Документные комплексы системы здравоохранения с точки зрения стандартизации и унификации

2. Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, должны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается.

3. Однозначность.  Текст документа по смыслу  должен быть однозначным, положения,  приведенные в нем, не могут  быть использованы двояко, по-разному.

4. Конкретность. Текст документа должен отвечать требованиям определённости.

5. Полнота.  Текст документа должен отвечать  требованиям полноты и содержать  все сведения, необходимые для  обеспечения качества и эффективности  работы.

6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом.

7. Понятность. Все сведения документа должны  быть изложены ясным и понятным  языком, несмотря на то, что он  считается официально-деловым, административным.

8. Мотивированность. Содержание документа должно побудить адресата к осуществлению целей, поставленных в документе.

9. Юридическая  значимость. Документ для обеспечения  его законности и юридической  силы должен иметь все требуемые,  правильно составленные и оформленные  реквизиты.

       Требования приведены и расположены не по принципу иерархичности, а являются равнозначными и определяющими.Помимо вышеперечисленных требований есть еще одно немаловажное. Это стабильность формальных признаков, устойчивость форм документов, жесткость фиксации расположения реквизитов. Из этого требования вытекает – образование документов определенного вида ( приказ, письмо, протокол, акт, распоряжение) и возможность унификации и стандартизации не только отдельных элементов документов, но и документных систем. Стабильность формальных признаков и параметров – требование зачастую нарушаемое. В некоторых ЛПУ на документных бланках не хватает каких-либо элементов, реквизитов и их дописывают от руки. Нарушение этого требования приводит к многообразию, увеличению численности форм и образцов документов, что является обратной стороной унификации.

       Деятельность органов и учреждений  здравоохранения обеспечивается  системой взаимосвязанных управленческих  документов, составляющих их документационную  базу. Учреждения здравоохранения издают следующие правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией. В целях эффективного использования средств вычислительной техники устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов (как часть стандартизации).

       Организационно-распорядительная документация  является наиболее широко используемым  видом управленческой документации. ГОСТ Р 51141-98 трактует понятие организационно-распорядительного документа следующим образом : «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

       Организационно-распорядительную документацию (ОРД) классифицируют на три группы:

• организационная документация (примерами такой документации служат уставы, положения, правила, инструкции);
• распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
• информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы).

       Оформление ОРД осуществляется  в соответствии с ГОСТ Р  6.30-2003, который устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов. Правильно оформленные реквизиты документов гарантируют их юридическую силу.

       В соответствии с ГОСТ Р  6.30-2003 при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

       01 – Государственный герб Российской  Федерации;

       02 – герб субъекта Российской  Федерации;

       03 – эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания);

       04 – код организации;

       05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица;

       06 – идентификационный номер  налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

       07 – код формы документа;

       08 – наименование организации;

       09 – справочные данные об организации;

       10 – наименование вида документа;

       11 – дата документа;

       12 – регистрационный номер документа;

       13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

       14 – место составления или  издания документа;

       15 – адресат;

       16 – гриф утверждения документа;

       17 – резолюция;

       18 – заголовок к тексту;

       19 – отметка о контроле;

       20 – текст документа;

       21 – отметка о наличии приложения;

       22 – подпись;

       23 – гриф согласования документа;

       24 – визы согласования документа;

       25 – оттиск печати;

       26 – отметка о заверении копии;

       27 – отметка об исполнителе;

       28 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

       29 – отметка о поступлении документа в организацию;

       30 – идентификатор электронной  копии документа (отметка для  автоматического поиска документа).

       Перечисленный состав реквизитов  следует считать типовым, поскольку  набор их при подготовке различных видов документов может быть различным. Среди реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках документов, переменные наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа. Состав и содержание переменных реквизитов может изменяться в зависимости от вида документов. Хотелось бы отметить, что состав реквизитов диктуется также медицинским учреждением (если оно частное) и ЛПУ разных городов.

      

ГЛАВА 2. Стандартизация и унификация медицинских документов (особенности оформления и лексические особенности мед. документов) 

       Государственный герб помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации». Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ. Однако, многие частные клиники имеют в наличии на бланке и Государственный герб, и эмблему организации, что является своего рода нарушением. Но это нарушение показывает степень(уровень) компетентности работников данного учреждения.

        Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код ОКПО присваивается предприятию, организации согласно Положению о введении Общероссийского классификатора предприятий и организаций. Код состоит из восьми знаков.

       Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН представляет собой число 13-значный цифровой код и указывается в составе справочных данных и только на бланках писем.

       Идентификационный номер налогоплательщика  (ИНН) проставляется в соответствии  с документами, выдаваемыми налоговыми  органами. ИНН представляет собой  цифровой код, свидельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Указывается в составе справочных данных и только на бланках писем.

       Код формы документа проставляется  по Общероссийскому классификатору  управленческой документации (ОКУД). Общероссийский классификатор управленческой документации предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных межотраслевых, межведомственных форм документов, разрабатываемых ведущими министерствами и ведомствами, с целью сокращения количеств применяемых форм документов, исключения из оборота неунифицированных форм. Все вновь создаваемые унифицированные формы документов подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России с последующим включением в ОКУД. Код унифицированной формы документа состоит из 7 знаков и контрольного числа (КЧ).

       Наименование организации, являющейся  автором документа, должна соответствовать  наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию (в некоторых случаях заместитель руководителя или должностного лица).

      Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и др.) ГОСТ Р 6.30 – 2003 не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации. Почтовый адрес организации указывается в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Группы цифр в номерах телефонов и факсов разделяются тире.

       Наименование вида документа,  составленного или изданного  организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают. Вид документа определяется его содержанием и наличием. Номенклатура используемых в организации документов фиксируется в Табеле форм документов, применяемых организацией.

       Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер – это условное цифровое, реже буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регистрации документа. Место для нанесения регистрационного номера на бланке отведено рядом с датой. Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов) – это обычный порядковый номер документа, который включает знак «№», а также различные буквенные индексы: например, по личному составу – «к» или «л/с» (№ 128-к или № 1590-л/с); по основной деятельности «р» (№ 507-р). Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел.

       Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

       В качестве адресата могут  быть организации, их структурные  подразделения, должностные и  физические лица. Наименование организации  и ее структурного подразделения  указывают в именительном падеже. Например,

Министерство  здравоохранения

Российской  Федерации

Департамент организации

медицинской помощи населению.

       Документ утверждается должностным  лицом или специально издаваемыми  документами. При утверждении  документа должностным лицом  гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например,

УТВЕРЖДЕН

Приказом  Министерства здравоохранения

Российской  Федерации