Анализ Инструкции по делопроизводству в организациях Республики Беларусь

Помимо этого, в Инструкции закреплен новый порядок, согласно которому отдельные категории распорядительных документов по личному составу (например, о командировании, о предоставлении отпусков и др.) при их значительном объеме могут регистрироваться и храниться отдельно. При этом регистрационные индексы таких документов следует дополнять самостоятельными буквенными обозначениями. Например, регистрационные индексы приказов о командировании могут дополняться «ком», об отпусках - «о» и т.д.

В части формирования распорядительных документов по личному составу в дела Инструкцией уточнены некоторые аспекты. Так, уточнен и дополнен перечень категорий приказов и распоряжений по личному составу, формируемых раздельно. Согласно Инструкции, в зависимости от сроков хранения, раздельно должны группироваться приказы и распоряжения:

О приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных (более месяца) и зарубежных командировках, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов);

О предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках (длительностью не более месяца в пределах Республики Беларусь).

Подобное деление, по сути, обусловлено нормами Перечня типовых документов с указанием сроков хранения3.

Коснулись новшества и порядка оформления локальных нормативных правовых актов. Так, теперь в организациях возможно применение сквозной нумерации пунктов в сложных документах, объединение пунктов в главы и т.д., что установлено для оформления документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь.

3.5. Порядок работы с электронными документами

Наиболее существенным отличием новой Инструкции от действовавшей ранее Примерной инструкции по делопроизводству является наличие в ней отдельной главы по работе с документами в электронном виде. Нормы Примерной инструкции по делопроизводству практически не описывали технологию работы с подобными документами, хотя и закрепляли ряд общих принципов, «увязывающих» традиционное делопроизводство и работу с документами на машинных носителях. С момента утверждения Примерной инструкции были приняты Закон Республики Беларусь от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 02.08.2006) (далее - Закон об электронном документе), СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения»4, СТБ 1176.2-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедура выработки и проверки электронной цифровой подписи», иные нормативные акты и методические документы по работе с электронными документами. Положения данных нормативных актов, отражающие новые технологические реалии, практически не учитывались Примерной инструкцией по делопроизводству.

Можно отметить, что и в новой Инструкции вопросы работы в делопроизводстве с документами в электронном виде максимально не урегулированы. Ряд норм, заложенных в Инструкции по вопросам работы с документами в электронном виде, носит общий, рамочный характер. В частности, отсутствуют единые стандарты и нормативные правовые акты, устанавливающие форматы хранения электронных документов, системы электронного документооборота, единый формат электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), унифицированные форматы коммуникативного обмена в электронном виде и т.д.

Учитывая указанный аспект, в Инструкции, например, определено, что форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь. При этом организации, передающие документы на хранение в государственные архивы, должны согласовывать используемые форматы с уполномоченным органом или учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Анализируя положения Инструкции, можно отметить, что вместо понятия «электронный документ» в ней используется понятие «документ в электронном виде». Это обусловлено тем, что согласно Закону об электронном документе электронным документом признается лишь тот, который заверен при помощи ЭЦП. Такой же подход к трактовке понятия «электронный документ» сохранится и в новой редакции указанного Закона, принятие которой планируется в ближайшем будущем. Согласно Закону об электронном документе электронный документ, заверенный ЭЦП, приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Вместе с тем Гражданский кодекс Республики Беларусь при совершении сделок сторонами допускает (в соответствии с законодательством или предварительно заключенным соглашением) использовать не только ЭЦП, но и иные аналоги собственноручной подписи. Поэтому разработчики Инструкции предусмотрели возможность использования в оперативном управлении и информационном обмене между организациями документов в электронном виде, не заверенных ЭЦП (при условии, что программные средства организаций позволяют однозначно идентифицировать участников управления и информационного обмена, обеспечить подлинность и целостность передаваемых документов, и при этом стороны признают такие документы).

Таким образом, используемое в Инструкции понятие «документ в электронном виде» включает в себя понятие гораздо шире, чем «электронный документ».

Разработчики Инструкции исходили из принципа сохранения преемственности и единства делопроизводственных технологий как при работе с бумажными, так и с электронными документами. Например, Инструкцией установлено, что подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Также документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов документа в электронном виде при его внешнем представлении (на мониторе компьютера или при распечатке) должно соответствовать требованиям Инструкции.

Учитывая, что не все нормы работы с бумажными документами можно «один в один» перенести на практику работы с документами в электронном виде, разработчики Инструкции предусмотрели особенности, связанные, например, с подписанием документов, использованием различных реквизитов и отметок, проставляемых в традиционном делопроизводстве непосредственно на бумажных документах, но при работе с документами в электронном виде отражаемых только в регистрационно-контрольных формах и т.д.

Рамочный характер ряда норм Инструкции в части работы с документами в электронном виде скорее говорит о несовершенстве и неполноте нормативно-методической базы в данной сфере. Также, несомненно, в мире стремительно развивающихся и меняющихся технологий с течением времени некоторые общие подходы, а также частные методы, закрепленные в Инструкции в отношении документов в электронном виде, будут пересмотрены. Вместе с тем сегодня данные нормы вполне могут применяться на практике и способствовать более четкой организации делопроизводства в организациях.

Заключение

Совершенствование документационного обеспечения управления является одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации службы ДОУ и применении организационной и вычислительной техники.

В настоящее время для многих белорусских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

В учреждении любой формы собственности обязательно должна быть создана специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ или канцелярия. При организации службы ДОУ необходимо разработать оптимальную для конкретного управленческого аппарата структуру.

Что касается должностного состава службы ДОУ, то он должен включать руководителей, специалистов и технических исполнителей, каждый из которых будет выполнять свои профессиональные задачи в соответствии с должностными инструкциями. По моему мнению, было бы эффективным распространение требований по знанию правил и порядка оформления и работы с документами к работникам организации, не относящимся к службе ДОУ.

Крайне необходимо четко и правильно рассчитать численность работников службы ДОУ для эффективного ведения делопроизводства и функционирования организации.

При организации службы ДОУ необходимо использовать новейшие тенденции в документационном обеспечении управления и архивном деле: автоматизация делопроизводства, аутсорсинг и др. Нужно автоматизировать все возможные процессы работы службы ДОУ.

Основными задачами службы ДОУ должны быть:

сокращение информационных потоков до оптимального минимума;

обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Если говорить об условиях труда и организации рабочего места работников службы ДОУ, то не должны иметь место многочисленные нарушения правил устройства и содержания помещений, должны соблюдаться требования по устройству рабочих мест, поддержанию температурно-влажного режима и аэроионного состава воздуха рабочей зоны; выполнятся требования относительно режима труда и отдыха работающих, их инструктирования по безопасности и гигиене труда; вестись соответствующая документация и т.д.

Таким образом, от правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.

Список использованных источников

1.              Давыдова, Э.Н. Разработка и оформление Положения о службе документационного обеспечения управления // Архивы и делопроизводство. 2003. № 3. - С. 32-40.

2.               Давыдова, Э.Н., Рыбаков, А.Е. Делопроизводство: учебно-практическое руководство / Э.Н.Давыдова, А.Е.Рыбаков. - Мн.: ТетраСистемс, 2003. - 288 c.

3.               Единый квалификационный справочник должностей служащих (с учетом изменений, внесенных постановлениями Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.06.2006 № 75; 03.01.2008 № 4; 28.05.2008 № 83) // Охрана труда в Беларуси [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.ohranatruda.net/index.php?option= 74. Дата доступа: 16.03.2011.

4.               Закон Республики Беларусь «Об информатизации» от 6 сентября 1995 г.// Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2009.

5.               Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» от 6 октября 1994 г. (в редакции Закона Республики Беларусь от 9 января 1999 г.) // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2009.

6.               Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (утверждена Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4) // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информации Респ. Беларусь. - Минск, 2009.

7.               Кудрякова, Г. Нормирование труда работников архива // Секретарское дело. 2006. № 7. - С. 29-30.

8.               Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов / Т.В.Кузнецова, Л.В.Санкина, Т.А.Быкова и др.; под общ. ред. Т.В.Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

9.               Кунай, Н. 90-60-90: ваш офис на уровне мировых стандартов // Секретарское дело. 2003. № 9. - С. 66-68.

10.               Марун, Н.В. Управление документацией: теория на практике // Кадровая служба. 2008. № 1 (77). - С. 76-80.

11.               Межотраслевая типовая инструкция по охране труда при работе с персональными компьютерами (утверждена Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.11.2004 № 138) // Охрана труда в Беларуси [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.ohranatruda.net/index.php?option= 376. Дата доступа: 16.03.2011.

12.               Мишина, Л.А. Документация. Делопроизводство / Л.А.Мишина. - Мн.: Амалфея, 2008. - 452 с.

13.               Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь (утверждены приказом Председателя Белкомархива от 29.09.2005 № 43). - Мн.:БелНИИДАД, 2005. - 116 с.

14.               Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-96) // Охрана труда в Беларуси [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.ohranatruda.net/index.php?option= 17. Дата доступа: 16.03.2011.

15.               Паневчик, В.В. Делопроизводство: учеб. пособие / В.В.Паневчик. - 2-е изд., испр. и доп. - Мн.: Выш. шк., 2003. - 348 с.

16.               Паневчик, В.В. Секретарское дело: практ. пособие / В.В.Паневчик, С.В.Некраха, В.В.Акулич; под общ. ред. В.В.Паневчика. - Мн.: Дикта, 2005 - 408 с.

17.               Полозок, М. Работающая автоматизированная система документооборота: это реально // Архивы и делопроизводство. 2006. № 5. - С. 43-48.

18.               Примерное положение о службе документационного обеспечения управления // Секретарское дело. 2005. № 9. - С. 26-27.

19.               Решетникова, А. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ) // Секретарское дело. 2006. № 1. - С. 12-15.

20.               Решетникова, А. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ) // Секретарское дело. 2006. № 2. - С. 10-12.