Анализ Временной инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации

При формировании дел необходимо соблюдать состав служебных документов, которые должны подшиваться в данное дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, лишних экземпляров размноженных копий не допускается. Не разрешается подшивать в дела неисполненные служебные документы.

В журналах учета служебных  документов (входящих и исходящих) делаются отметки, в какое дело подшит служебный  документ, и указываются номера листов подшитого служебного документа.

Дела формируются и  оформляются с учетом требований Наставления по архивному делу в  Вооруженных Силах Российской Федерации, а Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти - в части, не противоречащей указанному Наставлению.

 Одновременно с заведением  дела заполняется карточка его  выдачи, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне  обложки дела, и вместе с ним  сдается в архив или уничтожается. Если карточка заполнена полностью,  заполняется новая карточка, которая  приобщается к заполненной. Заполненная карточка во внутреннюю опись дела не вносится, не нумеруется и листом дела не считается.

Записи в книгах и журналах учета производятся чернилами или пастой фиолетового, синего, черного цветов. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправлявшего. Подчистки не допускаются.

Надписи на обложках дел, книг и журналов производятся чернилами, разборчиво, без сокращений.

 Дела, книги и журналы  учета, а также служебные документы,  не подшитые в дела, подлежат  хранению в запирающихся на замок сейфах, шкафах или ящиках, которые опечатываются личной печатью сотрудника службы делопроизводства, ответственного за их хранение. Место и порядок хранения ключей устанавливает начальник штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена - командир ( начальник) воинской части или один из его заместителей.

Изъятие из дела служебного документа производится с разрешения начальника штаба воинской части, а  где эта должность штатом не предусмотрена - командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей. При изъятии служебного документа на его место подшивается справка-заместитель. Справка-заместитель подписывается начальником (уполномоченным сотрудником) службы делопроизводства и заверяется эластичной печатью «Для пакетов». Исправление общего количества листов в этом случае не производится, а оговаривается в заверительной надписи. Изменение состава служебных документов отражается во внутренней описи. Временное изъятие служебных документов из текущих дел производится службой делопроизводства. По возвращении служебного документа в дело справка-заместитель уничтожается.

После завершения ведения  в текущем году дел, книг и журналов делаются соответствующие отметки  в номенклатуре дел и перечне  книг и журналов.

 Законченные делопроизводством  дела, книги и журналы хранятся  в делопроизводстве и составляют  архивный фонд воинской части.

О сданных на хранение в  архив и уничтоженных делах, книгах и журналах делаются отметки в  номенклатуре дел и перечне книг и журналов с проставлением даты и номеров сдаточных описей или  актов.

Порядок оформления законченных делопроизводством дел, книг и журналов, подлежащих сдаче в архивы в воинских частях, их хранения, подготовки и сдачи в центральные архивы, архивы военных округов, флотов и флотилий, а также правила фондирования документов определены Наставлением по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации.

Командиры (начальники) воинских частей систематически контролируют состояние  делопроизводства, как правило с  этой целью ежегодно создаётся комиссия.

 

Далее идут главы, в которых достаточно коротко описаны некоторые мероприятия по организации делопроизводства. Я ограничусь только их названиями.

В пятой главе оговаривается  порядок ведения контроля за исполнением  служебных документов.

В шестой главе описаны  правила ведения учета и рассылки приказов и директив.

В седьмой главе разъясняются особенности работы со служебными документами, содержащими информацию ограниченного  доступа.

В восьмой и девятой  главах описаны особенности учета, хранения, использования и рассылки бланков строгой отчетности и  служебных изданий.

В последующих главах оговариваются  прочие вопросы несекретного делопроизводства, например размножение и уничтожение  служебных документов, ведение исторического формуляра и карточки учета Боевого знамени части, выдача справок и командировочных удостоверений.

Временная инструкция издана на ста семидесяти семи страницах. Первая её часть описана выше. Второй частью, равной первой по объёму, являются приложения. В приложениях даны образцы документов и некоторые нормативные акты РФ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

После изучения Временной  инструкции по делопроизводству в Вооруженных  Силах Российской Федерации мне  бы хотелось отметить некоторые моменты:

Временная инструкция написана понятным языком и не содержит большого количества специальных терминов.

В тексте достаточное количество примеров, в том числе и оформления реквизитов документов.

В приложениях достаточно образцов документов, оформления журналов и книг.

В приложениях содержатся нормативные акты и пояснения, необходимые для составления определенных документов.

Для сравнения я ознакомился  с содержанием постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 г. Москва Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и постановления Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 г. N 751 г. Москва О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Принципиальных противоречий между рассмотренными правовыми актами и Временной инструкцией мной замечено не было.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 г. Москва Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти//Электронный ресурс// http://www.rg.ru/2009/06/24/deloproizvodstvo-dok.html 29.02.2012.

  2.  Постановление Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 г. N 751 г. Москва О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти//Электронный ресурс// http://www.rg.ru/2011/09/16/deloproizvodstvo-dok.html 29.02.2012.

3. Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных силах Российской федерации от 19 августа 2009 года.