Аналіз програмних систем діловодства і документообігу

     2. Сховища документів;

     3. Сервісів повнотекстової індексації.

     Під сховищем документів звичайно розуміється сховище вмісту документів. Сховище атрибутів і сховище документів часто поєднують під загальною назвою "архів документів". Слід  зазначити, що великими  перевагами СЕД є  збереження документів у вихідному форматі й автоматичне розпізнавання безлічі  форматів файлів [Глущик 2000, c 86].

     Останнім  часом все більшу популярність здобуває  збереження документів разом з атрибутами в базі даних. Такий підхід має  свої переваги і недоліки. Перевагою  є  значне підвищення безпеки доступу  до документів, а основним недоліком  - низька ефективність роботи з документами  при великому обсязі збереженої  інформації.  При  даному  підході  також  потрібне  використання могутніх серверів з великими  обсягами  оперативної пам'яті і жорстких дисків. Крім того, у випадку збою бази даних відновити документи, що зберігалися в ній, буде дуже непросто. 

     1.2.2 Особливості маршрутизації документів

     Модулі  СЕД,  що  відповідають  за  документообіг,  прийнято  називати модулями маршрутизації  документів. У загальному випадку  використовуються поняття    "вільної"   і   "твердої"   маршрутизації   документів.   При   "вільній" маршрутизації будь-який користувач, що бере  участь  у  документообігу,  може за своїм розсудом змінити існуючий  маршрут  проходження  документів  (або задати новий маршрут). При "твердій " маршрутизації  маршрути  проходження документів строго регламентовані, і користувачі не мають права їх змінювати. Однак при "твердій " маршрутизації можуть оброблятися логічні операції, коли  маршрут  змінюється  при  виконанні  яких-небудь  аздалегідь  заданих  умов (наприклад, відправленню документа керівництву при перевищенні конкретним користувачем своїх посадових повноважень). 

     1.2.3 Розмежування доступу

     У СЕД реалізовані надійні засоби  розмежування повноважень і контролю за доступом до документів. У більшості випадків з їхньою допомогою визначаються  наступні види доступу (набір повноважень, що задаються, залежить від конкретної  СЕД):

     - Повний  контроль над документом;

     - Право редагувати, але не знищувати  документ;

     - Право створювати нові версії  документа, але не редагувати  його ;

     - Право анотувати документ, але  не редагувати його і не  створювати нові версії;

     - Право читати документ, але не  редагувати його ;

     - Право доступу до картки, але  не до вмісту документа;

     - Повна  відсутність прав доступу  до документа (під час роботи  із СЕД кожна  дія  користувача  протоколюється, і, таким чином, вся історія його роботи з документами може бути легко проконтрольована). 

     1.2.4 Відстеження версій і підверсій документів

     При одночасній роботі із документом відразу  декількох  користувачів (особливо, якщо його необхідно погоджувати  в різних інстанціях) дуже зручною  функцією СЕД є   використання  версій  і підверсій документа. Припустимо, виконавець створив першу  версію документа і передав її на розгляд наступному користувачеві. Другий користувач змінив документ і  створив на його основі вже нову версію. Потім він передав свою версію документа в наступну інстанцію  третьому користувачеві, що створив  уже третю версію. Через певний час, ознайомившись із зауваженнями і виправленнями, перший виконавець документа вирішує допрацювати  вихідну версію і на її основі  створює  підверсію  першої  версії  документа.  Достоїнством  СЕД  є  реалізована в них  можливість автоматичного відстеження версій і підверсій документів (користувачі  завжди можуть визначити, яка саме версія документа є найбільш актуальною один по одному або  часові їхнього  створення). 
 

     1.2.5 Анотування документів

     При організації групової роботи над документами досить корисна можливість їхнього анотування. Тому що в деяких випадках користувачі позбавлені права на внесення яких-небудь змін у документ у процесі його узгодження, то вони можуть скористатися з можливості його анотування. У більшості СЕД анотування реалізується за рахунок включення в картку документа атрибута для анотації і передачі користувачам прав на редагування такого поля картки. Але таке рішення не завжди прийнятне (особливо при анотуванні графічного документа). У зв'язку з цим, у деяких СЕД існує так називана функція "червоного олівця", за допомогою якої можна графічно вказати недоліки  на самому  зображенні. 

     1.3. Переваги використання СЕД 

     За  даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного  ведення їхнього бізнесу. Відповідно до думки галузевих аналітиків (таких  думок, що відрізняються у визначених моментах одна від одної, існує досить велика кількість) користь для корпоративних  користувачів при впровадженні СЕД  досить значуща. Наприклад,  за  даними  Sіemens  Busіness  Servіces,  при використанні СЕД:

• Продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%;
• Вартість архівного збереження електронних документів на 80%, що нижче в порівнянні із вартістю збереження паперових архівів.

     Прийнято  також вважати,  що при впровадженні  СЕД  здобуваються тактичні і стратегічні  вигоди. Тактичні вигоди визначаються  скороченням витрат при впровадженні СЕД, зв'язаним із: звільненням  фізичного  місця для збереження  документів; зменшенням витрат на копіювання і  доставку документів у паперовому вигляді; зниженням  витрат  на  персонал  і устаткування та ін. До стратегічного  відносяться  переваги, зв'язані  з підвищенням ефективності роботи підприємства або організації. До таких переваг можна віднести: поява можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому  діловодстві); Значне прискорення пошуку і вибірки  документів (по різних атрибутах); підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота  в СЕД з незареєстрованної робочої станції неможлива, а кожному користувачеві СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації; підвищення схоронності документів і зручності їхнього збереження, тому що вони зберігаються в електронному виді  на сервері; поліпшення контролю за виконанням документів (мал. 1).

      Мал. 1 Переваги електронного документообігу 

     1.4. Очікувані результати впровадження 

- Забезпечення більш ефективного керування документами за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях.

- Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності.

- Усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації.

- Забезпечення чіткої авторизації доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень.

- Протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення «гарячих точок» у діяльності).

- Оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю.

- Виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів в організації.

- Виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.

     Єдиний  інформаційний простір  Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконання документів надає можливість територіально розгалуженому підприємству «Головне підприємство - Районні управління» функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням в підприємстві актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь. Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам.

     Створення електронного архіву. Створення довготривалого збереження документів та управління електронним архівом, враховуючи процедури списання, та знищення документів. Створення надійного єдиного сховища для документів і знань, до якого працівники та клієнти фірми мали б зручний доступ звідусіль та у будь-який час. Забезпечення атрибутивного та повнотекстового пошуку. Можливість настроювати кожним користувачем індивідуально результати пошуку. Забезпечення миттєвого доступу до інформації із різних репозиторіїв за допомогою єдиного запиту. Одне запитання "прозоро" адресується до сховищ документів Word/Excel/PowerPoint, файлових систем, Microsoft Exchange, Lotus Notes, SQL-баз даних та іnternet/intranet, повністю зберігаючи при цьому розмежування прав доступу (мал. 2).

          Паперовий документообіг                Електронний документообіг

     

     Мал. 2 Скорочується час окремих етапів роботи з документами при заміні паперового процесу на цифровий 
 
 
 
 
 
 
 

     РОЗДІЛ 2. Аналіз програмних систем діловодства і документообігу

     Впровадження програмної системи автоматизації діловодства і документообігу створює апаратно-програмну основу для єдиної системи САДД, що охоплює всі підрозділи організації. При цьому досягаються наступні цілі:

     - єдиний порядок індивідуальної  і спільної роботи з документами  в підрозділах організації;

     - об'єднання потоків електронних  документів між підрозділами  організації;

     - використання загальної для всіх  організацій системи індексації (нумерації) документів, загальних  довідників-класифікаторів (таких як  перелік організацій, номенклатура  справ), єдиної форми регістраційно-контрольної  картки документів і т.п.;

     - забезпечення уніфікації управлінської  документації і скорочення кількості  форм і видів однакових документів [Шеян 2009, c 17]. 

     2.1. Спеціалізовані системи діловодства і документообігу 

     Система "Діло"

     (ЗАТ  "Електронні офісні системи", ТОВ "Компанія НЕТКОМ Текнолоджи") (мал.3)

     

     Мал.3 Зовнішній вигляд системи автоматизації діловодства і документообігу "Діло" 

     Система автоматизації діловодства і  документообігу "Діло" призначена для автоматизації діловодної діяльності (заснованої на традиційних вітчизняних технологіях і закріплених відповідними стандартами) і документационного забезпечення управлінської діяльності державних організацій.

     Система забезпечує виконання наступних  операцій.

     - Відстеження всіх етапів діловодних  операцій і результатів виконання  робіт з основних функціональних  процесів організацій і установ.

     - Єдина реєстрація всієї  кореспонденції, що надходить, включаючи листи  і звертання громадян, шляхом  створення реєстраційної картки, у яку заносяться зведення  про документ, з наступним напрямком  кореспонденції на розгляд керівництву  й у структурні підрозділи. Реєструються  як надійшли ззовні документи,  так і створені усередині підрозділів.  До їхнього числа відносяться  вхідні, вихідні документи, листи  і звертання громадян.