  воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные  приборы.

Санитарно-гигиенический  режим подразумевает под собой  комплекс требований направленных на поддержание чистоты. Пыль может  быть причиной физического и химического  разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Особое внимание следует  уделяться покрытию пола в хранилищах, он является основным источником пыли.

Охранный режим распространяется на всё помещение архива. В архиве должны строго соблюдаться меры противопожарной  безопасности. К техническим охранным мерам относятся: средства наружного наблюдения, средства внутреннего наблюдения используемые в нерабочее время, средства внутреннего наблюдения в рабочее время.

Важную роль при организации  хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. В целях закрепления  места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники  – топографические указатели. Как  правило, указатель составляется в  карточной форме. Очень большое  значение в обеспечении сохранности  архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в  себя установление и регистрацию  в специальных документах об их количестве и составе. Для предотвращения хищений  разработана детальная система  контроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального  количества единиц хранения записям  в учетных документах архива. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.

При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение  свойств материалов – старение. Цель хранения – снизить воздействие  неблагоприятных факторов и увеличить  долговечность документов. Для этого  необходимо выполнять все необходимые  требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 Экспертиза ценности  документов в организации

     При упорядочении  документов организации наиболее  сложным является комплекс работ  по определению состава документов, подлежащих приему в архив.

    Состав документов  архивного фонда организации  определяется в результате экспертизы  их ценности и уточнения фондовой  принадлежности.

  Именно в процессе  экспертизы ценности документов  происходит формирование архивного  фонда организации.

    Задачами экспертизы  ценности документов являются:

    1.  определение  состава документов организации,  которые содержат ценную информацию  и подлежат  отбору и передаче  в архив организации, а затем  государственные архивы на постоянное  хранение;

   2. определение временных  сроков хранения документов, имеющих  практическое или справочное  значение на протяжении определенного  периода;

   3.   выделение  к уничтожению документов организации  с истекшими сроками хранения.

   Экспертиза ценности  документов организации основывается  на традиционных критериях (научно-обоснованных  признаках, на основании которых  определяется степень ценности  документов), выработанных в процессе  архивной практики.

   При проведении  экспертизы ценности документов  необходимо руководствоваться критериями  происхождения, содержания, внешних  особенностей документа.

    Экспертиза ценности  документов осуществляется в  организациях в процессе формирования  дел на основе номенклатур  дел и отбора документов для  передачи дел в архив, а также  в государственных архивах –  при описании принятых не обработанными  архивных документов, переработке  неудовлетворительно составленных  описей, при создании объединенных  архивных фондов и архивных  коллекций и др.

     При проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также, подведомственных им организаций, с указанием на сроки хранения (отраслевые перечни), а также  указаниями на сроки хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших, в указанные перечни, которые устанавливаются федеральными законами и другими федеральными нормативно правовыми актами, в том числе решениями ЦЕПК Федерального архивного агентства.

    Сроки хранения, установленные ими являются обязательными для всех организаций независимо от формы собственности как государственных, так и негосударственных.

  В настоящее время  при проведении экспертизы ценности  управленческой документации применяется  «Перечень типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков  хранения» (М., 2000).

    Для определения  сроков хранения документов, образующихся  в научно-технической и производственной  деятельности организаций, применяется  «Перечень типовых документов, образующихся  в деятельности госкомитетов, министерств,  ведомств и других учреждений, организаций, с указанием сроков  хранения» Часть 2. (М., 1989).

 Для отбора управленческих  документов постоянного хранения  за период до середины 90-х годов  (1995), может применяться тот же  «Перечень типовых документов, образующихся  в деятельности госкомитетов, министерств,  ведомств и других учреждений, организаций, с указанием сроков  хранения» (М., 1989). 

     Для установления  сроков хранения специфической  отраслевой документации применяются  отраслевые перечни, примерные  номенклатуры дел, изданное в  настоящее время, а также –  до выхода Перечня типовых  документов… (М., 2000). Например: Перечень  документов со сроками хранения  Министерства культуры СССР, его  учреждений, организаций и предприятий  (М., 1983), Примерная номенклатура дел  высшего учебного заведения (М., 1999) и др.

 По результатам экспертизы  ценности документов в организации  составляются описи дел постоянного,  временного (свыше 10 лет) хранения  и по личному составу, а также  акты о выделении к уничтожению  дел, не подлежащих хранению.

      Высококвалифицированные,  трудоемкие работы по формированию  архива и определению ценности  документов иногда являются для  фирмы или организации достаточно  сложными. Не у каждой компании  в штате есть сотрудники, которые  на должном уровне могут провести  экспертизу ценности документов: внутренних, входящих, исходящих. Однако  данный вид работ является  необходимой составляющей дальнейшей  документальной деятельности организации,  ведь упорядоченность материалов  и своевременная экспертиза ценности  документов – очевидные показатели  отлаженной работы предприятия.

 

      Мы предоставим  для вашей организации (фирмы,  компании) услуги по экспертной  оценке. Наши специалисты определят  состав документов фирмы и  произведут отбор ценных материалов  в архив организации, который  может храниться в дальнейшем  в офисе или хранилищах фирмы,  либо быть переданным на хранение  в нашу компанию.