Архивные фонды РФ

     организации до и после изменения территориальных  границ ее деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т. п.;

     предприятий, организаций и объединений, поменявших государственную форму собственности на негосударственную, но в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности;

     временно  прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с  теми же функциями;

     предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности.

     Документы органов законодательной и исполнительной государственной власти, прокуратуры  и судов Российской Федерации, субъектов  Российской Федерации, органов местного самоуправления составляют самостоятельные архивные фонды.

     Документы российских министерств и ведомств, созданных на базе ликвидированных  министерств и ведомств СССР, составляют новые архивные фонды.

     Документы министерств РСФСР и Российской Федерации составляют, как правило, разные архивные фонды. Разграничительная дата между ними устанавливается на основе соответствующих законодательных актов о конкретном министерстве (ведомстве).

     Документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, действующих на основе конституций, уставов субъектов Российской Федерации, составляют новые архивные фонды; разграничительные даты между ними устанавливаются на основе соответствующего законодательства и нормативных актов. При этом документы предшествующих им советов народных депутатов республик, краевых, областных, автономных образований, а также районных и городских советов народных депутатов до момента их ликвидации составляют самостоятельные архивные фонды.

     Расширение  или сужение прав организации, которое влечет за собой коренное изменение ее компетенции и функций и создание новой организации, влечет за собой создание нового архивного фонда.

     Каждому архивному фонду, поступившему в архив организации, присваивается название и номер. Название фонда соответствует официальному названию организации-фондообразователя.  

     

4. Фондирование

 

     Фондирование  состоит из определения (уточнения)  фондовой принадлежности документов и хронологических границ архивных фондов. Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

     Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя. Надо познакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, какие задачи и функции были возложены на него. Стоит определить масштаб деятельности фондообразователя, кому он подчинялся, какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.

     Необходимо  ознакомиться с основными категориями  документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.). В этих документах имеются основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей.

     По  выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выяснить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках. Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда, дату поступления фонда в архив, степень его сохранности, объем  фонда, крайние даты документов.

     В Основных правилах перечислены пять факторов, определяющих характер фондирования, - это изменения конституционных основ государства, административно-территориального деления, формы собственности организаций-фондообразователей, их реорганизации и ликвидации. Нетрудно заметить, что среди перечисленных факторов принципиально новыми для периода после 1917 г. являются два – изменение конституционных основ государства и формы собственности организаций-фондообразователей, в теории архивоведения столь определенным образом ранее не формулировавшиеся и по завершении фондирования документов дореволюционных организаций практически не применявшиеся вплоть до постсоветского времени.

           Решение вопросов фондирования неразрывно связано с практикой  комплектования, поэтому уже на стадии включения фондообразователя в  список источников комплектования следует  продумывать порядок организации его документов в архиве. Необходимо, чтобы этой проблематике больше внимания уделяли архивные структуры, работающие с ведомствами. Они первыми получают информацию о происходящих с фондообразователями изменениях и должны оперативно ставить и решать эти вопросы совместно с ВНИИДАД и научно-совещательными органами архивных учреждений. 
 

     

5. Хронологические границы архивного  фонда.

 

     Хронологическими  границами архивного фонда считаются  даты, в пределах которых образуются документы, подлежащие включению в  состав этого фонда.

     Хронологическими  границами архивного фонда являются:

     архивного фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации - устанавливаемые на основе нормативных  актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных актов за дату образования государственного органа, органа местного самоуправления, организации принимается дата наиболее раннего из них;

     объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

     архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с  объединенным архивным фондом);

     архивной  коллекции - даты самого раннего и  самого позднего документа.

     Хронологические границы архивного фонда могут  не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов:

     в фонде государственного органа, органа местного самоуправления, организации - в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапов деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации, включением в состав фонда более ранних архивных документов, переданных для завершения производством дела предшественником государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

     в фонде личного происхождения - за счет документов, связанных с откликами  на смерть гражданина, проведением  памятно-юбилейных мероприятий и др.

     Для материалов новейшего времени (периода 1990-х годов) задача определения границ архивных фондов является весьма актуальной. Поэтому сотрудникам комплектующихся  архивов приходится немало поломать голову над тем, как присоединить ли новые поступления к уже существующему фонду или создать новый архивный фонд.

     В зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию и  характер деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты  в архив в качестве продолжающейся части уже имеющегося архивного фонда, составляя с ним единый фонд, или в качестве нового архивного фонда. 

     

6. Организация документов в пределах архивного фонда

 

     В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения.

     Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

     Схема систематизации архивных документов в  архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

     Систематизация  единиц хранения в пределах архивного  фонда по разделам (подразделам) схемы  систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих  признаков:

• структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
• хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
• функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
• номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);
• корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
• географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
• авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

     При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используется объектный и форматный признаки.

     Единицы хранения группируются последовательно  по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или  отдельных групп архивных документов архивного фонда.

     Документы по личному составу, а также научно-технические  документы в архивных фондах научно-исследовательских  организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских  организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

     Архивные  документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале  по отдельным гражданам, документы  каждого гражданина - по разделам схемы  систематизации. В архивном фонде  семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.

     Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

     В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.

     В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в  следующем порядке:

     единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством, или в котором поступили в  данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

     единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы  и материалы к ним относятся  к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;