Делопроизводство и его значение в управленческой деятельности

    Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

    Система отчетной документации представлена такими видами документов как  отчет, справка (отчетного  характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов:  

    Система информационно-справочной документации

    Управленческие  функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы  управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

    Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о  фактическом положении дел в  системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

    Каждый  вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например:                   

    Система договорной документации

    В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения  с другими организациями и  лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.                                                                                                                               

    Системы документации обеспечивающего  типа

    Рассмотренные системы документации можно отнести  к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.

    Особенностью  систем документации обеспечивающего  типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3. Документационное  обеспечение

    Основная  цель службы ДОУ – осуществлять в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию.

    Служба  ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь  строго установленный круг прав и  обязанностей, а так же взаимодействовать  с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

          Основными задачами службы являются установление единого  порядка работы с документами  и организации с ГОСТами и  другими действующими нормативами. 

    Задачи  службы ДОУ включают:

• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота;
• унификацию форм документов;
• разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
• внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

    В состав типовых функций службы ДОУ  входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

    К технологическим функциям следует отнести:

    -   осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки 
входящих документов;

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• ведение информационно-справочной работы по документам 
  организации;
• машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
• копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
• разработка и проектирование бланков документов;
• подготовка документов к отправке.

    Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

• подготовка к докладу руководству поступающих документов;
• организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
• регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
• организация хранения документов в структурных подразделениях;
• организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
• повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;
• организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в т. ч. автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
• организация делопроизводства по обращениям граждан;
• разработка (совместно с соответствующими структурными 
  подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

    К контрольным функциям относят:

• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов);
• контроль за сроками исполнения документов;
• осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, 
  подлежащих сдаче в архив;
• организация контроля за работой с документами в структурных 
  подразделениях;
• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим 
  вопросам;
• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

    Методические  функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

• разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных 
  нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
• проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
• проведение совещаний и консультирование по вопросам, от 
  носящимся к компетенции делопроизводственной службы.

    Служба  в соответствии с основными задачами в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

1. Формирует и совершенствует автоматизированную систему       документационного обеспечения в деятельности организации.
2. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно – методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления.
3. Упорядочивает документальную базу, унифицирует формы документов, устанавливает правила подготовки и оформления документов. Определяет эстетические и эргономические требования к оформлению документов и средствам работы с ними.
4. Определяет порядок прохождения и обработки документов, внедряет новые технологические приемы работы с документами, сокращающие объем документооборота.
5. Разрабатывает информационно – поисковые системы по документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документационной информации).
6. осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, обобщает сведения о ходе результатах исполнения документов.
7. Организует работнику архива с делами и документами организации в соответствии с законодательством по архивному делу Российской