Вступ

     Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

     Керування організаціями і підприємствами засновано на наступних процесах:

     - одержання інформації, її обробка;

     - аналіз, підготовка, прийняття рішень;

     - виконання рішень;

     - облік і контроль прийнятих  рішень.

     Процеси діловодства і документообігу розглядаються, насамперед , як документальне відображення і забезпечення управлінських процесів. У цьому розумінні діловодство  і документообіг варто розглядати як "документальне забезпечення керування" (ДЗК), тобто як систему  вторинних процесів, що забезпечують і відбивають процеси керування [Козоріз 2002, с 26].

     Документне  забезпечення керування охоплює  три основні задачі стосовно до програмних систем автоматизації:

     - документування (створення документів, що підтримують і реєструють  управлінську діяльність, тобто   їхня підготовка, оформлення, узгодження  і виготовлення);

     - організація документообігу (забезпечення  руху, пошуку, збереження і використання  документів);

     - систематизація архівного збереження  документів (визначення правил збереження  створюваної в організації інформації, її пошуку і використання для  підтримки прийняття управлінських  рішень і ділових процедур).

     Діловодство являє собою комплекс заходів  щодо забезпечення ДЗК  підприємства чи організації. Традиційна організація  роботи служб діловодства (таких  як керування справами, секретаріат, канцелярія, сектор листів і звертань громадян, інших підрозділів) спрямована на упорядкування роботи з документами [Кулешів 2003, c 25].

     Створення і впровадження системи автоматизації  діловодства і документообігу (САДД) переслідує досягнення наступних цілей:

     в області обробки документів:

     - забезпечення підвищення оперативності  і якості роботи з документами,  упорядкування документообігу, забезпечення  контролю виконання;

     - створення умов для переходу  від традиційного паперового  документообігу до електронної  безпаперової технології;

     - створення необхідних умов для  підвищення частки інтелектуальної  продуктивної праці по змістовній  і значеннєвій роботі з документами  і зниження працевитрат на рутинні операції;

     - забезпечення підвищення якості  документів, створюваних в організації;

     - виключення дублювання роботи  з введення інформації про  документ на різних ділянках  роботи з ним;

     в області контролю за виконавською дисципліною:

     - забезпечення автоматизованого  контролю за проходженням документів  у підрозділах організації з  моменту їхнього  одержання  чи створення до завершення виконання відправлення чи оформлення в справу;

     - забезпечення автоматизованого  контролю, що випереджає, за своєчасним  виконанням документів, доручень  вищих органів державної влади  і керування, доручень і вказівок  керівництва організації, оперативне  одержання інформації про стан виконання і місце перебування будь-якого документа;

     - скорочення термінів проходження  і виконання документів;

     в області організації доступу  до інформації:

     - забезпечення централізованого  збереження текстів документів, підготовлених в електронній формі, їхніх графічних образів, а також усіх супутніх матеріалів (реєстраційних карток документів, резолюцій, супровідних документів) з можливістю організації логічного зв'язування документів, що відносяться до одного питання, і оперативного пошуку (добірки) документів по тематичному наборі реквізитів.

     Основним  завданням курсової роботи є, перш за все, дослідження системи електронного документообігу та програмного забезпечення, за допомогою якого він здійснюється. Визначення доцільності впровадження САДД для підвищення ефективності документообігу в установі, створення ефективного середовища  керування і функціонування організації, класифікувавши та визначивши основні властивості САДД. Дослідження буде проводиться на базі існуючих системи електронного документообігу.

     Об’єктом  курсової роботи є розгляд звичайного та електронного документообігу: циркуляція документів в установі та передача документів з допомогою автоматизованих інформаційних систем тощо.

     Предметом курсової роботи являється поєднання існуючої системи документообігу в установі та впровадження електронного документообігу на базі першої за допомогою програмного забезпечення. 
 
 
 
 
 

     РОЗДІЛ 1. Основні поняття  про системи електронного документообігу 

1.  Призначення СЕД

     На  думку галузевих аналітиків, електронний  документообіг включає: створення  документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в  організації чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Під  керуванням електронним документообігом  у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між  підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих  користувачів. При цьому, під рухом  документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням  конкретних користувачів і контролем  за їхнім виконанням.

     ІDC (ведущая мировая компания, которая занимается рыночными исследованиями и предоставляет консультационные услуги в области ІТ и телекоммуникаций) у такий спосіб визначає поняття СЕД (маючи у вигляді EDMS - Electronic Document Management Systems): "СЕД забезпечують процес створення, керування, доступу і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи. До загальних можливостей СЕД відносяться: створення документів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних"[Баласанян «Электронные системы» № 11 2003, с. 14].

     Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої  компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами .

     Основними користувачами СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується  великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів. 

     1.2. Особливості СЕД 

     1.2.1 Особливості збереження документів

     СЕД  працюють,  переважно,  на  базі  розподілених архітектур  і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і  перегляду електронних документів. У більшості СЕД реалізована  ієрархічна система збереження документів (за принципом "шафа /папка"). Кожен  документ міститься в папку, що, у  свою чергу, знаходиться на полиці і  т.д. Кількість рівнів вкладення  при збереженні документів не обмежений. Той самий документ може входити до складу декількох папок і полиць за рахунок застосування механізму посилань (вихідний документ у цьому випадку залишається незмінним і зберігається на місці, визначеному адміністратором СЕД). У ряді СЕД реалізовані ще більш могутні можливості збереження за рахунок організації зв'язків між документами (ці зв'язки можна встановлювати і редагувати в графічному виді).

     Будь-якому  документові в СЕД властивий певний набір атрибутів (наприклад, його назва, автор документа, час його створення й ін.). Набір атрибутів може змінюватися від одного типу документа до іншого (у межах одного типу документів він зберігається незмінним). У СЕД атрибути документа зберігаються в реляційній базі даних. Для кожного типу документів за допомогою візуальних засобів створюється шаблон картки, де в зрозумілому графічному вигляді представлені найменування атрибутів документа. При введенні документа в СЕД береться необхідний шаблон і заповнюється картка (заносяться значення атрибутів). Після заповнення картка виявляється зв'язаною із самим документом.

     Деякі галузеві аналітики навіть вважають, що СЕД цілком можуть стати основою  корпоративної інформаційної системи  підприємства чи організації. 
СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості випадків, серверна частина СЕД  складається  з  наступних логічних  компонентів  (які  можуть розташовуватися  як  на  одному, так  і  на  декількох  серверах):

     1. Сховища атрибутів документів (карток);