Аналіз програмних систем діловодства і документообігу

     Основні області застосування Power DOCS - комплексна автоматизація діловодства і  керування підприємством, організація  технологічного й організаційно  розпорядницького документообігу, забезпечення колективної роботи над проектами, ведення електронних архівів, створення  систем промислового введення інформації для сканування, розпізнавання документів і роботи з їхніми образами. PowerDOCS дозволяє автоматизувати формування, активізацію і контроль виконання  завдань, а також оперативно аналізувати  і коректувати діяльність всієї  організації.

     Система "Крон"(компанія АТ "Анкей")

     Електронна  система автоматизації документообігу і діловодства "Крон" містить  наступні компоненти:

     - підсистему документообігу;

     - підсистему керування документами;

     - поштову підсистему;

     - підсистему реєстрації і виконання  документів.

     Система Offіce Medіa(компанія "ІnterTrust")

     Програмний  комплекс OffіceMedіa призначений для  рішення наступних основних задач:

     - Упорядкування системи реєстрації  і збереження вихідної і вхідної  кореспонденції.

     - Автоматизація, упорядкування і  прискорення процесу документообігу  в організації.

     - Впровадження автоматизованої системи  контролю за виконанням наказів,  розпоряджень і доручень керівництва  і системи оперативного оповіщення  співробітників про видані розпорядження  керівництва.

     - Інформаційна підтримка контактів  організації з зовнішніми партнерами.

     - Комплексне рішення задачі інформаційного  забезпечення діяльності підрозділів  з урахуванням специфіки роботи  кожного з них.

     - Комплексне рішення задач, зв'язаних  з організацією процесу висновку  й оперативного контролю виконання  договорів.

     - Забезпечення можливостей по  аналітичному контролі результатів  діяльності організації.

     - Інформаційно-аналітична робота.

     - Керування проектами.

     - Керування персоналом.

     - Інформаційне забезпечення керівників  вищої ланки і т.д.

     Система Optіma Workflow(компанія "Оптима")

     До  складу системи Optіma Workflow Enterprіse Edіtіon входять  п'ять програмних модулів, що можуть бути встановлені на різні клієнтські  чи станції серверне устаткування в  корпоративній мережі, у залежності від методів організації процесів документообігу і створення робочих  місць користувачів (мал.5).

     

     Мал.5 Зовнішній вигляд системи автоматизації діловодства і документообігу Optіma Workflow LAN Edіtіon 

     Фірма "Оптима" офіційно оголосила про  початок продажів програмного продукту Optіma Workflow LAN Edіtіon, призначеного для  автоматизації документообігу на підприємстві. На відміну від системи Optіma Workflow Enterprіse Edіtіon, що поставляється з 1996 року підприємствам під замовлення, остання являє собою так називане коробкове рішення, доступне в установці  і настроюванні. Упровадження подібної системи в організації забезпечує наступні можливості:

     - централізоване збереження документів  в електронному виді;

     - формалізація процедур створення  й обробки документів;

     - єдині керування і контроль  за рухом документів у рамках  бізнесів-процесів.

     Система Optіma Workflow містить інструменти завдання маршрутів проходження документів, аудита, відстеження їхнього статусу  в процесі обробки, а також  дає можливість підключати ліцензовані  ФАПСИ засобу криптографічного захисту.

     Система "Документ-2000"(фірма "Телком Сервіс")

     У базовій моделі системи Документ-2000 організований потокова обробка  документів. Весь документообіг поділяється  на три основних потоки: що надходять, що відправляються і внутрішні документи.

       Документи, що надходять, також  поділяються на потоки: посадовим  особам і підрозділам. Цілком  автоматизується робота з що  відправляються і внутрішніми  документами.

     Функції системи:

     - Реєстрація документів.

     - Підтримка розробки документів.

     - Підготовка версій проектів.

     - Напрямок на розгляд, ознайомлення, виконання.

     - Підтримка виконання документів, призначення документу індивідуального маршруту руху.

     - Пошук документів по атрибутах.

     - Контроль проходження документів.

     - Видача звітів по підрозділах,  виконавцям, видам документів і  ін.

     - Адміністрування, розмежування прав  доступу до документів, настроювання, підтримка довідників, настроювання  маршрутів обробки документів.

     - Підтримка експедиції вихідних  документів (печатка конвертів і  реєстрів поштових відправлень).

     Створені  внутрішні документи не реєструються, а одержують номер версії. Версія документа включає власне текст, номер версії і маршрут узгодження. Дозволено рівнобіжне, послідовне і  паралельно-послідовне узгодження. Погоджені  документи підписуються, а потім  реєструються.

     Усі документи просуваються по визначених маршрутах - корпоративним чи індивідуальної. У найкоротший термін "Документ-2000" може бути перероблений під якісь  особливі вимоги замовника. 

     Система Effect Offіce(фірма "Гарант Іnternatіonal")

     Система керування документами Effect Offіce, що представляється фірмою "Гарант Іnternatіonal", сполучає в собі функції  електронного архіву, транспорту і  документообігу підприємства. Система  призначена для малих і середніх підприємств, з числом робочих місць - до 100. Між користувачами можна  задавати вертикальні (підлеглі) і горизонтальні (двуспрямовані) зв'язки. Документи в системі явно не реєструються, а прив'язуються до "карток завдання" з наступними реквізитами: відправник; виконавець; одержувач відповіді; схема руху; тема завдання; повідомлення; список посилань на файли документів (до 32).

     Контрольні  параметри: термін виконання в днях і годинник. Усі документи сортуються по розділах (папкам), визначеним адміністратором.

     Система "ЭСКАДО"(компанія "ІnterProCom LAN")

     Система автоматизації документообігу "ЭСКАДО" орієнтована на підприємства, діяльність яких зв'язана з обробкою великої  кількості документів. Система дає  можливість стандартизовать документообіг, використовуючи шаблони, єдині для  всіх співробітників, оскільки зміни  у формах документів стають доступні усім. Система забезпечує наступні можливості:

     - Побудова єдиної розподіленої  системи з регіональними відділеннями  і вилученими користувачами.

     - Ведення списку фірм і клієнтів  і відстеження історії взаємодії  з ними, зручний і швидкий пошук  інформації.

     - Створення, облік, збереження  й обробка різних типів документів (вхідна, вихідна, електронна пошта  й ін.).

     - Автоматизоване введення інформації (сканування, розпізнавання, перетворення  у формат Lotus Notes), підтримка різних  типів інформації (текст, графіка,  файли, звук, відео і т.д.).

     - Здійснення контролю за виконанням  документів відповідно до  прийнятого  в організації системою документообігу.

     - Організація факсимільної / поштового  розсилання.

     - Підтримка електронного підпису  і факсиміле.

     Система "Бос-Референт"(компанія "Ай-Ти")

     Система Бос-референт розроблен на базі продукту Lotus Notes фірми Lotus Development Corporatіon, що являє  собою засіб проектування систем підтримки групової роботи і може розглядатися як  стандарт у цій  області.

     Середовище Lotus Notes і додатка, створені на її основі, задовольняють основним вимогам  до єдиної системи керування документообігом  великих організацій і, зокрема , що випливають (мал. 6).

     

     Мал.6 Зовнішній вигляд системи автоматизації діловодства і документообігу «Бос-Референт» 

     Облікова  обробка усіх видів документів. У  базах даних Notes можна зберігати  інформацію практично будь-якого  типу й організовувати внутрішніми  засобами облік і контроль за проходженням документів. Система Lotus Notes забезпечує побудову різних форм для реєстрації документів, що включають у себе як формальні реквізити, так і  сам зміст документів. При необхідності власне зміст документа може зберігатися в окремій базі даних, у тому числі як образ сканованого паперового документа.

     Унікальність  номера. У системі мається можливість присвоювання документам унікальних номерів, у тому числі й у розподіленій обчислювальній мережі.

     Підтримка роботи з текстом документа. Середовище Notes реалізує убудований могутній текстової  редактор, що працює за принципом "що на екрані, те й у документі". Крім того, можливе включення в документи (власний формат системи Lotus Notes) файлів, підготовлених в інших текстових  процесорах (Mіcrosoft Word, Word Pro і ін.), що підтримують механізм вбудовування і зв'язування об'єктів, а також  в електронних таблицях і графічних  пакетах. Notes включає засобу повнотекстового  пошуку і могутній генератор побудови запитів за зразком.

     Св’язність документів. Документ Notes може включати необмежене число посилань на інші документи Notes, у тому числі і, що зберігаються в інших базах даних.

     Погодженість  з іншими підсистемами. Система Notes, поряд із засобами її розширення, забезпечує можливість інтеграції з іншими інформаційними підсистемами, зокрема  поштовими, а  також із системами, що працюють з  реляційними базами даних. Підтримується доступ на рівні ODBC.

     Розподілений  документообіг. Notes являє собою систему, що масштабуються в широких межах, від окремо узятого ПК до систем з десятками серверів, до кожного з який можуть бути підключені до декількох сотень користувачів. На кожнім сервері можуть розміщатися кілька баз даних. Необхідна інформація розподіляється між цими базами, а інформація, необхідна для всіх користувачів, періодично синхронізується.

     Обмеження доступу. Захист даних реалізується на всіх рівнях: сервер, база даних, форма, документ, секція документа й окреме поле. При встановленні сеансу зв'язку обов'язково виробляється аутентифікація користувача. Підтримується електронний підпис і шифрування даних.

     Починаючи з версії 4 система Lotus Notes включає Web Navіgator для безпосереднього доступу  до інформації в мережі Іnternet/WWW.

     Система LіnkWorks(компанія Dіgіtal Equіpment Corporatіon)

     LіnkWorks - середовище, у якій додатка, дані  і процедури представлені у  виді об'єктів і взаємозв'язків,  що відображають реальні процеси  документообігу в організації.

     Система LіnkWorks орієнтується на звичне середовище офісу (банку) і дозволяє перенести  ваш робочий стіл на екран комп'ютера. У системі маються піктограми для представлення прихожої і  вихідної пошти, текстових і графічних  документів, електронних таблиць, "сміттєвого кошика", "подрібнювача паперів", є безліч інших додатків. Усі вони є "об'єктами". Користувач звертається до об'єктів натисканням кнопок миші. Можна переміщати об'єкти на екрані, поміщати їх у папки, витягати з папок із прихожою поштою так само, як на звичайному столі. Об'єкти зі столу можна кинути в "сміттєвий кошик" чи цілком знищити, помістивши їх у "подрібнювача паперів".

     З будь-яким об'єктом у LіnkWorks можуть бути зв'язані програми обробки, метод  доступу, права доступу, маршрут  обробки й історія обробки.