Документационное обеспечение

     – права работника (определяются права  работника по реализации порученных ему функций);

     –взаимоотношения  (указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.)

     – оценка работы (перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д., основные критерии – качество работы и своевременность ее выполнения)

     Должностную инструкцию подписывает начальник  отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства. 22

     Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению делопроизводства должны учитываться специалистами организаций и предприятий всех организационно-правовых форм.

      Заключение 

     Во  многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом.

     Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.)23. При этом служба ДОУ должна подчиняться непосредственно руководителю организации или его заместителю.

     В пункте 5.1 пятого раздела Государственной  системы документационного обеспечения  управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее  положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

     Такое место службы ДОУ в структуре  организации можно объяснить  следующими причинами:

     1. Представляя самостоятельное структурное  подразделение и непосредственно  подчиняясь руководству организации,  служба ДОУ будет иметь больше  компетенции. А это, в свою  очередь, позволит организовать  более эффективную работу с  документами.

     2. Специалистам и руководителю службы ДОУ приходится непосредственно работать с руководством организации: решать вопросы рассмотрения входящих документов, контролировать исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д. 24 

      Список литературы и источников 

1. Андреева В.И. Делопроизводство - 8-е изд., Изд-во Интел-Синтез, 2001. – 192 с.

2. Березина Н.М.  Современное делопроизводство/ Л.  Лысенко, Е.П. Воронцова.- Изд-во Питер, 208. – 224 с.

3. Бобылева М.П.  Эффективный документооборот: от  традиционного к электронному, Изд-во  МЭИ, 2004. – 172 с.

4. Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение Численности / Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. - №7 // delo-press.ru.

5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство, Изд-во Инфра-М, 2008. – 312 с.

6. Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения управления //cde.osu.ru

7. Янковая В.Ф. Организация службы документационного обеспечения / Секретарь-референт – 2005. - №1 // www.profiz.ru

8. delpro.narod.ru

9. doc-style.ru

10. sekretar-info.ru