Анализ Временной инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации

Рассмотрение и организация  исполнения служебных документов:

Зарегистрированные служебные  документы передаются на рассмотрение командиру (начальнику) воинской части или, по его решению, другим должностным лицам, как правило, в день поступления, а телеграммы и документы с пометкой «Вручить немедленно», «Срочно» и т.п. - незамедлительно.

Рассмотренные служебные документы из службы у делопроизводства передаются не позднее следующего дня, а телеграммы и документы с пометкой «Вручить немедленно», «Срочно»‚ и т.п. - в тот же день исполнителям под роспись. Передача служебных документов между подразделения воинской части осуществляется через' службу делопроизводства. Допускается передача документов для временного пользования другим исполнителям воинской части под роспись в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить документы обратно под роспись в том же реестре.

 В центральных органах  военного управления, в штабах  и управлениях военных округов,  флотов, армий и флотилий документы  для согласования могут передаваться  в таком же порядке в другие  штабы, управления, направления,  отделы, службы.

В случаях, когда командир (начальник), которому адресован документ, дает ответ на поставленные в нем вопросы на самом документе в виде краткой резолюции, такой документ считается исполненным и подлежит возвращению отправителю за регистрационным номером (входящим) без сопроводительного письма.

Если командир (начальник), которому адресован документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он направляет документ по команде или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение этого вопроса.

  Если в служебном документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции должностного лица, которому адресован служебный документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другой организации, то из него делается выписка (снимается копия), которая направляется по принадлежности, о чем уведомляется должностное лицо, представившее служебный документ.

 Решения и поручения (в дальнейшем именуются - поручения) по исполнению служебных документов пишутся на свободных от текста полях этих документов. Поручение по исполнению служебного документа дается в форме резолюции командира (начальника). В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. При установлении срока исполнения служебного документа командир (начальник) должен учитывать время, необходимое на доставку и исполнение служебного документа.

Резолюция может быть написана на бланке или на отдельном листе, приложенном к служебному документу. На нижнем поле этого листа (бланка) указываются дата и номер документа, к которому относится резолюция.

В необходимых случаях  для написания поручения, а также  для ознакомления со служебными документами  прилагаются специальные листы, которые после исполнения служебного документа скрепляются с ним.

Отправка служебных документов:

Служебные документы после  их подписи командиром (начальником) передаются в службу делопроизводства для регистрации в журнале учета служебных документов и отправки.

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа  и соответствия количества экземпляров расчету рассылки, который оформляется на экземпляре, остающемся в деле. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Служебные документы подлежат отправке в день их регистрации или  на следующий рабочий день.

Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно. Отправка служебных документов без регистрации их в журнале учета запрещается.

Расчет рассылки подписывается  командиром (начальником) подразделения, подготовившего служебный документ.

Присвоенный воинской части  цифровой индекс проставляется впереди  исходящего номера и отделяется от него дробной чертой. Например: 205/456.

Если служебный документ составлен на бланке с угловым  штампом, то исходящий номер проставляется  в угловом штампе.

Если служебный документ составлен на листе без углового штампа, то исходящий номер проставляется под датой подписанного служебного документа.

Каждый исходящий служебный  документ, как правило, должен иметь  копию, которая изготавливается  машинописным способом и заверяется подписью исполнителя (его командира (начальника) или изготавливается  на копировально-множительном аппарате. Копия подшивается в дело вместе с исполненным документом.

Если копия исходящего служебного документа требуется  для работы, она выдается исполнителю  под роспись.

В тех случаях, когда оставлять  в делах копии отправляемых служебных  документов нет с надобности, разрешается  исполнение исходящих служебных  документов по количеству адресатов  без копии.

Отчеты, доклады, акты, списки и тому подобные служебные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без сопроводительных писем. Дата на этих служебных документах, если они составлены не на бланках с угловым штампом (без углового штампа), проставляется ниже подписей должностных лиц в левом нижнем углу.

В тех случаях, когда к  исходящему служебному документу прилагается  служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в  соответствующем журнале учета  указывается наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, при котором  он отправлен.

При необходимости отправки входящих (инвентарных) служебных документов в другие воинские части они могут  пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами. В журнале  учета служебных документов указываются, кому отправляется служебный документ, порядковый номер по книге реестров (разносной книге) и дата отправки.

Разрешается давать ответы (поручения) непосредственно на поступивших  служебных документах с последующим  возвращением их за входящими номерами. В этих, случаях в журнале учета  служебных документов производится пометка об отправке: «Возвращен отправителю» и указываются порядковый номер  по реестру и дата возвращения. Краткое  содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, записывается в журнале учета  служебных документов (регистрационной  базе данных).

Рабочие тетради и служебные  издания разрешается отправлять за их учетными номерами без сопроводительных писем.

Наряды, накладные и другие приходно - расходные служебные документы на вооружение, военную технику и другие материальные средства в журнале учета служебных документов не регистрируются и пересылаются за присвоенными им номерами по соответствующим книгам учета.

Далее даны инструкции по конвертованию, оформлению и порядку отправки корреспонденции.

Большое внимание уделено  хранению служебных документов, формированию и оформлению дел, книг, журналов:

Все исполненные служебные  документы подшиваются в дела, которые формируются по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела, как правило, заводятся на один год.

В каждой воинской части  до 15 ноября текущего года службой делопроизводства составляются номенклатура дел, перечень книг и журналов, которые вводятся в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения. Номера формируемых дел, по возможности, должны сохраняться из года в год, для переходящих дел номера сохраняются. В номенклатуру дел вносятся все вновь заводимые дела воинской части, а также дела, не законченные ведением в прошлом году.

При составлении номенклатуры дел следует исходить из задач, возлагаемых на воинскую часть, планов и отчетов о работе, перечня документов со сроками их хранения, номенклатур дел за предшествующие годы.

Номенклатура дел и перечень книг и журналов подписываются начальником (уполномоченным сотрудником) службы делопроизводства, утверждаются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей. Номенклатура дел и перечень книг и журналов учитываются в журнале учета служебных документов, а после годовой проверки наличия служебных документов и перерегистрации переходящих дел, книг и журналов подшиваются в дела. В номенклатуре дел и перечне книг и журналов производятся все необходимые отметки в графах и итоговая запись о количестве дел, книг и журналов, заведенных в течение года и переходящих в номенклатуру и перечень следующего года. Например: «По Настоящей номенклатуре за 2008 год заведено 105 дел в 130 томах» или «По настоящей номенклатуре за 2008 год заведено 75 книг и журналов, 3 журнала перенесено в номенклатуру 2009 года».

 Подразделениям воинской части выдаются выписки из номенклатуры дел перечня книг и журналов. Выдача дел, книг и журналов в подразделения воинской части производится под расписку в карточках выдачи.

Изменения в номенклатуру дел и перечень книг и журналов вносятся с разрешения должностного лица, утвердившего их. Внесенные изменения  заверяются подписью начальника (уполномоченного  сотрудника) службы делопроизводства.

Учетные карточки на вооружение, военную технику и другие материальные средства оформляются в картотеках, размещаемых в картонных коробках или деревянных ящиках длиною 38 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек. На лицевую сторону каждого картотечного ящика наклеивается титульным лист, на котором указываются данные.

Заверительные надписи в  картотеках оформляются на листе  формата карточки, помещаемом за последней карточкой.

Коробки и ящики с карточками, если они не убираются в шкафы, должны запираться и опечатываться.

Учетные карточки (картотека) на вооружение, военную технику и  другие материальные средства подлежат учету по перечню книг и журналов.

При реорганизации воинской части, влекущей за собой изменение  рода войск, действительного или условного наименования, ведение дел, книг и журналов прекращается и в порядке, установленном настоящей Временной инструкцией, составляются новые номенклатуры дел и перечни книг и журналов, в которые вносятся вновь заводимые ё дела, книги и журналы.  Вновь сформированные воинские части утверждают номенклатуры и перечни в течение месяца со дня сформирования.

Если воинская часть будет  только переименована (присвоено почетное наименование), ведение дел продолжается. В этом случае на обложках под старым наименованием указывается новое  наименование воинской части.

Журналы, рабочие тетради  и книги учета делопроизводства и исполнителей, магнитные носители информации, которые ведутся в  течение нескольких лет, могут учитываться  по книге учета рабочих тетрадей. Эта книга вносится в перечень книг и журналов и переучитывается из года в год.

По окончании года все  дела со сроком хранения 10 лет и более  учитываются в инвентарном журнале.

 При небольшом объеме  служебной переписки журнал учета  служебных документов может вестись  на протяжении нескольких лет.  В этом случае регистрация  документов должна ежегодно начинаться  с первого номера.

Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается  вместе в одно дело в порядке поступления  и исполнения служебных документов. Приказы и директивы подшиваются (брошюруются) в порядке их номеров  в отдельные папки по годам  издания. При этом приказы подшиваются (брошюруются) отдельно от директив. Приказы  по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Как исключение, некоторые служебные  документы по одному и тому же вопросу, исполненные в новом году, могут  подшиваться в дела прошлого года (и наоборот, служебные документы  прошлого года - в дела нового года) без их перерегистрации. В этих случаях в книгах и журналах учета указывается, в дело какого года подшиты эти документы.

Исполненные и законченные  делопроизводством служебные документы  должны в 10-дневный срок сдаваться  исполнителем в службу делопроизводства для формирования их в дела. Номер  дела, в которое должен быть подшит служебный документ, определяет исполнитель  или его командир (начальник) в  соответствии с имеющейся выпиской из номенклатуры дел. На документе проставляется  пометка: «В дело № ______» (указываются номер дела, дата, подпись исполнителя или его командира (начальника).

Подшивка служебных документов в дело производится так, чтобы сохранилась  полная возможность чтения текста, который не должен подходить к  линии подшивки ближе 2 см, а листы  не выступали за края обложки.

Подшивка должна производиться  периодически, по мере поступления  исполненных документов. Не допускается  накапливание и длительное хранение не подшитых служебных документов.

Подлинные личные документы  военнослужащих и лиц гражданского персонала (свидетельства о рождении, о браке, документы об образовании. и т.п.) в дела не подшиваются. При необходимости в дела подшиваются только заверенные в воинской части копии этих документов.