Анализ Инструкции по делопроизводству в организациях Республики Беларусь

3

Содержание

Введение

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).

Проблема совершенствования организации службы ДОУ является одной из наиболее актуальных в современном документоведении.

От правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.

Целью курсовой работы является поиск и разработка предложений по совершенствованию организации службы ДОУ.

Задачи работы:

исследовать формы и структуру службы ДОУ, а также должностной и численный состав;

проанализировать задачи и функции службы ДОУ;

При написании курсовой работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две категории.

К первой категории изданий относится научная литература.

При написании курсовой работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения: Андрея Рыбакова, директора БелНИИДАД, кандидата исторических наук, Эммы Давыдовой, начальника отдела делопроизводства и формирования НАФ Белкомархива, Валентина Паневчика, доцента Белорусского государственного экономического университета.

В издании «Секретарское дело» Паневчик В.В. уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда.

В пособиях «Делопроизводство» Паневчика В.В. и «Основы делопроизводства» Рыбакова А.Е. достаточно полно освещены вопросы документирования и организации работы с документами. Значительный интерес представили разделы, посвященные месту офиса в системе управления, автоматизации делопроизводства, исследованию постановки делопроизводства в организации.

Что касается учебно-практического руководства «Делопроизводство» Давыдовой Э.Н. и Рыбакова А.Е., то в нем достаточно подробно изложены требования и рекомендации по работе с документами, начиная с момента их возникновения вплоть до передачи в архив или уничтожения.

В процессе подготовки курсовой работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Архивы и делопроизводство», «Кадровая служба».

В статьях Решетниковой А. «Организация службы документационного обеспечения управления», а также в статье Марун Н.В. «Управление документацией: теория на практике» рассмотрены вопросы организации службы ДОУ: ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав.

О правилах определения численного состава службы ДОУ рассказано в статье Галины Кудряковой «Нормирование труда работников архива».

Актуальная для Беларуси тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях Сукача А.Н. «Управление документацией: тенденции в ДОУ и архивном деле» и Полозок М. «Работающая автоматизированная система документооборота: это реально». Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации белорусских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.

Во вторую категорию следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам организации, должностного состава службы ДОУ, условий и охраны труда.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь представляет собой совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления.

В Примерном положении о службе документационного обеспечения управления включен типовой состав функций, прав и обязанностей работников службы ДОУ.

В Едином квалификационном справочнике должностей служащих, а также в Общегосударственном классификаторе Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» указаны наименования должностей работников службы ДОУ.

Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативных правовых актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

1. Структура и состав службы Документационного обеспечения управления

1.1 Формы и структура службы Документационного обеспечения управления

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема, функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь частично регламентировала названия служб ДОУ, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.).

Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются вышестоящими организациями в государственных организациях, а в негосударственных – их руководством. В совместных предприятиях решение этого вопроса осуществляет правление, а в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативах – общее собрание членов кооператива.

В статьях «Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ)» и «Управление документацией: теория на практике», опубликованных в журналах «Секретарское дело» и «Кадровая служба», по моему мнению, очень подробно и четко определены формы и структура службы ДОУ. Согласно этим статьям, службы ДОУ рекомендуется создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

На различных предприятиях (государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских), в высших учебных заведениях создается отдел документационного обеспечения или канцелярия.          Их структурные подразделения - отдел, сектор, группа (по приему и обработке входящих и исходящих документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр с корректорской группой), копировально-множительное бюро, архив, по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, секретари).

Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

В Инструкции по делопроизводству сказано, что при небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Деятельность этой службы устанавливается в положении. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначение ее наименовании.

Однако на практике во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Но организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, необходимо чтобы она была самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2-3 человека), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. На мой взгляд, это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Таким образом, в учреждении любой формы собственности обязательно должна быть создана специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ или канцелярия. При организации службы ДОУ необходимо разработать оптимальную для конкретного управленческого аппарата структуру.

1.2 Должностной и численный состав службы ДОУ

Основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-96). Эти же наименования включены в Единый квалификационный справочник должностей служащих. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы ДОУ делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.