Документационное обеспечение

     Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

     1. Межотраслевые укрупненные нормы  времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

     2. Нормативы времени на работы  по совершенствованию документационного  обеспечения управления министерств,  ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

     3. Нормы времени на работы по  автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

     4. Нормы времени на работы по  документационному обеспечению  управленческих структур федеральных  органов исполнительной власти. М., 2002.

     Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания по применению этих документов на практике.16

 

      Глава 2. Нормативная база делопроизводства 

     Деятельность  любой организации сопровождается созданием документов; оформление деловой  документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.17

     Нормативная база делопроизводства, представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации и включает в себя:

     • Законодательные акты Российской Федерации  в сфере информации и документации;

     • Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

     • Правовые акты федеральных органов  исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

     • Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов  Российской Федерации и их территориальных  образований, регламентирующие вопросы  делопроизводства;

     • Правовые акты нормативного и инструктивного характера по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

     • Государственные стандарты на документацию;

     • Унифицированные системы документации;

     • Общероссийские классификаторы технико-экономической  и социальной информации;

     • Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

     • Нормативные документы по организации  управленческого труда и охране труда;

     • Нормативные документы по организации  архивного хранения документов.18

     Нормативную базу делопроизводства условно можно  разделить на две части: информационный документационный обеспечение управление

     1. нормативная база, обеспечивающая  технологический процесс делопроизводства;

     2. нормативная база, обеспечивающая организацию труда работников делопроизводства.

     Первая  часть нормативной базы условно делится на несколько групп.

     Первая  группа - федеральные нормативные  акты не прямого действия, в той или иной степени затрагивающие вопросы организации и технологии документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Среди них можно назвать Гражданский кодекс, Кодекс об административных правонарушениях, Трудовой кодекс. Для документоведения и делопроизводства очень важен раздел Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации", устанавливающий правовой режим документирования информации. По Закону, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы. Закон устанавливает порядок документирования информации и называет органы государственной власти, которые обязаны этот порядок обеспечить. Согласно Закону, данная задача возлагается на органы государственной власти, ответственные за: организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.

     Вторая  группа нормативных актов — ведомственные  правовые акты по делопроизводству, имеющие  межведомственный характер. К ним  относятся: Государственная система документационного обеспечения управления (М., 1991); Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001); государственные стандарты на документацию (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; правила оформления нормативных актов Банка России (указаний, положений, инструкций), установленные приказом Центрального банка РФ от 15 сентября 1997 г. № 02-395 "О Положении Банка России "О порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России", а также ряд нормативных актов Минтруда России, Госкомстата России, Росархива и др.

     Третья  группа нормативных актов — это различные типовые и примерные инструкции по делопроизводству администраций субъектов Российской Федерации и инструкции конкретных организаций.

     Общая тенденция усиления правового обеспечения  жизнедеятельности российского государства требует решения вопроса о ликвидации законодательной лакуны (отсутствия четкой правовой нормы по данному вопросу) в сфере регулирования управления документацией. Необходима разработка федерального закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности".

     Предложения о разработке закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности" вызваны тем обстоятельством, что в современном управлении и его информационном обеспечении продолжается рост объемов документации, существуют неоправданные параллельные "бумажные" и "электронные" системы документирования и документооборота, наблюдается многообразие программных, технологических и технических несовместимых между собой средств, отсутствует действенная система контроля движения и исполнения документов.

     В настоящее время ВНИИДАД совместно  с рядом ведомств подготовил проект закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности".19

     Перечень  Федеральных законов, Приказов, государственных стандартов, нормативных и методических документов, используемых для совершенствования документационного обеспечения управления обозначен в Приложении 3.

     Система документационного обеспечения  управления включает три взаимосвязанных  составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

     В соответствии с Основными положениями  ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ21, устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств, ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов.

     Правила содержат унифицированные формы  документов, создаваемых при организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих и внутренних документов, т. е. формы номенклатуры дел, описей, листа-заверителя дела и др.20

     Важная  задача в организации службы ДОУ  – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

     Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение  подразделения в структуре учреждения.

     Государственная система документационного обеспечения  управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

     Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

     1. Общие положения.

     2. Цели и задачи службы ДОУ.

     3. Функции службы ДОУ.

     4. Права и ответственность службы ДОУ.

     5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

     Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.21

     Инструкция  состоит из следующих разделов:

     – общая часть (устанавливаются основные задачи работника, порядок замещения должности, профессиональные требования к работнику, лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности);

     – функции работника (определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций);

     – обязанности работника (указываются  обязанности, связанные с подготовкой  документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе);