Документационное обеспечение

     – методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

     – внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.9

     В состав типовых функций службы ДОУ  входят разные виды работ, которые можно  разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

     К технологическим функциям относятся:

     – осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих документов;

     – регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;

     – ведение информационно-справочной работы по документам организации;

     – машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

     – копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

     – разработка и проектирование бланков  документов;

     – подготовка документов к отправке.

     Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

     – подготовка к докладу руководству поступающих документов;

     – организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

     – регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

     – организация хранения документов в  структурных подразделениях;

     – организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

     – повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

     – организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

     – организация делопроизводства по обращениям граждан;

     – разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.10

     К контрольным функциям относят:

     – контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних документов);

     – контроль за сроками исполнения документов;

     – осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

     – организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

     – обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

     – обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

     Методические  функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

     – разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

     – проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

     – проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.11 

     4. Организационная  структура службы ДОУ 

     Важным  вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение  структуры службы документационного  обеспечения управления, её должностного и численного состава.

     Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т. е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

     Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав её внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.12

     Структура службы ДОУ в современной организации  зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими подразделениями:

     – секретариат,

     – экспедиция (прием, отправка корреспонденции),

     – подразделение (отдел, группа) по регистрации  и учету документов,

     – подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов,

     – подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан,

     – подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов,

     – отдел совершенствования делопроизводства,

     – копировально-множительное бюро,

     – протокольная группа,

     – редакционная группа,

     – приемная,

     – архив.13

     В крупной организации с большим  объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу ДОУ. В организациях меньшего масштаба и не с таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками. В маленькой фирме всю работу с документами обычно осуществляет один секретарь.

     Метод установления организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота был сформулирован впервые в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

     – 1-я категория – учреждения с  объемом документооборота свыше 100 тысяч документов в год;

     – 2-я категория – учреждения с  объемом документооборота от 25 тысяч до 100 тысяч документов в год;

     – 3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год;

     – 4-я категория – учреждения с  объемом документооборота до 10 тысяч документов в год.

     Так, согласно вышепредставленной классификации, было установлено, что если объем документооборота учреждения составляет более 10 тысяч документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы делопроизводства (или службы ДОУ) как отдельного подразделения. Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (см. Приложение 1).14

     Функции структурных подразделений представлены в Приложении 2. 

     5. Должностной и  численный состав  службы ДОУ 

     Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:

     – руководители;

     – специалисты;

     – технические исполнители.

     Наименования  должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены  в Квалификационном справочнике  должностей руководителей, специалистов и других служащих. Наименования должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР – утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

     В Квалификационном справочнике подчёркивается, что отнесение служащих к определенной категории осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).

     К категории руководителей, возглавляющих  делопроизводственную службу, относятся:

     – управляющий делами;

     – заведующий канцелярией;

     – заведующий общим отделом;

     – заведующий протокольным отделом;

     – начальник секретариата;

     – заведующий экспедицией;

     – заведующий центром подготовки документов;

     – заведующий копировально-множительным бюро;

     – заведующий машинописным бюро.

     В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и её структурных подразделений, контроль за выполнением работ.

     В категорию специалистов вошли:

     – документовед;

     – помощник руководителя;

     – инспектор по контролю за исполнением поручений;

     – редактор;

     – археограф;

     – инспектор;

     – секретарь коллегии;

     – корректор.

     Функции специалистов заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов.

     К категории технических исполнителей отнесены:

     – экспедитор;

     – делопроизводитель;

     – стенографистка;

     – технический секретарь;

     – курьер;

     – оператор организационной техники;

     – архивариус;

     – секретарь-машинистка;

     – секретарь-стенографистка;

     – секретарь руководителя.

     Задача  технических исполнителей — передача, фиксация, учёт, доставка и хранение документов.

     Добавить  к должности наименование «старший»  можно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчинёнными ему исполнителями.

     Указание  в наименовании должности «ведущий»  устанавливается в том случае, когда на работника возлагаются  функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений  деятельности организации или обязанности  по координации и методическому руководству группами исполнителей.

     Распределение обязанностей между заместителями  руководителей осуществляется на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например, приказа. Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации.

     Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом  аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая прежде всего зависит от объёма выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).15