Анализ Временной инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации

В автоматизированных системах военного назначения могут применяться  иные текстовые редакторы, предусматриваемые  этими системами.

Отдельные документы (заявление, анкета, объяснительная записка, рапорт и т.п.) разрешается писать от руки.

Служебные документы составляются в рабочих тетрадях или на отдельных  листах бумаги белого и светлого тонов и оформляются, как правило, на бланках, на стандартных листах формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х21О мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов служебного документа определяется его видом и назначением.

Резолюции командиров (начальников) могут оформляться на листах формата  А6 (105х148 мм) и меньшего формата.

При оформлении отдельных  служебных документов (расписания занятий, план-календарь и т.п.) допускается использование бумаги формата А3 (297х42О мм) и большего формата.

 Служебные документы,  подлежащие сдаче в архивы, исполняются  на бумаге не ниже первого сорта.

 В Вооруженных Силах  для ведения служебной переписки применяются угловые штампы или бланки с угловыми штампами.

Служебные документы, подготавливаемые от имени одной воинской части, оформляются  на бланке с угловым штампом, а от имени двух и более организаций - на стандартных листах бумаги.

Каждый лист документа, оформленный  как на бланке, так и без него‚ должен иметь поля, если не оговорено особо иными инструкциями, не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль

верхнего поля.

При создании служебных документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Каждое приложение к основному документу, за исключением распорядительных служебных документов, должно иметь самостоятельную нумерацию.

Порядковые номера страниц  проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки.

При необходимости на проекте  служебного документа гложет быть проставлена пометка «Проект». При проставлении она располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем.

При подготовке служебных  документов в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, могут оформляться следующие реквизиты документов:

1) Государственный герб Российской Федерации;

2) Наименование организации;

3) Должность лица, подписавшего документ;

4) Подпись должностного лица;

5) Вид документа;

6) Место составления (издания)  документа;

7) Справочные данные об  организации;

8) Адресат;

9) Дата документа;

10) Регистрационный номер документа;

11) Наименование документа;

12) Текст документа;

13) Ссылка на исходящий  номер и дату документа адресанта.

14) Отметка о наличии  приложений;

15) Гриф согласования;

16) Гриф утверждения;

17) Виза;

18) Оттиск печати;

19) Отметка о заверении  копии;

20) Отметка об исполнителе;

21) Указания по исполнению  документа;

22) Отметка о контроле  документа;

23) Отметка об исполнении  документа;

24) Отметка о конфиденциальности;

Для каждого реквизита  дано подробное описание и приведены  примеры.

 

Четвертая глава Временной  инструкции называется «Делопроизводство». В данной главе описана организация  и задачи несекретного делопроизводства.

Как правило количество сотрудников  отдела делопроизводства указано в  штатном расписании.

Если в службе делопроизводства работает более одного человека, то между ними распределяются функциональные обязанности. Время работы сотрудников службы делопроизводства, включая время на выполнение внутренних работ, регламентируется распорядком дня;

 Основные задачи делопроизводства:

а) прием, регистрация, учет, отправка и хранение служебных документов и изданий;

б) доклад командованию поступивших  служебных документов и к передача их на исполнение в соответствии с указаниями командования;

в) формирование и оформление дел;

г) выдача исполнителям служебных  документов, изданий и дел для работы;

д) контроль за соблюдением  исполнителями правил хранения служебных документов и изданий, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в службу делопроизводства;

е) учет печатей и штампов, копировально-множительных аппаратов‚ электронно-вычислительных машин, факсов и контроль за их использованием (где нет секретных отделов);

ж) подготовка и передача служебных документов в архивы, а  также отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов;

з) учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности; учет, хранение и выдача исполнителям рабочих тетрадей и других носителей информации.

Служба делопроизводства ведет учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются командиру (начальнику) воинской части.

Службы делопроизводства центральных органов военного управления, кроме того, указанные сведения за предыдущий год до 15 января текущего года направляют в установленном порядке в Управление делами Министерства обороны.

Прием поступающей корреспонденции  производится экспедицией или службой делопроизводства воинской части.

В нерабочее время поступающая  корреспонденция принимается дежурным по штабу воинской части, который записывает ее в книгу учета входящей корреспонденции, а с прибытием представителя службы делопроизводства передает всю полученную корреспонденцию в службу делопроизводства под расписку в этой книге, не вскрывая пакеты, бандероли, посылки и т.п. О получении срочных пакетов дежурный докладывает командиру (начальнику) воинской части или начальнику штаба воинской части.

Принимаемые и передаваемые телефонограммы записываются дежурным по штабу воинской части в ведущуюся  у него книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. В конце текста телефонограммы указываются время приема (передачи) и фамилии принявшего и передавшего телефонограмму. Порядковая нумерация передаваемых телефонограмм ведется с начала года.

Если дежурный по штабу  воинской части не назначается, то поступающая  корреспонденция в нерабочее время принимается дежурным по воинской части в порядке, предусмотренном у настоящей Временной инструкцией.

Лицо, принимающее поступающую  корреспонденцию, обязано проверить  правильность ее доставки, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (расписке), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указать прописью их количество, дату и время б получения. Расписка заверяется мастичной печатью «Для пакетов».

В службе делопроизводства вскрываются все полученные пакеты, за исключением пакетов с пометкой «Лично», изымаются все вложения, проверяются правильность адресования документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера, проставленные на документах с номерами, указанным на пакетах (конвертах).

При обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или  приложений к ним, а также несоответствий номеров, указанных на пакетах, номерам вложенных документов об этом составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет знамение в качестве доказательства времени отправки и получения служебного документа.

 Ошибочно присланные  пакеты и служебные документы  передаются или пересылаются  по принадлежности за теми  же номерами, а излишние возвращаются отправителю или по его просьбе высылаются в другую воинскую часть.

 Поступившие в воинскую  часть служебные документы (в  том числе распорядительные служебные  документы), а также служебные  документы, подготовленные в воинской части, регистрируются в журнале учета служебных документов. В штабах объединений и выше, а также в военных комиссариатах субъектов Российской Федерации приказы (директивы, распоряжения, приказания и указания), полученные из вышестоящих инстанций для рассылки подчиненным воинским частям, регистрируются, кроме того, в книге учета приказов и директив. Обращения граждан регистрируются отдельно от других поступивших документов.

Пакеты с пометкой «Лично»  регистрируются в журнале учета  служебных документов без вскрытия путем записи реквизитов, указанных на пакете. При наличии на пакете нескольких номеров каждый номер регистрируется отдельно. Запись о содержании этих документов может не производиться или же производится по возвращении их в службу делопроизводства. Если запись о содержании такого документа не производится, то в графе «Наименование или краткое содержание документа» делается пометка «Вручен лично». В отдельных случаях пакеты с пометкой «Лично» могут быть вскрыты с разрешения адресата уполномоченным им лицом.

 Служебные документы,  поступающие в воинские части, секретариаты и канцелярии для временного пользования и не подлежащие постоянному хранению, регистрируются в журнале учета переходящих служебных документов и передаются по принадлежности под расписку в этом же журнале или по реестру с последующей отметкой об этом в журнале учета переходящих служебных документов.

 Регистрация в воинской  части поступивших служебных  документов осуществляется, как  правило, в день поступления,  разработанных - в день утверждения или подписания либо на следующий рабочий день.

При регистрации служебных  документов на оборотной стороне  последнего листа поступившего документа в левом нижнем углу ставится штамп. При наличии приложений к документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения также ставится предусмотренный для этой цели штамп.

На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других книгах, журналах, штамп не ставится, а на сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, в каких книгах, журналах (по перечню книг и журналов) и за какими порядковыми номерами они учтены.

 До регистрации служебные документы для доклада и исполнения передавать запрещается.

 Рабочие тетради, служебные издания и другие подобные документы, пересылаемые без сопроводительных писем, регистрируются в соответствующих книгах и журналах учета (без регистрации в журнале учета служебных документов).

Служебные документы, подготовленные для пользования внутри воинской части и подлежащие хранению в  делах, после подписи (утверждения) учитываются в журнале учета  служебных документов.

Служебные документы, подготовленные для временного пользования (справки, планы, графики, расписания и т.п.), в  журнале учета служебных документов не регистрируются и уничтожаются в  службе делопроизводства по миновании  надобности. По указанию командира (начальника) воинской части один экземпляр таких  документов может быть оставлен для  пользования и учтен в делопроизводстве.

Командир (начальник) воинской части в зависимости от объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким должностным лицам поступившие служебные документы докладываются (передаются) службой делопроизводства. Остальной личный состав служебные документы на исполнение получает в службе делопроизводства.

Служебные документы могут регистрироваться при помощи средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. При автоматизированной обработке служебных документов и обеспечении полного учета сведений о них, предусмотренного журналами учета служебных документов, допускается не вести журналы учета при условии гарантированной сохранности всей вносимой в средства вычислительной техники информации не менее срока хранения, предусмотренного для этих журналов. В этом случае передача исполнителям поступивших служебных документов осуществляется по бумажным распискам, которые подлежат хранению в службе делопроизводства до окончания работы комиссии по проверке делопроизводства за истекший год.